Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
1 Настоящая оценка представляет собой важный шаг винституциональном развитии Счетной палаты РоссийскойФедерации (далее - Счетная палата) в ходе эволю...полностью>>
'Документ'
212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121212121...полностью>>
'Урок'
а) Обучающая – Научить учащегося правильной посадке, приемам управления автомобиля и контролю за приборами сигнализации.б) Развивающая – Сформировать ...полностью>>
'Конкурс'
к проведению открытого конкурса по размещению заказа на закупку продуктов питания для дошкольных образовательных учреждений Управления Образования Кр...полностью>>

Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей №88 Кафедра новых информационных технологий Формирование икт компетенции руководителя образовательного учреждения (Методическое пособие)

Главная > Учебно-методическое пособие
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Приемы и методы подготовки

организационно-распорядитель­ных документов в Microsoft Word

Организационно-распорядительные документы

Текстовый редактор Microsoft Word служит для создания и редактирования тек­стовых документов различного уровня сложности. Администратору образователь­ного учреждения данная программа может помочь в создании статей, отчетов, а также в подготовке организационно-распорядительных документов.

При подготовке организационно-распорядительных документов, пользователь дол­жен руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифици­рованная система организационно-распорядительной, документации. Требо­вания к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003. «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразователь­ных учреждениях» (Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64) — http://www.iicavers.ru/admin/docs/4_l.rtf

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, прото­колов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандарт­ные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.

Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридичес­кую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действую­щими нормативами. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время определенные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности.

К обязательным для всех ОРД (организационно-распорядительных документов) реквизитам относятся:

  • наименование организации,

  • дата документа,

  • регистрационный номер,

  • текст,

  • подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для пи­сем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов — наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (на­пример, наименование вида документа) или длительное время (например, наимено­вание организации, справочные данные об организации). Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организа­ции (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назна­чение.

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т. е. текст или таб­лица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, бла­годаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого доку­мента, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каж­дый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать докумен­том. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающим со служебными документами, должен хорошо знать правила оформле­ния всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 надписей на организационно распоря­дительных документах, а также способы расположения реквизитов и размеры отведенных для них полей.

Структура электронного документа

Для формирования электронного документа необходимо задать размеры листа, об­ласти печати, параметры абзацев, списков и других элементов — так, как они должны выглядеть при печати.

Размеры листа задаются в сантиметрах. Размеры элементов, как правило, форми­руются исходя из размеров отступов от других элементов либо в сантиметрах, либо в пунктах (1 см = 30 пунктов).

Для эффективной работы с программой необходимо знать все элементы, применяе­мые при форматировании документа. Все они встречаются в пунктах меню программы Word. Для поиска необходимого элемента в меню используйте Справку Microsoft Office Word (клавиша F1) или задайте вопрос Помощнику.

Интерфейс программы

Для того чтобы создавать документы, необходимо изучить основные приемы работы в программе Microsoft Office Word.

Загрузив программу MS Word, необходимо обратить внимание на интерфейс программы. Сразу видно строку меню, подобную той, которую видели в программе Проводник. Как уже было замечено выше, интерфейсы всех программ операционной системы Windows схожи между собой, что облегчает их изучение.

Прежде всего, для работы вам понадобятся объекты, перечисленные на рисунке.


Строка меню содержит пункты по всем операциям с программой, сгруппиро­ванные по разделам.

Стандартная панель содержит операции работы с файлом, буфером обмена, отмену и повтор операций, вставку объектов и др.
отмену и повтор операций, вставку объектов и др.

Панель форматирования содержит операции форматирования текста.

Линейка управляет форматированием абзацев и таблиц.

Область задач предлагает операции по открытию документа, поиску справоч­ной информации, вставке картинок из коллекции, работе со стилями и др. Мо­жет быть отключена.

Вид документа следует задать в виде разметки страницы как наиболее функ­циональный.

Строка состояния отображает текущую страницу, количество страниц,
информацию о режимах работы.

Для удобства работы можно отобразить на экране дополнительные панели инстру­ментов через пункт меню Вид/ Панели инструментов.

Приемы и методы использования Microsoft Excel

в работе администратора образовательного учреждения

Программа Microsoft Excel незаменима в работе администратора образовательного учреждения. Данная программа входит в пакет Microsoft Office и предназначена для работы с электронными таблицами. Программу рекомендуется использовать в случае, когда необходимо работать с большой таблицей, для построения диаграмм, а также для проведения расчетов. Программа первоначально была создана как средство для подготовки и оформления офисных документов: сводок, ведомостей, счет-фактур, накладных и т.д. С течением времени программа превратилась в мощный инструмент анализа данных. С помощью дополнительной программы «Мастера диаграмм» ре­зультаты аналитической работы представляются в графической форме, что наглядно улучшает восприятие данных, раскрывает динамику анализируемых показателей, украшает отчет.

Программа обладает богатым арсеналом математических, статистических, логических и других функций (всего несколько сотен), которые позволяют производить любые расчеты с данными, проводить статистические исследования успеваемости, форми­ровать отчеты, проводить автоматическое тестирование и т.д.

Программа Excel обладает при своей простоте и удобстве настолько большими воз­можностями, что основатель Microsoft Билл Гейтс отметил, что она стала одним из поворотных продуктов своего времени: «Это была одна из лучших технических раз­работок, какие когда-либо видел мир микрокомпьютеров».

Примеры использования Microsoft Excel в ОУ:

  • ведение классного журнала,

  • составление расписания,

  • ведение бухгалтерской и другой отчетности, расчеты по бюджету,

  • подготовка документов со сложным оформлением, требующим табличного
    разбиения,

  • статистическая обработка баз данных по сферам деятельности ОУ,

  • анализ успеваемости учеников, расчет качества обучения,- выделение групп
    учащихся по категориям,

  • математические расчеты на уроках математики, физики и информатики,

  • построение диаграмм во всех сферах работы ОУ,

  • автоматическое тестирование.

Когда необходимо использовать программу Excel?

  • Когда необходимо произвести вычисления, в частности проанализировать
    данные.

  • Когда объем вводимых табличных данных превышает размер одной страницы.

  • Когда информация в таблице требует дальнейшего структурирования (пере­мещение колонок и строк, ввод новых колонок и т. п.).

  • Когда необходимо представить данные в виде диаграмм.

Приемы и методы подготовки деловых презентаций

в Microsoft PowerPoint

Что такое презентация и какие бывают презентации

В общем случае презентацией называется набор слайдов, содержащий информацию на определенную тему и сопровождаемый необходимыми комментариями в устной или печатной форме.

Современные средства мультимедийных технологий дают школьному администрато­ру богатейшие возможности для реализации своих профессиональных задач или планов. Презентации могут включать в себя высококачественную графику и видео­изображения, анимацию, звуковое сопровождение, и все эти объекты можно связать анимационными эффектами.

Все презентации делятся на две группы: для индивидуального и аудиторного исполь­зования. Это очень условное деление, потому что в каждой из групп можно еще выделить несколько подгрупп. Но эти две группы имеют много общего, но, естествен­но, есть много существенных различий, которые необходимо учитывать при их созда­нии.

Презентации могут быть линейными (с линейной навигацией), т. е. представление информации происходит от одного слайда к другому. Линейные презентации имеют широкое распространение, быстро создаются и играют значительную роль в образова­тельном процессе.

Следующая группа презентаций — интерактивные презентации (с разветвленной на­вигацией), в которых возможен поворот сюжета, т. е. возможен переход от одной те­мы к другой, и переходами управляет докладчик.

Условия демонстрации

Прежде всего необходимо решить, в каких условиях будет использоваться материал.

Ситуация № 1 — доклад, отчет, лекция.

Проецирование слайдов на большой экран. Это может быть выступление на педсове­те, конференции, совещании директоров и т. д. Слушатели следят за показом со своих мест.

Ситуация № 2 — учебный класс, семинар.

Слушатели во время показа презентации видят ее на своих компьютерах. Вы даете пояснения (неважно, используя большого экран или собственный компьютер). При этом вы управляете показом презентации и даете свои комментарии.

Ситуация № 3 — презентация в роли раздаточного (электронного) материала.

Слушатели самостоятельно знакомятся с презентацией (без вашего присутствия и комментариев).

Соответственно меняются требования к подготовке ваших материалов.

Доклад в аудитории

В Ситуации № 1 (доклад) только вы решаете, что и в какой последовательности по­казывать в презентации.

В данном случае важно учитывать расстояние от зрителей до экрана.

Вы можете использовать старый театральный принцип «предмет меньший, чем спи­чечный коробок, из зала не виден». Это означает, что вы не можете делать слишком мелкий текст на слайдах, поскольку он не будет виден слушателям.

Семинар

Ситуация № 2 отличается от предыдущего случая тем, что слушатели читают текст, размещенный на слайдах презентации, с экрана монитора. Поэтому на слайдах можно располагать больше текста и делать его более мелким. При этом требования к созда­нию навигации по презентации более жесткие, чем в предыдущем случае, поскольку управлять презентацией должны теперь ваши слушатели, а не ее автор, знающий все нюансы.

Раздаточный электронный материал

В этом случае (ситуация № 3) вы уже не можете вмешиваться в работу слушателей с презентацией, поэтому навигация должна быть интуитивно понятной, а все ненуж­ные разветвления заблокированы. Тексты и иллюстрации не должны вызывать лиш­них вопросов. Такая презентация может быть снабжена дополнительным печатным материалом.

Основные правила создания презентации

Ниже приведены общие правила, которые необходимо помнить при создании презен­тации.

  • Прежде чем приступить к созданию презентации, следует четко представлять (понимать), что вы хотите донести до аудитории, что собираетесь ей рассказать. Поэтому необходимо просмотреть как можно больше литературы по данной теме, составить список материалов и иллюстраций, которые вам необходимы, и определить, что из этого надо отсканировать, найти в Интернете или, нако­нец, нарисовать самим.

  • Вам необходимо знать, кто будет вашими слушателями. Тогда вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад. Это является важ­ным шагом к успеху.

  • В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой звено, логически связанное с темой повествования, и работать на общую идею презентации.

  • Не перегружайте слайды лишними деталями. Не увлекайтесь анимацией, ее следует использовать только с целью привлечения внимания учеников к основным, ключевым моментам слайда. Не забывайте, что звуковые и визуальные эффекты не должны отвлекать внимание учащихся от основной, наиболее важ­ной информации.

Остановимся более подробно на основных этапах создания презентации.

Этап 1. Начало работы

Выбор темы, постановка цели и задач презентации.

Этап 2. Определение содержания и дизайна презентации

  1. Составление плана будущей презентации. Желательно, чтобы план был под­робным. Необходимо на бумаге нарисовать структуру презентации, схемати­ческое изображение слайдов и прикинуть, какой текст, рисунки, фотографии
    или другие материалы будут включены в тот или другой слайд. Составление
    списка рисунков, фотографий, звуковых файлов, видеороликов (если они не­
    обходимы), которые будут размещены в презентации. Определение текстовой
    части презентации.

  2. Определение условий демонстрации. От этого будет зависеть объем текстовой информации, располагаемой на слайдах, и, как мы отмечали выше, размер шрифта и вид навигации.

  3. Определение количества слайдов в вашей презентации (оно может потом
    изменяться).

  4. Определение примерного дизайна ваших слайдов. Цветовая гамма фонов
    слайдов, формат заголовков (желательно, чтобы во всех слайдах был выдер­жан один формат и соблюден единый стиль).

Этап 3. Порядок создания презентации

  1. Ввод и редактирование текста. Создаются текстовые слайды, на каждом
    слайде вводится только текстовая информация. После ввода текста необхо­димо определиться с его расположением на каждом слайде, продумать его
    форматирование, т.е. определить размер, цвет шрифта, заголовков и основного
    текста. При подборе цвета текста помните, что текст должен быть «читаем», т. е. фон слайдов не должен «глушить» текст. Не «берите» редкие виды шрифтов,
    их может не быть на других компьютерах, с помощью которых презентация
    будет демонстрироваться в других аудиториях. Определите, не перегружены
    ли слайды текстом; возможно, часть текста придется включить в устный доклад, а если презентация демонстрируется без сопровождения докладчика, то необ­ходимо продумать содержание текста так, чтобы он не потерял смысл и был доступен для понимания. И не забывайте об орфографии, ничто не портит так представление о вас и вашей работе, как орфографические ошибки в тексте
    презентации.

  2. Графики, диаграммы, таблицы. Если вы планируете разместить в вашей
    презентации графики и диаграммы, то продумайте их расположение,
    определите, читаются ли надписи, и не перегружайте один слайд несколькими
    графиками или диаграммами — информация будет хуже восприниматься
    учениками. То же самое относится и к таблицам, текст в таблицах должен быть
    хорошо виден, для наглядности в таблицах можно применять слабую (по
    цвету) заливку ячеек.

  3. Изображения, рисунки, фон. Очень важным является фон слайдов, он создает определенное настроение у аудитории и должен соответствовать теме презен­тации. Серьезные презентации не должны быть пестрыми, содержать яркие, «ядовитые» цвета и менять цветовую гамму от слайда к слайду. Если
    презентация состоит из нескольких больших тем, то каждая тема может имееть
    свою цветовую гамму, но не сильно отличаться от общей цветовой гаммы
    презентации. Не делайте фон слишком пестрым: это отвлекает аудиторию и
    затрудняет чтение текста. Размещенные в презентации графические объекты должны быть, в первую очередь, оптимизированными, четкими и с хорошим разрешением. Графические объекты не рас­полагаются в середине текста, это плохо смотрится.

  1. Следующий шаг в создании презентации — это вставка анимации. С помощью анимационных эффектов можно существенно улучшить восприятие презен­тации и обратить внимание аудитории на наиболее важные моменты, отражен­ные на слайдах или в самой презентации. Прежде чем применять эффекты анимации, необходимо внимательно изучить возможности внутрислайдовой и межслайдовой анимации и продумать, как и где ее применять. Необходимостьи тип анимации должен быть логически увязан со структурой доклада, зритель должен быть готов увидеть объекты, расположенные на слайде в определенном месте, а не бегать глазами по слайду. Можно использовать указку или указа­тель мышки для подсказки зрителям в поиске того, о чем вы уже начали гово­рить. Делайте небольшие паузы между слайдами, чтобы аудитория успела усвоить то, что вы им рассказали, не тараторьте, но и не мямлите. Выступление должно быть энергичным, но не оглушать слушателей.

  2. Звуковое сопровождение. Если вы решили вставить в свою презентацию зву­ковое сопровождение, то будьте очень аккуратны. Музыка не должна заглушать
    докладчика, раздражать слух, иметь резкие переходы, а также усыплять слуша­телей. Звуковое сопровождение должно органично вписываться в тему вашей
    презентации. Если вы не уверены в необходимости или выборе звукового
    сопровождения презентации, то лучше вообще от него отказаться.

  3. Доводка презентации. Доводка презентации заключается в неоднократном
    просмотре всей презентации, определении временных интервалов, необходи­мых аудитории для просмотра каждого слайда, и времени их смены. Помните,
    что слайд должен быть на экране столько времени, чтобы аудитория могла
    рассмотреть, запомнить, осознать его содержимое. Между тем большой интер­вал между сменами слайдов снижает интерес. Возможно, при окончательном
    просмотре вам придется поменять местами некоторые слайды для создания
    более логической структуры презентации или внести в нее другие коррективы.
    Презентация должна заканчиваться итоговым слайдом, на котором следует
    поместить основные выводы доклада в обобщенном виде.

Печать презентации

Для слушателей необходимо иногда подготовить раздаточный материал с основными положениями и выводами доклада (конспект доклада). В раздаточный материал можно включать часть текста докладчика, часть текста презентации, а также можно распечатать заметки к слайдам.

При подготовке раздаточного материала помните, что графики и таблицы должны хорошо читаться. Раздаточный материал должен быть подготовлен до начала вы­ступления, чтобы слушатели могли делать на нем свои пометки. Это поможет им в усвоении излагаемого материала.

Эффективное выступление

Впечатление от прекрасно сделанной презентации может быть испорчено из-за пло­хого выступления докладчика и плохой подготовки к ее демонстрации.

При выступлении перед аудиторией с использованием презентации необходимо чет­ко представлять, с какой целью вы решили перед ней выступить. Дело в том, что каж­дый вид выступления отличается своими особенностями, имеет свою логику. Для того чтобы выступление было выслушано с интересом, при подготовке к нему необходимо учесть следующие моменты:

возрастные особенности аудитории;

сферу интересов, профессиональную направленность и уровень знаний этой аудитории;

знакомы ли слушатели с темой выступления, приходилось ли им ранее изучать данные вопросы;

необходимо определить время, которое планируется затратить на выступле­ние, или точно знать, сколько времени на него отведено.

Доклад с использованием презентации

В настоящее время уже редко встретишь публичное выступление, которое обходится без презентации. Обычно каждый ее слайд сопровождается комментариями доклад­чика. Такое выступление более наглядно, доходчиво и понятно для слушателей, доль­ше остается в их памяти.

Чтобы доклад, сопровождающийся презентацией, имел успех, необходимо со­блюдение следующих условий:

наглядный материал должен быть правильно распределен на слайдах: необхо­димы краткость, ясность и четкость представления текстового материала, таб­лиц, графиков и диаграмм;

рисунки должны быть наглядными, четкими, яркими и не должны иметь рас­плывчатых границ;

цветовое решение слайдов должно быть продумано, грамотно выполнено и выдержано по всей презентации;

анимационные эффекты должны быть уместны;

звуковое сопровождение не должно заглушать голос докладчика и отвлекать аудиторию от темы доклада;

докладчик должен не дословно повторять весь текст, размещенный на слайдах (аудитория умеет читать), а сообщать дополнительную, разъяснительную информацию, комментировать иллюстрации, графики, таблицы.

Ораторское искусство

В начале доклада необходимо представиться аудитории и объяснить причину или цель выступления, после чего можно приступать к последовательному изложению материала. Излагать материал необходимо понятно, четко, достаточно громко (чтобы было слышно и на «галерке»), если нет микрофона, а не «бубнить» себе под нос. А для этого надо заранее прочитать и отрепетировать свой доклад. Посмотреть, как текст вашего доклада сочетается со слайдами презентации: может быть есть необхо­димость поменять порядок демонстрации слайдов, чтобы он больше соответствовал излагаемой в докладе информации.

Замечено, что чем больше помещение, тем медленнее должен быть темп. Что касается ритма речи, то следует отметить: монотонная речь усыпляет, отрывистая — раздра­жает. Следовательно, ритм нужно научиться менять. Настоящие мастера слова по ходу лекции постоянного меняют не только ритм, но и темп речи, силу и тембр голо­са. Говорить следует громко, живо, а также четко произносить слова.

Используйте паузы: они всегда придают речи «вескость». Пауза — это как бы граница между абзацами. Она также делается, если вы собираетесь сказать нечто значитель­ное. Чем пауза больше, тем напряженнее будет внимание слушателей, но не слишком затягивайте паузы — вы можете потерять внимание аудитории.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей №82 г

    Документ
    Совершенствование уровня педагогического мастерства, эрудиции и профессиональной, психолого-педагогической и методической компетентности учителя информатики и ИКТ.
  2. Муниципального общеобразовательного учреждения «средней общеобразовательной школы №4» Раздел I

    Документ
    Телефоны: (395-5) 51-94-40 (приемная), (395-5) 51-94-30 (информационно-методический центр), (395-5) 51-94-50 (бухгалтерия), (395-5) 51-92-00 (завхоз), (395-5) 51-94-22 (вахта, столовая), (395-5) 51-94-70 (начальная школа), (395-5)
  3. Муниципальное общеобразовательное учреждение (82)

    Документ
    Климатические и экономические условия. Поселок Уральский – закрытое административно-территориальное образование (ЗАТО)- расположен в лесистой местности на границе Белоярского и Сысертского районов Свердловской области в 30-ти км юго-
  4. Муниципальное общеобразовательное учреждение гимназия №6 публичный доклад

    Доклад
    Образовательный процесс в МОУ гимназии №6 осуществляется на основе государственных стандартов начального общего, основного общего и среднего (полного) общего образования (2004 год) и требований к уровню подготовки выпускников.
  5. Муниципальное общеобразовательное учреждение (109)

    Доклад
    Муниципальное общеобразовательное учреждение «Лицей» г. Дедовска – правопреемник средней общеобразовательной школы № 2, которая была открыта в 1980 году.

Другие похожие документы..