Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Литература'
Героический эпос в Англии. Романтизм в Германии. Первая мировая война и художественный опыт европейских и американской литератур. Куртуазная лирика з...полностью>>
'Программа'
- реализация всех возможностей школы для формирования психическиздорового, социально-адаптированного, физически развитого человека,обладающего ценнос...полностью>>
'Книга'
Книга Роберта Бэрона и Деборы Ричардсон является первым учебным пособием в России по психологии агрессии. Исчерпывающий обзор теорий, разнообразие эк...полностью>>
'Документ'
Ее муж был смертельно бледен. Глаза его вылезли из орбит....полностью>>

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Управления Роскомнадзора по Тюменской области, Ханты – Мансийскому автономному округу – Югре

и Ямало – Ненецкому автономному округу

от «____» __________________2012г. №______

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу

I. Общие положения

Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Управлении Роскомнадзора по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу (далее - Управление).

Инструкция определяет основные правила подготовки, контроля исполнения и организации работы с документами в Управлении.

Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Роскомнадзора.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией обязательны для исполнения всеми федеральными государственными гражданскими служащими. Все федеральные государственные гражданские служащие ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Оформление служебных документов регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 01.02.2012 г. № 61.

Организация и совершенствование постановки делопроизводства и документооборота осуществляется на основе единой политики и применения современных информационных средств.

Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с лицом, ответственным за программное обеспечение.

Работы, связанные с организацией делопроизводства и документооборота в Управлении, возлагаются на ответственных лиц, назначаемых приказом. Обязанности и права ответственных лиц определяются их должностными регламентами.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Бланк – лист бумаги светлых тонов с отпечатанной на нем типографским способом постоянной информацией и пробелами для переменной информации. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ - документ, поступивший в Управление.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием

Внутренний документ – документ, созданный Управлением для внутреннего пользования.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Понятие включает:

- организационные документы – положение об Управлении, штатное расписание, штатная расстановка, структура Управления, правила служебного и внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты и должностные инструкции и др.

- распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, инструкции, письменные указания и др.

- информационно-справочные документы – служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др., содержащие информацию, которая может побудить к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

- нормативные документы – документы, закрепляющие какие-либо правила, нормы.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гарантийное письмо - служебное письмо, посылается с целью подтверждения определенных обещаний или условий.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Доступ к архивным документам - предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

Должностная инструкция - организационный документ, который очерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.

Деловое письмо или служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу, электронной сети и др. способом.

Договор - письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений.

Договорное письмо - служебное письмо, указывающее на факт отправки договора.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

Докладная (служебная) записка - документ, информирующий руководство с выводами и предложениями.

Документирование - процесс создания и оформления управленческих документов в различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - период прохождения документов в Управлении с момента создания до завер­шения исполнения или отправки.

Директивный документ - документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами Управления.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы, адресованный руководителю организации.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Инструкция - организационный документ, устанавливающий какие-либо правила.

Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Управления.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Карточка (архивного) фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Управления.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Объем документооборота - исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год.

Объяснительная записка - информационный документ, поясняющий содержание отдельных пунктов основного документа или написанный для объяснения каких-либо фактов, поступков.

Оригинал – первый экземпляр документа.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Управления.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы организации, структурных подразделений организации.

Приказ - правовой акт, изданный руководителем с целью решения задач, стоящих перед организацией.

Претензия - вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания, совещания.

Проект документа - предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Положение - учредительный документ, определяющий структуру, функции и права Управления.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

Проверка наличия (состояния) дел - установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Режим хранения архивных документов - совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа - регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Справка - информационно-справочный документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, имеющее отметку о наличии приложения.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Управления.

Система электронного (автоматизированного) документооборота - система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс работы с документами с целью обеспечения выполнения функций Управления.

Сканирование документа – получение электронного образа документа.

Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Унификация документов - приведение их к единой системе, форме, единообразию.

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Фондообразователь - юридическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный образ документа – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающий возможность контроля целостности и подтверждающий подлинность подписи электронного документа.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

III. НОРМАТИВЫ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3.1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

3.2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.3. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (утв. Приказом от 01.02.2012 г. № 61).

3.4. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

3.5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК признаны не нуждающимися в государственной регистрации).

3.6. Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009г. № 754.

3.7 ГОСТ Р 6.30-2001 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. КонсультантПлюс: новое в российском законодательстве еженедельные обзоры (2)

    Закон
    Данные обзоры еженедельно подготавливаются специалистами АО "Консультант Плюс" и содержат аннотации к документам, введенным в информационный банк КонсультантПлюс:ВерсияПроф.
  2. Справочное пособие для начинающих коротковолновиков Издание 3-е, переработанное и дополненное

    Документ
    Данное справочное пособие написано в основном для тех, кто делает первые шаги в мир любительского радио. В нем сделана попытка, изложить в доступной для начинающих операторов форме материал, который бы они смогли освоить самостоятельно.
  3. Методические рекомендации по созданию, хранению, использованию и восполнению резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

    Методические рекомендации
    Приложение 1. Нормативные правовые, руководящие и методические документы по вопросам создания и использования резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций……….
  4. Информационный бюллетень тпп РФ по вопросам малого предпринимательства в российской федерации за март 2011 года

    Информационный бюллетень
    Федеральная налоговая служба разрешила многолетний спор между предпринимателями и налоговыми инспекциями по вопросу размера ставки налога на добавленную стоимость (НДС), применяемой при реализации на территории Российской Федерации
  5. Федерального Собрания Российской Федерации 2007 года о состоянии закон

    Закон
    Доклад Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации 2007 года "О состоянии законодательства в Российской Федерации". – М.: Совет Федерации, 2008.

Другие похожие документы..