Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Реферат'
"Вся история науки показывает, что отдельные личности были более правы в своих утверждениях, чем сотни и тысячи исследователей, придерживающих...полностью>>
'Доклад'
Публичный доклад – аналитический публичный документ в форме периодического отчета школы перед обществом, обеспечивающий ежегодное информирование всех...полностью>>
'Программа'
Экскурсия на Площадь Тяньаньмень (Площадь небесного спокойствия) – самая большая площадь в мире.Во время экскурсии Вы увидите:- Площадь занимает 400 т...полностью>>
'Документ'
1.1. Настоящее положение разработано для муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада общеразвивающего вида № 8 «Теремок» с п...полностью>>

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Татарстан

Главная > Методические рекомендации
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Татарстан


Федеральное архивное агентство по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан в своем письме от 7 апреля 2009 г. № 4/611-А предложило, до решения вопроса об отнесении института мировых судей Республики Татарстан к составу источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Татарстан временно согласовывать индивидуальные номенклатуры дел мировых судей с Министерством юстиции Республики Татарстан (далее - Министерство), как органом, осуществляющим организационное обеспечение деятельности мировых судей в Республики Татарстан.

В связи с вышеизложенным Министерством разработаны методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи Республики Татарстан. Настоящие методические рекомендации разработаны на основе положений следующих документов: Основных правил работ архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива от 6 февраля 2002 г.; Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263; Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. № 112; Примерной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г.; Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде и Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Республики Татарстан.

Общие положения

Документооборот в аппарате мирового судьи подчиняется общим правилам делопроизводства и представляет, с одной стороны, информационный процесс, включающий в себя сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распространение информации, а с другой, это – строго регламентированная нормативно правовыми актами деятельность, устанавливающая порядок регистрации, учета, движения судебных дел и других материалов, справочно – информационного поиска и контроля над исполнением документов, а также их последующего хранения и использования.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, образующихся в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию и учет дел, журналов и нарядов, их индексацию и сроки хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а также используется для учета дел кратковременного хранения до 5 лет включительно.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом, устанавливающим состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, а также единую индексацию этих дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, на которые она распространяется, с указанием их индексов, при этом носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями, используемыми для составления индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации.

Структура номенклатуры

Применительно к делопроизводству у мирового судьи составляется индивидуальная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи (далее – Индивидуальная номенклатура).

Индивидуальная номенклатура на судебных участках ранее составлялась на основе Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной приказом Судебного департамента при РФ от 30 декабря 2008 года, построенной с учетом специфики судопроизводства мирового судьи. Основным требованием при составлении Индивидуальной номенклатуры являлось включение в неё всего перечня наименований документов, указанных в Типовой номенклатуре, при этом обязательно повторяя формулировки наименований дел.

Приказом Судебного департамента при РФ от 9 июня 2011 года утверждена Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, при этом Типовая номенклатура дел признана утратившей силу. В связи с этим, на 2012 год Индивидуальная номенклатура на судебных участках мировых судей должна разрабатываться на основе Примерной номенклатуры, которая также отражает специфику судопроизводства мирового судьи. Представленный в ней систематизированный перечень видов документов мало чем отличается от аналогичного перечня Типовой номенклатуры. При этом в связи с утверждением нового Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (далее – Перечень, ПФС), кардинально изменились номера статей ПФС, указанных в графе 4 Примерной номенклатуры.

Как указано выше Примерная номенклатура содержит примерный состав наименований дел, журналов и нарядов (номенклатурных единиц), образующихся в деятельности мирового судьи и носит рекомендательный характер, в связи с этим при составлении Индивидуальной номенклатуры не следует переносить в неё из Примерной номенклатуры наименования дел, которые на судебном участке не образуются. Исключения составляют журналы, ведение которых на судебном участке носит обязательный характер, даже в случае отсутствия документооборота по данному вопросу (формы № 6.1 и 23 Инструкция по судебному делопроизводству). Примерная номенклатура дел дает большую самостоятельность при подготовке Индивидуальной номенклатуры.

При определении номенклатурных единиц, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности мирового судьи в предстоящем году, в первую очередь необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в делопроизводстве аппарата судебного участка мирового судьи. Данную информацию содержат сдаточные описи (описи дел и других документов, переданных в архив судебного участка Ф. №57) и номенклатуры дел за прошлые годы. Кроме того, следует руководствоваться требованиями действующих инструкций по судебному делопроизводству, где предусмотрено безусловное ведение установленных журналов и нарядов, учетно-статистических карточек, включающихся в номенклатуру дел на очередной год.

Правильное составление номенклатуры дел является главным условием четкого, методически верно организованного движения документов в суде любой инстанции. Судебные участки мировых судей, районные, городские, республиканские суды в Российской Федерации работают на основе своей номенклатуры дел. В номенклатуре дел структурного типа, применяемых в районных судах, названия разделов совпадают с названиями структурных подразделений суда. Примерная номенклатура мировых судей построена по функциональному принципу, в качестве наименования разделов и подразделов использованы основные направления их деятельности. Такой же принцип структуры применяется при составлении Индивидуальной номенклатуры на судебных участках. Названия разделов и подразделов в Примерной номенклатуре в их последовательности без изменений переносятся в Индивидуальную номенклатуру, при этом в её структуре должны быть отражены все представленные в Примерной номенклатуре разделы и подразделы, соответствующие основным направлениям деятельности мирового судьи:

01. Распорядительная деятельность;

02. Организационное обеспечение деятельности мировых судей;

03. Систематизация законодательства;

04. Судебная статистика;

05. Судебные дела и производства:

05.1. Гражданские дела;

05.2. Наряды по гражданским делам;

05.3. Уголовные дела;

05.4. Нарды по уголовным делам;

05.5. Дела об административных правонарушениях;

06. Делопроизводство у мирового судьи;

07. Архив

08. Информатизация мировых судей;

09. Библиотека.

Составление номенклатуры

Индивидуальная номенклатура составляется по установленной форме (приложение 1). Содержательная часть Индивидуальной номенклатуры, в отличие от Примерной номенклатуры, представляет собой таблицу из 6-ти граф:

1. Индексы дел

2. Наименование (заголовки) дел

З. Количество дел (томов, частей)

4. Сроки хранения дел (томов, частей)

5. Номера статей по Перечню

6. Примечание.

приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья

____________________________

(полное наименование)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Индивидуальная номенклатура дел и документов,

образующиеся в деятельности мирового судьи судебного участка № _________________________________________________________________

(полное наименование судебного участка)

_____________№_____________

____________________________

(место составления)

На _____________год

Индекс дела

Наименование (заголовок) дела

Количество томов

(единица хранения)

Срок хранения дела

Статьи по Перечню либо Примерной номенклатуре

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Должность лица,

ответственного работника

за составление номенклатуры Подпись Расшифровка подписи

Дата

Одобрено экспертной комиссией по определению ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение судебного участка мирового судьи, Протокол ЭК судебного участка мирового судьи от _____________ № ___________

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

организационно-правового

обеспечения деятельности

мировых судей

Министерства юстиции

Республики Татарстан Подпись Расшифровка подписи

Дата

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в Индивидуальную номенклатуру (графа 1). В целях сохранения единообразия индексов для однородных дел на судебных участках мировых судей, установленные в Примерной номенклатуре индексы к конкретным наименованиям дел, которые предполагается завести в делопроизводстве, переносятся в Индивидуальную номенклатуру без изменения.

В графу 2 включаются наименования дел. Порядок расположения наименований (заголовков) дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются наименования дел, содержащих распорядительно-организационную документацию. Заголовки дел и документов, предусмотренные Примерной номенклатурой, могут в Индивидуальной номенклатуре уточняться и конкретизироваться.

Например:

наименование под индексом 01-12 «Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам организационного обеспечения деятельности мировых судей» в Индивидуальной номенклатуре мирового судьи Республики Татарстан следует прописать как «Переписка с Министерством юстиции Республики Татарстан». При этом, принимая во внимание специфику Примерной номенклатуры, можно предусмотреть два наименования дела по разным направлениям взаимодействия с Министерством: «Переписка с Министерством юстиции Республики Татарстан по вопросам материально-технического обеспечения» (позволит вести учет материально-технического обеспечения Министерством) и «Переписка с Министерством юстиции Республики Татарстан по вопросам организационно-правового обеспечения» (информационные и методические письма, описание и согласование границ судебных участков и др.);

наименование под индексом 02-04 «Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене: а) руководителя организации; б) должностных, ответственных и матери­ально-ответственных лиц» – в Индивидуальной номенклатуре как «Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене: а) мирового судьи; б) ответственных работников аппарата мирового судьи».

Также во всех переносимых из Примерной номенклатуры наименованиях, где это необходимо, надо указывать мирового судью в единственном числе.

Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела Примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько наименований дел в Индивидуальной номенклатуре, а несколько наименований дел с одинаковыми сроками хранения Примерной номенклатуры, могут быть объединены и включены в Индивидуальную номенклатуру дел как одно наименование.

Например, наименование дела, представленное в Примерной номенклатуре под индексом 06-04 «Регистрационные журналы и алфавитные указатели по гражданским делам, рассмотренным мировыми судьями» в Индивидуальной номенклатуре, должен быть отражен отдельными номенклатурными единицами: «Регистрационный журнал по гражданским делам, рассмотренным мировым судьей» с индексом 06-04 и «Алфавитный указатель по гражданским делам, рассмотренным мировым судьей» с индексом 06-04А. Аналогично переносятся наименования дел под индексами 06-05, 06-06, 06-07, 06-08.

Что касается объединения наименований дел, то например, представленных в Примерной номенклатуре, наименования дел, под индексом 01-01 «Постановления Конституционного Суда Российской Федерации. Копии.» и 01-02 «Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации. Копии.», можно объединить и вести в одном наряде с наименованием «Постановления Конституционного и Верховного Судов Российской Федерации. Копии.». При этом указывается двойной индекс данного наименования дела, как в Индивидуальной номенклатуре, так и на обложке наряда. Таким образом, можно объединить под одним наименованием дела с индексами: 01-03 с 01-04; 04-02 с №04-03 и др.

Запрещается объединять в одну номенклатурную единицу дела, имеющие разные сроки хранения. Например, наименования дел под индексами 04-06 «Годовые статистические отчеты о работе мирового судьи по рассмотрению уголовных дел (ф.№ 1)» и 04-07 «Полугодовые статистичес­кие отчеты о работе миро­вого судьи по рассмотрению уголовных дел (ф. № 1)».

В случаях отсутствия в Примерной номенклатуре необходимых видов документов, применяется Перечень.

Например, в Примерной номенклатуре отсутствуют наименования дел, формирующие приказы и распоряжения: председателей Верховного суда Республики Татарстан, районного (городского) суда и мирового судьи. Также не учтены в Примерной номенклатуре наименования дел, предусматривающие переписку мирового судьи с Верховным судом Республики Татарстан, районным (городским) судом, мировыми судьями и Прокуратурой по вопросам деятельности мирового судьи и его аппарата. Указанные категории дел прописаны соответственно в ст. 5 и 11 Перечня.

В данном случае предлагаем на основании наименования дела Примерной номенклатуры под индексом 01-05 предусмотреть в Индивидуальной номенклатуре отдельно три номенклатурные единицы: «Приказы и распоряжения председателя Верховного суда Республики Татарстан по вопросам деятельности мирового судьи и его аппарата. Копии.» под индексом 01-05 с литером «А», «Приказы и распоряжения Председателя районного (городского) суда по вопросам деятельности мирового судьи и его аппарата. Копии.» (конкретизировав по географическому признаку) с индексом 01-05Б, «Приказы и распоряжения мирового судьи по вопросам деятельности аппарата» (конкретизировав) с индексом 01-05В.

Что касается наименования дела «Переписка с Верховным судом Республики Татарстан, районными судами и мировыми судьями по вопросам деятельности мирового судьи и его аппарата», то рекомендуем включить данное наименование дела под индексом 01-13 с литером «А». В наименование дела под индексом 01-13 предлагаем внести уточнения «Переписка по вопросам деятельности мирового судьи с органами, учреж­дениями Минюста и Прокуратуры России».

Следует отметить, что ссылка в заголовках дел Примерной номенклатуры под индексами 01-05 и 01-12 соответственно на статьи 5 ПФС и 11 ПФС требуют уточнения с Перечнем (ст. 6 и 14 ПФС).

На судебных участках ответственными работниками аппаратов ведутся табели учета рабочего времени, а также мировым судьей утверждаются Правила внутреннего трудового распорядка. Указанная категория дел предусмотрена соответственно в ст. 172 и 415 Перечня.

В этом случае предлагаем на основе индекса 02-01 предусмотреть две номенклатурные единицы: с индексом 02-01 «Правила внутреннего трудового распорядка на судебном участке и должностные регламенты работников аппарата мирового судьи. Копии.» и с индексом 02-01А «Табель учета рабочего времени». При этом первый наряд является переходящим делом и хранится постоянно в канцелярии судебного участка, передается на хранение в случае замены находящихся в них документов.

Необходимо отметить, что в Примерной номенклатуре упущено наименование дела «Картотека по уголовным делам, рассмотренным мировым судьей» (учетно-статистические карточки по уголовным делам). Рекомендуем включить данную номенклатурную единицу в разделе 06 «Делопроизводство» с индексом 06-09А, срок его хранения определяется по Перечню (ст. 254 ПФС).

Допускается включение в Индивидуальную номенклатуру наименование дел, не отраженных в Примерной номенклатуре или в Перечне.

Например, согласно инструкции по судебному делопроизводству секретарями судебных заседаний составляются списки дел, назначенных на рассмотрение. Номенклатурной единицы, включающей данные списки, в Примерной номенклатуре и в Перечне не предусмотрено. Согласно требованиям, предъявляемым при составлении номенклатур, в неё включаются все документы, отражающие деятельность мирового судьи, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В данном случае рекомендуем выбрать из Примерной номенклатуры наиболее подходящий заголовок дела, например, номенклатурную единицу 06-17 «Журнал учета дел, назна­ченных к рассмотрению в судебном заседании» и на её основе предусмотреть наименование дела (наряда) «Списки дел, назначенных на рассмотрение в судебном заседании» с индексом 06-17А.

Также в случае отсутствия в Примерной номенклатуре или в Перечне конкретного наименования дела (журнала), можно использовать заголовок дела Примерной номенклатуры с индексом 06-39 «Иные регистрационные журналы, которые ведутся у мирового судьи». По сути, он является резервным наименованием по данной категории журналов (дел), при этом ссылки на статьи ПФС и сроки хранения указываются в Индивидуальной номенклатуре, как установлены в Примерной номенклатуре.

Например, приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ внесены изменения в инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, в частности, вводится обязательное ведение в делопроизводстве судов общей юрисдикции «Журнала учета статистических карточек по Единому учету преступлений формы № 6 о результатах рассмотрения» (форма № 59 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде). В связи с этим, рекомендуем включить данное наименование дела (журнала) в Индивидуальную номенклатуру под индексом 06-39 «Журнал учета статистических карточек по Единому учету преступлений формы № 6 о результатах рассмотрения».

Или, например, журнал учета дисквалифицированных лиц, ведение которого на судебных участках мировых судей рекомендовано Министерством (информационное письмо от 16.10.2007 г. №12-01/3166) в целях предоставления в информационный центр МВД по РТ необходимой информации, также не представлен в Примерной номенклатуре и Перечне. Предлагаем данный журнал включить в Индивидуальную номенклатуру отдельной номенклатурной единицей под индексом 06-39А. При формировании наряда по данному категории дела, то его можно предусмотреть на основе наименования дела с индексом 06-40, отдельной единицей с литером «А».

Отмечаем, что на основе инструкции по судебному делопроизводству в районном суде с некоторыми уточнениями, составлена инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Республики Татарстан. В данный момент Министерством проводится работа по редактированию инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Республики Татарстан, изменения, внесенные в инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, также будут учтены.

В процессе деятельности мирового судьи может возникнуть необходимость ведения следующих нарядов: «Решения и постановления, вынесенные мировым судей по гражданским делам, по которым в обеспечение иска накладывается арест на имущество. Копия.» и «Постановления, вынесенные мировым судьёй о направлении гражданских дел на экспертизу. Копия.». В этом случае указанные наименования дел можно предусмотреть под индексами 05-26А и 05-26Б.

В графе 3 Индивидуальной номенклатуры указывается количество судебных дел, а также нарядов и журналов (томов, частей), с данным наименованием в течение делопроизводственного года было сформировано. Данная графа заполняется по окончании календарного года.

Сроки хранения дел и документов, включенных в Индивидуальную номенклатуру (графа 4), переносятся из Примерной номенклатуры без изменений. При этом рекомендуем сверить сроки хранения переносимых наименований дел установленные в Примерной номенклатуры с установленными в Перечне по данной категории дел.

Обращаем внимание, что в Примерной номенклатуре имеется несоответствие сроков хранения ряда дел, установленных Перечнем:

- срок хранения номенклатурной единицы под индексом 01-07 «Протоколы оперативных совещаний мирового судьи» по Перечню (ст. 9) установлен в 5 лет, а не постоянно, как указано в Примерной номенклатуре;

- срок хранения заголовка дела в Примерной номенклатуре под индексом 05-56 «Копии судебных постановлений по делам об административных правонарушениях и подлинники постановлений с последующими судебными актами вышестоящих судов, изъятые из дел об административных правонарушениях всех категорий, с истекшими сроками хранения» указан в 10 лет. Однако статья 245 Перечня, на которую имеется ссылка в Примерной номенклатуре по данной категории дела, определяет вторую часть её наименования, указывающую на формирование подлинников постановлений с последующими судебными актами вышестоящих судов, изъятые из дел об административных правонарушениях всех категорий, с истекшими сроками хранения в постоянное хранение.

Поскольку Перечень является основополагающим документом, предлагаем придерживаться сроков, установленных Перечнем.

Рекомендуем на основе индекса 05-56 предусмотреть в Индивидуальной номенклатуре два наименования дела: «Подлинники постановлений с последующими судебными актами вышестоящих судов, изъятые из дел об административных правонарушениях всех категорий, с истекшими сроками хранения» с индексом 05-56 и «Судебные постановления по делам об административных правонарушениях. Копии.» с индексом 05-56А. Сроки хранения определить для первого дела в соответствии с Перечнем, для второго дела согласно Примерной номенклатуре.

При определении сроков хранения дел и документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

Отметка «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяется мировым судьей и не может быть менее одного года.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен Примерной номенклатурой или Перечнем, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией по определению ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение судебного участка мирового судьи.

В графе 5 указываются номера статей со ссылкой на Перечень.

Отмечаем, что ссылка на статьи ПФС в заголовках дел Примерной номенклатуры под индексами 01-14, 01-15, 02-05, 02-07 требуют уточнения в соответствии с Перечнем.

Также, предлагаем указанные заголовки дел под индексами 01-14 и 02-05 объединить под одним наименованием, включив его в раздел 02 «Организационное обеспечение деятельности мирового судьи» Индивидуальной номенклатуры, а заголовки дел под индексами 01-15 и 02-07, также объединив в одно наименование, предусмотреть в разделе 01 «Распорядительная деятельность». При этом в обоих случаях указывается двойной индекс дела.

В графу 6 Индивидуальной номенклатуры переносятся все примечания, касающиеся уточнений к срокам хранения дел соответствующей графы Примерной номенклатуры. Также, в данной графе в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о лицах (должностях), ответственных работников аппарата мирового судьи за формирование и ведение конкретных дел, нарядов и журналов, о переходящих на следующий год делах. Кроме того, при включении в номенклатуру дел электронных документов в графе «Примечания» делается отметка «ЭД» (без кавычек) и др.

В разделе 07 «Архив» необходимо предусмотреть наименование дела под индексом 07-02А «Протоколы экспертной комиссии по определению ценности документов, отбора документов и оформления их на уничтожение судебного участка мирового судьи» (далее – Экспертная комиссия).

В разделе 08 «Информатизация мирового судьи» рекомендуем включить следующие наименования дел:

заголовки под индексами 08-15 и 08-19 Примерной номенклатуры объединить под одним наименованием «Документы (заявки, наряды, сведения, акты, справки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой и о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств»;

под индексом 08-16 «Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения аппарата мирового судьи»;

под индексом 08-24 «Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования».

Итак, при составлении Индивидуальной номенклатуры на основе Примерной номенклатуры необходимо учитывать следующее:

1. Большинство наименований дел Примерной номенклатуры переносится в Индивидуальную номенклатуру с уточнениями.

2. По одному наименованию дела Примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в Индивидуальной номенклатуре (с более подробными наименованиями).

3. Несколько наименований дел Примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в Индивидуальную номенклатуру под одним наименованием дела. Запрещается объединять в одну номенклатурную единицу дела, имеющие разные сроки хранения.

4. В Индивидуальную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные Примерной номенклатурой, если в деятельности мирового судьи не образуется соответствующей документации.

5. Наименования дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Составление наименования (заголовка) дела

Наименование (заголовок) дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В наименование вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов. Копийность указывается в конце наименования дела. Например, «Постановления мирового судьи о направлении дел по подсудности. Копии.».

Не допускается употребление в наименовании дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. Чтобы правильно отразить наименование дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда. Такими признаками являются: номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.

Номинальный - название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида /разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п). Данный признак является наиболее распространенным, указывает на вид документов, подшиваемых в дело, т.е. объединяет в одно дело однотипные документы с одинаковым номиналом. Например: «Постановления мирового судьи о направлении дел по подсудности. Копии.» и т.п. По номинальному признаку заводятся дела с планами, отчетами, приказами и распоряжениями: «Полугодовые планы работы аппарата мирового судьи», «Годовые статистические отчеты о работе мирового судьи по рассмотрению гражданских дел (ф. № 2)» и т.п. При формулировании наименований дел номинальный признак сочетается с другими признаками. В частности, номинальный признак «приказы» может сочетаться с авторским, например, «Приказы мирового судьи по аппарату (об утверждении ответственных работников за сохранность вещественных доказательств, за составление индивидуальной номенклатуры, за ведение Интернет-сайтов, об утверждении Правил внутреннего распорядка и экспертной комиссии)». Кстати, указанное наименование дело можно предусмотреть отдельной единицей в разделе 01 под индексом 01-05 с литером «Г», при этом данное дело будет переходящим. Достаточно часто номинальный признак сочетается с предметно-вопросным, например, «Приемо-сдаточные акты, составленные при смене мирового судьи».

Предметно-вопросный - является основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении наименования дела, отвечающий на вопрос, «О чем документы дела» (краткое содержание документов дела). Данный признак позволяет объединять однородные по содержанию документы, касающиеся одного или двух каких-либо вопросов. Например: «Переписка с Министерством юстиции по вопросам материально-технического обеспечения», «Переписка с гражданами, организациями и учреждениями по поступившим от них запросам и заявлениям».

Авторский - название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа). По авторскому признаку объединяются и формируются в одно дело документы, исходящие от одного лица. Такой признак имеется в наименование наряда «Приказы, инструкции и другие рекомендации Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Копии», «Правовые акты Государственного Совета Республики Татарстан».

Корреспондентский - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы. Корреспондентский признак определяется по реквизиту «адресат» и используется, чаще всего, при составлении наименований к делам по переписке с определенными учреждениями или группой однородных учреждений: «Переписка по вопросам деятельности мировых судей с органами, учреж­дениями Минюста и Прокуратуры России».

Географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. На основе географического признака объединяются документы, содержание которых относится к деятельности государственных учреждений, расположенных на одной территории.

Хронологический - даты (период), к которым относятся документы дела. Характерной особенностью использования хронологического принципа является то, что он во всех случаях используется в сочетании с другими признаками, и в первую очередь с номинальным. В судебном делопроизводстве на основе данного принципа образуются наряды, связанные со статистической отчетностью. Как правило, дела, сгруппированные по хронологическому принципу, формируют документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т.е. такие, в которые подшиты документы за несколько лет. По данному принципу, на наш взгляд, можно вести наряды, при условии незначительного объема подшиваемой в неё документации, например, заголовки дел которых указаны в разделах 01, 02, 03, 06, 07, 08 Примерной номенклатуры. Также можно переносить на следующий год некоторые журналы, включенные в раздел 06 «Делопроизводство» под индексами 06-03, 06-15, 06-25, 06-33, 06-34, 06-35, 06-36, 06-37, 06-38, 06-47, 06-48, при условии незначительного объема использованных листов. При этом переходящие дела ведутся не более трех лет, за исключением дел под индексами 01-05Г и 02-01

Состав элементов наименования дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. Согласно п.2.1.18. Основных правил, заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

При этом состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

Оформление, согласование, утверждение и ведение номенклатуры

Исходя из основных функций номенклатуры дел, ответственность за её составление и ведение на судебном участке возлагается на старшего специалиста 2-го разряда - заведующего канцелярией, как лица, ответственного за делопроизводство на судебном участке, или на специалиста 2-го разряда (делопроизводителя) - ответственного за ведение архива мирового судьи.

От того, насколько грамотно и полно составлена номенклатура дел, зависит ее информативность и жизнеспособность, а также насколько зеркально она отражает реальные потребности судебного и иного, смежного документооборота. Работа над номенклатурой дел по своей сути не может иметь начального и конечного этапа - это процесс, который находится в постоянном движении и модернизации. Ежегодное утверждение мировыми судьями судебных участков номенклатур дел на год является лишь промежуточным закреплением достигнутых результатов по систематизации документооборота. Остановка в этом направлении организации судебного делопроизводства неизбежно приводит к потере важных сведений и появлению различного рода упущений в сравнительно-аналитической работе.

Индивидуальная номенклатура оформляется на листах формата А4. Гриф утверждения мировым судьей оформляется распорядительным документом мирового судьи (т.е. ссылка на приказ) и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита «подпись составителя». Номенклатура прошивается, заверительная надпись выводится на последний чистый лист, подписывается ответственным работником за ведение номенклатуры и оформляется штампом «Для справок», формировать в дела (скоросшиватели или картонные папки) не обязательно.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, перепечатывается, утверждается мировым судьей и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в канцелярии судебного участка, второй - используется аппаратом мирового судьи в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в Министерстве.

Индивидуальная номенклатура подписывается ответственным за её составление работником, и после одобрения Экспертной комиссией, направляется на согласование в Министерство в 2-х экземплярах, после чего утверждается мировым судьей.

Пересогласовывается номенклатура с Министерством не реже, чем раз в пять лет. В случае значительных изменений (коренного изменения) функций, состава документации, номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с Министерством.

Индивидуальная номенклатура дел является локальным нормативным актом. Она может меняться в течение делопроизводственного года, в чем-то дополняя или изменяя особенности текущего документооборота, но в любом случае функционально она призвана структурировать потоки судебных документов, не оставляя ни один из них без должного внимания. Изменения, вносимые в Индивидуальную номенклатуру, оформляются приказом мирового судьи. Копия приказа направляется в Министерство.

По окончании делопроизводственного года в конце Индивидуальной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях, количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного, временного и кратковременного хранения (до 5 лет), а также общее количество дел (Приложение 2). Итоговая запись формируется по трем подгруппам:

1) «постоянного» - в состав этой группы входят дела постоянного срока хранения;

2) «временного, свыше 5 лет» - по данной позиции суммируются все дела со сроками хранения от 5 до 75 лет хранения;

3) «кратковременного, до 5 лет хранения».

Итоговая запись состоит из трех граф. В графе 3 указывается только, сколько документов перешло на следующий год. Копия итоговой записи Индивидуальной номенклатуры дел, в обязательном порядке направляется в Министерство не позднее 1 января нового года, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Приложение 2

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________________году у мирового судьи судебного участка №

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного

(свыше 5 лет)

Кратковременного

(до 5 лет включительно)

Итого:

Должность лица,

ответственного за составление

номенклатуры Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Министерство юстиции Республики Татарстан

Должность лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Утвержденный и согласованный экземпляр Индивидуальной номенклатуры является документом постоянного хранения.

По принятию решения о включении мировых судей в состав включения государственных и муниципальных архивов Республики Татарстан, функцию по согласованию индивидуальных номенклатур дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Республики Татарстан, будет осуществлять экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан. В связи с чем, требования, предъявляемые при составлении номенклатуры, изменятся.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Верховном Суде Российской Федерации отчет

    Публичный отчет
    Управлением Судебного департамента в Чувашской Республике (далее – Управление) ежеквартально обобщаются планы работы администраторов районных судов (в отчетном году рассмотрены планы работы на II, III и IV кварталы 2009 г.
  2. Отчет о деятельности управления Судебного департамента при Верховном Суде РФ в Оренбургской области за 2010 год

    Публичный отчет
    Управление Судебного департамента при Верховном Суде РФ в Оренбургской области (далее Управление) организационно обеспечивает работу 37 районных (городских), 2 гарнизонных военных судов и 112 мировых судей (за исключением подбора
  3. Татарстан от 21. 02. 2011 №134 Схема территориального планирования Республики Татарстан (1)

    Реферат
    В соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации «…территориальное планирование направлено на определение в документах территориального планирования назначения территорий, исходя из совокупности социальных, экономических,
  4. Татарстан от 21. 02. 2011 №134 Схема территориального планирования Республики Татарстан (2)

    Реферат
    В соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации «…территориальное планирование направлено на определение в документах территориального планирования назначения территорий, исходя из совокупности социальных, экономических,
  5. Программа "развитие и размещение производительных сил республики татарстан на основе кластерного подхода до 2020 года и на период до 2030 года" Основные направления

    Программа
    1. Утвердить прилагаемую Программу развития и размещения производительных сил Республики Татарстан на основе кластерного подхода до 2020 года и на период до 2030 года.

Другие похожие документы..