Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
засідання регіонального методичного об’єднання викладачів української мови і літератури вищих педагогічних навчальних закладів І рівня акредитації Пі...полностью>>
'Программа курса'
ФИО, должность автора (авторов) программы: Антипина Галина Григорьевна, учитель химии первой квалификационной категории Саринской средней школы Куван...полностью>>
'Документ'
34 8 зачет Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме 34 8 зачет Маркетинг в социально-культурном сервисе и туризме 34 8 зачет Социальные тех...полностью>>
'Документ'
Человек рождается и познаёт окружающий мир. Важнейшую роль в этом играет зрение. К большому сожалению врачей, психологов и педагогов с каждым годом н...полностью>>

Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

5.8. Заявление

5.8.1. Заявление – документ, адресованный должностному лицу (ректору, декану и др.), содержащий определенную просьбу – о предоставлении отпуска, об оказании материальной помощи и т.п.

Заявление составляется собственноручно в произвольной форме.

5.8.2. Текст заявления начинается с обращения к должностному лицу, затем излагается просьба: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить очередной отпуск...» и т.п.

5.8.3. Заявление передается должностному лицу, которое выражает свое решение резолюцией, являющейся основанием для издания распорядительного документа, подготовки письма и т.д.

Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, резюме и другие документы). Пример оформления заявления:

Ректору ТУСУРа

И.О. Фамилия

лаборанта кафедры САУ

Фамилия И.О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу уволить меня по собственному желанию 25 августа 2008 года в связи с переездом в другой регион.

Личная подпись

Дата

5.9 Справка

5.9.1. Справка – документ, содержащий описание (подтверждение) определенных фактов, событий. Служебные справки отражают деятельность университета, в них приводятся сравнительные аналитические материалы, статистические данные, таблицы.

Справки могут содержать или подтверждать сведения биографического характера (год рождения, образование, трудовой стаж и т.п.).

5.9.2. Справки бывают двух видов:

1) для представления руководству (внутренние);

2) для представления в другую организацию (внешние).

5.9.3. Справка оформляется на бланке или стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты:

  1. наименование университета (для внешних справок);

  2. наименование вида документа (СПРАВКА);

  3. дата документа;

  4. регистрационный номер документа (для внешних справок);

  5. ссылка на регистрационный номер и дату документа (при необходимости);

  6. адресат;

  7. заголовок к тексту;

  8. текст документа;

  9. отметка о наличии приложения (при необходимости);

  10. подпись;

  11. оттиск печати (для внешних справок).

5.9.4. Внешняя справка подписывается ректором (должностным лицом, согласно распределению полномочий), внутренняя – исполнителем или руководителем подразделения, подготовившим справку. Внешняя справка, оформленная не на бланке, заверяется печатью. Для отправки справок, не имеющих адресной части готовятся сопроводительные письма.

Дата составления внутренней справки, оформленной не на бланке, указывается цифровым способом ниже подписи.

Образец оформления справки приведен в Приложении 12.

5.10. Факсограмма

5.10.1. Факсограмма – принятая или переданная при помощи факсимильной аппаратуры копия документа на бумажном носителе. В виде факсограмм передаются срочные служебные письма, приглашения, информационные сообщения и др. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников.

5.10.2. Документы, передаваемые факсимильной связью, оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у ответственного сотрудника, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».

Полученная по факсимильной связи корреспонденция на имя университета или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в Общий отдел и затем адресату.

5.10.3. Текст факсограммы выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом на одной стороне листа. Объем передаваемого документа – не более 10 листов формата А4. Запрещается передавать факсимильной связью тексты документов с отметкой «Для служебного пользования».

5.11. Электронный документ

5.11.1. Электронный документ представляет собой созданную в оперативной памяти компьютера и зафиксированную на магнитном носителе информацию, предназначенную для передачи с помощью средств телекоммуникации или сменного носителя информации, в целях использования и хранения.

5.11.2. Электронные документы, поступающие в университет, проходят предварительное рассмотрение и регистрацию в общем порядке и доставляются адресатам на бумажном носителе и/или в электронной форме. Если электронный документ содержит пакет приложений (формы отчетности, анкеты и др.), распечатывается только сопроводительное письмо, а приложения направляются адресату по электронной почте.

5.11.3. Перед отправкой электронной почтой созданного в университете документа он подписывается руководителем на бумажном носителе. При необходимости направления адресату документа и на бумажном носителе (в дополнение к электронной форме) отправляется подписанный экземпляр. Копия документа подшивается в дело с отметкой: «Направлен в электронной форме и на бумажном носителе».

При приеме и передаче электронного документа необходимо обеспечивать сохранность размещенной в нем информации, не допускать преобразований текста.

6. Процедура согласования проекта приказа/распоряжения

6.1. Согласование и визирование проекта приказа/распоряжения с заинтересованными должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

6.2. Подготовленные и завизированные исполнителем и руководителем структурного подразделения проект передается исполнителем для согласования в Юридическую службу (за исключением приказов/распоряжений по кадровым вопросам, бухгалтерскому учету и финансам, а также приказов по студентам в автоматизированной информационной системе университета, работа с которыми осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и регламентами).

В Юридической службе проект проходит проверку на корректность изложения, соответствие оформления документа правилам, изложенным в данной Инструкции, и его содержание – составу визирующих подписей.

6.3. Если приказом/распоряжением создаются совещательные или консультативные органы (рабочие группы, советы, комиссии и т.п.), проводится согласование с каждым должностным лицом, включенным в состав указанных органов. В обязательном порядке производится согласование участия в создаваемых органах должностных лиц, не являющихся работниками университета;

6.4. Замечания и предложения по проекту приказа, возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а на бланке документа или на Листе согласования пишется: «С замечаниями». В этом случае исполнитель вносит в проект изменения и дополнения в соответствии с полученными замечаниями и повторно представляет документ на визу лицу – автору замечаний. В случае невозможности устранения разногласий, возникших в ходе согласования проекта, решение по его окончательному варианту принимает вышестоящее должностное лицо.

6.5. После всех согласований исполнитель готовит чистовой экземпляр документа, на которых отсутствуют визы согласования, но остается фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя и вместе с проектом согласованного документа передает в Общий отдел для представления на подпись ректору (должностному лицу). Вместе с бумажным вариантом документа в Общий отдел исполнителем направляется полностью идентичная его электронная копия. Необходимость предоставления электронного варианта документа и/или размещение его на информационном портале университета указывается отдельным пунктом приказа/распоряжения.

6.6. Общий отдел проверяет соответствие чистового варианта документа и его проекта и организует его подпись у ректора (должностного лица).

6.7. Подписанный в двух экземплярах документ регистрируется в Общем отделе. После регистрации 2-й экземпляр документа направляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел, 1-й (чистовой) экземпляр – служит для тиражирования и рассылки.

6.8. Копии документов или их размноженные экземпляры заверяются печатью Общего отдела и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем. Копия обязательно направляется исполнителю.

6.9. Электронная копия документа направляется адресатам электронной почтой и/или размещается на информационном портале университета в установленном порядке. Документы нормативного характера: положения, инструкции, регламенты и др. подлежат размещению на информационном портале университета в обязательном порядке.

7. Порядок регистрации входящих и исходящих документов

7.1. Порядок регистрации входящих документов

7.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производится Общим отделом. При этом, корреспонденция, адресованная на имя НИИ и структурных подразделений, обработке не подлежит и передается в указанные подразделения без регистрации.

7.1.2. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции в Общем отделе заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в университет и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Вручить лично», «Документы на участие в конкурсе» и т.п., вскрываются. Пакеты с указанными пометками вскрываются самими адресатами или уполномоченными ими лицами.

7.1.3. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в Общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

7.1.4 Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев:

- если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

- если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;

- если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

7.1.5. При поступлении машиночитаемых документов (компьютерные дискеты, лазерные диски) экспедитором обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.

7.1.6. Документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемая корреспонденция – брошюры, рекламные предложения, статистические материалы, поздравительные открытки и телеграммы – передается адресатам без регистрации. Список нерегистрируемой корреспонденции приведен в Приложении 13.

Подписные издания сортируются и распределяются в соответствии с реестром подписки.

Корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в Отдел международных связей.

7.1.7. Регистрация документа – запись учетных данных о документе с указанием вида документа, его автора, даты и номера, заголовка (наименования). При необходимости указываются другие сведения: откуда поступил, кому направлен, количество листов и т.п.

Регистрация должна быть однократной (в Общем отделе университета, НИИ или структурного подразделения). При этом каждый регистрируемый входящий документ получает регистрационный индекс, который не должен повторяться.

Регистрация производится в журналах поступления документов:

  1. журнал регистрации писем, заявлений, жалоб граждан;

  2. журнал регистрации корреспонденции из Минобрнауки РФ, федеральных органов власти;

  3. журнал регистрации корреспонденции из других организаций;

  4. журнал регистрации корреспонденции из администрации Томской области, г. Томска;

  5. журнал регистрации договоров.

На каждом поступившем документе (регистрируемом и нерегистрируемом) обязательно проставляется штамп с датой поступления. Проставление даты не является его регистрацией.

7.1.8. Поступившая в Общий отдел корреспонденция регистрируется в тот же день и передается указанным в ней адресатам. Корреспонденция, адресат которой не конкретизирован, направляется на рассмотрение проректорам, руководителям структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к их компетенции.

Правительственная корреспонденция, телеграммы и другие срочные документы вручаются адресатам немедленно с указанием даты и времени вручения.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, регистрируется и распределяется в первый рабочий день, следующий за днем поступления.

Корреспонденция, поступившая по электрической связи (факсограммы, электронные письма), регистрируется в общем порядке.

7.1.9. На поступившем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, в соответствии с п. 4.2.4.8 Инструкции.

Регистрационный номер к обращениям граждан включает в себя первую букву фамилии обратившегося лица и порядковый номер, например: Л-26, при коллективном обращении граждан – кол-30.

7.1.10. В Общем отделе документы раскладываются в соответствующие ячейки и папки. Сотрудники структурных подразделений главного корпуса, ответственные за делопроизводство, не реже двух раз в течение рабочего дня получают поступившую корреспонденцию и доставляют ее в свои структурные подразделения.

В структурные подразделения других корпусов корреспонденция доставляется курьером Общего отдела.

7.1.11. В структурном подразделении сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет запись о полученных в Общем отделе документах в учетной форме структурного подразделения. При этом фиксируются:

1) дата поступления документа;

2) номер и дата документа;

3) вид документа (письмо, правовой акт, протокол, поручение и т.п.);

4) заголовок (в случае его отсутствия - краткое содержание);

5) автор;

6) резолюции руководителей по исполнению документа с указанием сроков и ответственных лиц;

7) отметки об исполнении.

7.1.12. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в Общий отдел.

Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое производится через Общий отдел или лиц, осуществляющих учет и регистрацию корреспонденции. Не допускается передача через Общий отдел проектов документов: постановлений, распоряжений, договоров и т.п.

7.2. Порядок регистрации исходящих документов

7.2.1. Перед представлением документов к подписи руководителя, в Общем отделе осуществляется проверка правильности оформления документа: на наличие необходимых реквизитов, адресата (наименование организации, должность, имя, отчество и фамилия получателя), заголовка, наличие согласовывающих подписей, отметки об исполнителе с указанием его рабочего телефона, отметки о количестве листов и экземпляров приложения.

Если документ является ответом на поступившее в университет письмо, проверяется ссылка на его номер и дату и наличие его в представленном к подписи пакете документов. В исходящем письме-ответе указывается исходящий номер и дата письма, на которое дается ответ, например:

на № 02-222/115 от 23.03.2009

7.2.2. Все документы, направляемые в федеральные органы власти, органы власти Томской области, подписываются ректором, а в его отсутствие – исполняющим обязанности ректора. Подписанные документы направляются в Общий отдел для регистрации, адресной рассылки и организации хранения оригиналов или копий.

Неправильно оформленные или имеющие ошибки документы возвращаются исполнителю на доработку и повторную подпись.

7.2.3. Сотрудники Общего отдела, принимающие подписанные документы, проставляют на них даты и регистрационные номера. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии, остающейся в деле Общего отдела.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Общий отдел.

В необходимых случаях на документы ставится гербовая печать. Перечень документов, удостоверяемых гербовой печатью, приведен в Приложении 14.

7.2.4. Документы университета подлежат рассылке в печатном виде, электронной почтой, факсимильной связью. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает подразделение – исполнитель.

7.2.5. Документы нормативного характера подлежат размещению на информационном портале университета в установленном порядке.

8. Список использованных источников

1. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

4. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.

5. Правила организации хранения документов архивного фонда. Утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 №19.

6. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536.

8. Стандарт делопроизводства в администрации Томской области. Утвержден распоряжением Губернатора Томской области от 07.04.2009 №100-р.

9. Письмо Минобрнауки РФ от 14.09.2010 г. № 10-100 «О печатях и бланках организаций».

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Инструкции о порядке подготовки, согласования

и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Томский государственный университет систем

управления и радиоэлектроники» (ТУСУР)

Приложение 1

к п.4.1.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Томский государственный университет систем управления

и радиоэлектроники» (ТУСУР)

Образец общего бланка университета

Приложение 2

к п.4.1.

ТУСУР

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ»

ОКПО 02069326, ОГРН 1027000867068,
ИНН 7021000043, КПП 701750001

пр. Ленина, 40, г. Томск, 634050

тел:

факс:

e-mail:

http://

(382 2) 510-530

(382 2) 513-262, 526-365

office@tusur.ru

www.tusur.ru

_______________№ ______________

на № _________от _____________

О

Образец продольного бланка письма университета

Приложение 3

к п.4.1.

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ»

(ТУСУР)

пр. Ленина, 40, г. Томск, 634050

тел: (382 2) 510-530

факс: (382 2) 513-262, 526-365

e-mail: office@

http://

ОКПО 02069326, ОГРН 1027000867068,
ИНН 7021000043, КПП 701750001

______________№ ____________

Образец общего углового бланка университета

Приложение 4

к п. 5.1.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Томский государственный университет систем управления

и радиоэлектроники» (ТУСУР)

ПРИКАЗ

«23» марта 2009 г г. Томск .№ 111

О переходе университета

на новые стандарты образования



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «саратовская государственная академия права»

    Диссертация
    § 1. Ограничение права собственности и иных прав на землю в черте поселений по законодательству Российской Федерации и субъектов Российской Федерации ……… 163-178
  2. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования тольяттинский государственный университет

    Книга
    Технологии организации образовательной деятельности в инновационном вузе [Текст] / С.Ф. Жилкин [и др.]; авт.-ред. А.В. Князева; Тольяттинский гос. ун-т.
  3. Отчет о результатах самообследования филиала государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

    Публичный отчет
    4.2.1. Анализ обеспеченности дисциплин, предусмотренных учебным планом специальности (направления), учебно-методической обязательной (основной) и дополнительной литературой.
  4. Отчет о результатах самообследования государственного образовательного учреждения (1)

    Публичный отчет
    4.1. Соответствие нормативных документов, отражающих содержание подготовки специалистов в Институте, требованиям Государственного образовательного стандарта
  5. Руководство по качеству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

    Руководство
    Тюменский государственный нефтегазовый университет является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования, находящимся в федеральном подчинении, одним из крупнейших в России учебно-научно-производственных комплексов,

Другие похожие документы..