Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Семинар'
4 апреля в рамках IХ Международной научной конференции «Модернизация экономики и глобализация» состоялся семинар «Российский менеджмент: проблемы тео...полностью>>
'Рабочая программа'
Рабочая программа по учебной дисциплине «Основы педиатрии» составлена в соответствии с Государственным стандартом среднего профессионального образова...полностью>>
'Документ'
В основу своей работы о шведском нашествии я положил прежде всего и больше всего, конечно, русские, материалы: как неизданные архивные данные, так и ...полностью>>
'Автореферат'
Работа выполнена на кафедре аудита Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Всероссийский заочный финансов...полностью>>

Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора ТУСУРа

от 28.12.2010 г. № 14507

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Томский государственный университет систем

управления и радиоэлектроники» (ТУСУР)

Томск – 2010

Содержание

1. Общие положения 5

2. Основные понятия 6

3. Документы Университета 6

4. Правила подготовки и оформлению документов 7

4.1. Бланки документов 7

4.2. Реквизиты документов 8

4.2.1. Типовые реквизиты документов делятся на 3 группы: 8

4.2.2. Реквизиты, определяющие характеристику организации, создавшей документ 8

4.2.2.1. Эмблема (герб) университета. 8

4.2.2.2. Код организации 8

4.2.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) университета 8

4.2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 8

4.2.2.5. Код формы документа 8

4.2.2.6. Наименование организации 8

4.2.2.7. Справочные данные об организации 8

4.2.3. Реквизиты, определяющие содержательную часть документа 9

4.2.3.1. Наименование вида документа 9

4.2.3.2. Дата документа 9

4.2.3.3. Регистрационный номер документа 9

4.2.3.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 9

4.2.3.5. Место составления или издания документа 9

4.2.3.6. Адресат 9

4.2.3.7. Гриф утверждения документа 10

4.2.3.8. Заголовок к тексту 11

4.2.3.9. Текст документа 11

4.2.3.10. Отметка о наличии приложения 12

4.2.3.11. Подпись 13

4.2.3.12. Отметка об исполнителе 14

4.2.3.13. Идентификатор электронной копии документа 14

4.2.4. Реквизиты, определяющие процесс прохождения документа 14

4.2.4.1. Резолюция 14

4.2.4.2. Отметка о контроле 15

4.2.4.3. Гриф согласования документа 15

4.2.4.4. Визы согласования документа 15

4.2.4.5. Оттиск печати 16

4.2.4.6. Отметка о заверении копии 16

4.2.4.7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 16

4.2.4.8. Отметка о поступлении документа в организацию 17

5. Подготовка служебных документов 17

5.1. Приказ, распоряжение 17

5.2. Служебное письмо 20

5.3. Служебная записка 22

5.4. Протокол 22

5.5. Акт 24

5.6. Доверенность 25

5.7. Лист согласования 26

5.8. Заявление 26

5.9 Справка 26

5.10. Факсограмма 27

5.11. Электронный документ 27

6. Процедура согласования проекта приказа/распоряжения 28

7. Порядок регистрации входящих и исходящих документов 28

7.1. Порядок регистрации входящих документов 29

7.2. Порядок регистрации исходящих документов 30

8. Список использованных источников 31

ТУСУР 3

Федеральная целевая программа развития образования предусматривает в срок до 2010 г. разработку и внедрение в вузах федеральных государственных образовательных стандартов третьего поколения, разработанных на основе компетентностного подхода. 5

Ректор Личная подпись И.О. Фамилия 5

Ректор личная подпись И.О. Фамилия 6

ТУСУР 7

Служебная записка 8

Зав. кафедрой Личная подпись И.О. Фамилия 8

АКТ 10

Проверки готовности кафедры __________________________________ 10

Направления проверки 10

ТУСУР 11

Приложение

Приложение 1. Образец общего бланка университета …………………………………………2

Приложение 2. Образец продольного бланка письма университета…………………………..3

Приложение 3. Образец углового бланка письма университета…………………………..…..4

Приложение 4. Образец оформления приказа университета.………………………………….5

Приложение 5. Образец оформления распоряжения университета ..………………………….6

Приложение 6. Образец оформления служебного письма университета.….………….………7

Приложение 7. Образец оформления служебной записки …………..……………………….....8

Приложение 8. Образец оформления протокола...…..………..………………………………....9

Приложение 9. Образец акта………….……………………………………………….………....10

Приложение 10. Образец оформления доверенности……………….………….……………….11

Приложение 11. Образец оформления Листа согласования………………………………….…12

Приложение 12. Образец оформления справки ………………………………………………….13

Приложение 13. Перечень нерегистрируемых документов ………………………………….…14

Приложение 14. Перечень документов, удостоверяемых гербовой печатью ………………....15

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации (далее – Инструкция) в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники» (далее – университет) является локальным нормативным документом и устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, определяет правила оформления и порядок работы с документами в ТУСУРе.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.2. Инструкция разработана на основании действующих нормативных актов РФ:

- ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

- Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.

При разработке Инструкции учитывались и другие источники [5-9].

1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Общий отдел университета.

1.4. Ответственность за соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях несут руководители. Руководители возлагают на сотрудников (секретарей, помощников, других специалистов) обязанности по организации делопроизводства, поручают им осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов. Распределение этих обязанностей производится в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями сотрудников.

1.5. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, выполняют следующие функции:

  1. прием и учет поступающих документов;

  2. передачу документов руководителю и по его поручению – исполнителям;

3) ознакомление сотрудников по указанию руководителя с поступившими документами и информационными материалами;

4) оформление служебных писем, протоколов, поручений и других документов к подписи руководителя;

5) передачу подписанных документов для регистрации и отправки;

6) ввод в установленные учетные формы (журналы, электронные базы данных) информации о ходе и результатах исполнения документов;

7) организацию справочно-информационной работы по прохождению и исполнению документов, подготовку для руководителя сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах, контроль за их своевременным возвратом в Общий отдел;

  1. формирование, оформление и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовку и передачу дел на архивное хранение;

  2. проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Перед уходом в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с ней.

Сотрудники университета несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел, неразглашение служебной информации.

1.8. Порядок работы с документами секретного делопроизводства, с грифом «Для служебного пользования» определяется специальными инструкциями.

2. Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в университете;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности университета (структурного подразделения).

3. Документы Университета

3.1 Принято выделять следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные и нормативные. Номенклатура документов, входящих в определенную группу, соответствует понятию виды документа.

В группу организационных документов входят следующие виды: Устав университета, структура и штатная численность персонала, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.

К группе распорядительных документов относятся: решение, приказ, распоряжение, указание, инструкция и др. Такой вид распорядительных документов, как приказы, разделяют на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности обеспечивают документирование решений производственно-хозяйственного назначения. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и касаются вопросов управления персоналом.

В группу информационно-справочных документов входят: письма, справки, факсограммы, планы, отчеты по реализации планов, докладные записки, протоколы, доверенности, объяснительные записки и т. д.

В отдельную группу выделяются нормативные документы, регламентирующие различные аспекты деятельности организации. Эти документы оформляются в виде решений, распоряжений, приказов, указаний, инструкций, писем и т. д.

3.2 Перечисленные основные группы документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, нормативные) относят к управленческой или организационно-распорядительной документации.

В другие самостоятельные группы, имеющие свои специфические особенности составления и обработки, выделяют:

коммерческие договоры (контракты) между организациями: договоры на поставку (приобретение) продукции (проведение работ, оказание услуг), договоры на выполнение НИОКР, договоры на подготовку студентов с полным возмещением затрат и др.

3.3 Различают входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящие – документы, поступающие в адрес университета от внешних источников информации.

Внутренние – документы, порождаемые внутренними потребностями университета и имеющие юридическую силу в его рамках.

Исходящие – документы, формируемые университетом и предназначенные для отправления внешним, по отношению к университету, адресатам.

4. Правила подготовки и оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы изготавливаются на бланках, имеющих установленный комплекс информационных элементов – реквизитов. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения на документе обеспечивают его юридическую силу.

4.1.2. В университете используются следующие основные виды бланков документов: общий бланк университета, бланк приказа, бланк письма, бланк протокола, бланк служебной записки, бланк структурного подразделения.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Использование произвольных бланков не допускается.

4.1.3. Стандартный формат бланков документов – А4 (210 х 297 мм) – для правовых актов, писем, договоров, доверенностей и пр. Используются также бланки формата А6 (105 х 148 мм) – для резолюций, А5 (210 х 148 мм) – для брошюр, A3 (297 х 420 мм) – для больших табличных форм.

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 (не на бланках).

4.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: угловой и продольный, при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

Образец общего бланка университета приведен в Приложении 1. Образец продольного бланка письма университета приведен в Приложении 2. Образец углового бланка письма университета приведен в Приложении 3.

4.1.5. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размеры шрифта от № 8 до № 14 (в зависимости от реквизита).

4.1.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «саратовская государственная академия права»

    Диссертация
    § 1. Ограничение права собственности и иных прав на землю в черте поселений по законодательству Российской Федерации и субъектов Российской Федерации ……… 163-178
  2. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования тольяттинский государственный университет

    Книга
    Технологии организации образовательной деятельности в инновационном вузе [Текст] / С.Ф. Жилкин [и др.]; авт.-ред. А.В. Князева; Тольяттинский гос. ун-т.
  3. Отчет о результатах самообследования филиала государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

    Публичный отчет
    4.2.1. Анализ обеспеченности дисциплин, предусмотренных учебным планом специальности (направления), учебно-методической обязательной (основной) и дополнительной литературой.
  4. Отчет о результатах самообследования государственного образовательного учреждения (1)

    Публичный отчет
    4.1. Соответствие нормативных документов, отражающих содержание подготовки специалистов в Институте, требованиям Государственного образовательного стандарта
  5. Руководство по качеству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

    Руководство
    Тюменский государственный нефтегазовый университет является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования, находящимся в федеральном подчинении, одним из крупнейших в России учебно-научно-производственных комплексов,

Другие похожие документы..