Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением Правительства

Кировской области

от 23.12.2010 № 480

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах

исполнительной власти

Кировской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее – Инструкция) разработана с учётом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.

1.1.1. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Кировской области (далее – органы исполнительной власти), структурных подразделениях администрации Правительства Кировской области (далее – структурные подразделения).

1.1.2. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов.

1.1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.1.4. Системы электронного документооборота, применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.2. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами в администрации Правительства Кировской области осуществляет управление делопроизводства администрации Правительства Кировской области (далее – управление делопроизводства).

На управление делопроизводства возлагается методическое руководство по организации делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти, обучение по вопросам делопроизводства работников органов исполнительной власти, а также оказание методической помощи муниципальным образованиям области по вопросам делопроизводства.

Функции, задачи, права и ответственность управления делопроизводства регламентируются Положением об управлении делопроизводства администрации Правительства Кировской области, должностные обязанности работников управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в органах исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя, или работником, совмещающим обязанности по делопроизводству с другими функциональными обязанностями.

Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти, организующих или непосредственно осуществляющих работу с документами.

Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность, установленную федеральным и областным законодательством, за утрату находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на их руководителей. С настоящей Инструкцией руководитель знакомит каждого
сотрудника под роспись.

1.5. Руководитель органа исполнительной власти определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем органа исполнительной власти. На указанного работника возлагаются следующие основные функции:

1.5.1. Прием и учет поступающих в орган исполнительной власти документов, проверка соответствия количества поступивших документов фактически полученному числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее – отдел документооборота), а также правильности их регистрации.

1.5.2. Передача поступивших документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти и после получения соответствующего указания (резолюции) по исполнению документа – исполнителю.

1.5.3. В соответствии с указанием (резолюцией) руководителя по исполнению документа ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в орган исполнительной власти.

1.5.4. Контроль за прохождением документов в органе исполнительной власти.

1.5.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях.

1.5.6. Ввод в электронную базу данных органа исполнительной власти и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов.

1.5.7. Периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, подлежащих сохранению, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости – на сетевой диск.

1.5.8. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти.

1.5.9. Ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» и представление в отдел документооборота актов сверки.

1.5.10. Учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку.

1.5.11. Выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом.

1.5.12. Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

1.5.13. Разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти на очередной год.

1.5.14. Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив.

1.5.15. Проведение инструктажа вновь принятых в орган исполнительной власти сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства.

1.5.16. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя органа исполнительной власти.

1.5.17. Подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в органе исполнительной власти.

1.6. При работе с подлинниками изданных документов и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.

1.8. С нормативными правовыми актами Губернатора Кировской области (далее – Губернатор области), Правительства Кировской области, Председателя Правительства Кировской области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатора области, заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта.

1.9. Копии постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, указов Губернатора Кировской области, распоряжений Губернатора Кировской области и Председателя Правительства Кировской области органам исполнительной власти рассылаются в электронном виде отделом документирования управления делопроизводства (далее – отдел документирования).

В случае необходимости копии указанных выше нормативных правовых актов на бумажном носителе выдаются и заверяются в установленном порядке отделом документирования по письменному запросу.

Заверенные соответствующей печатью копии постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования с разрешения заместителя Председателя Правительства области – управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства.

1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения по службе сотрудник обязан:

1.10.1. Передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа исполнительной власти.

1.10.2. Отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в управление специальных программ и информационной безопасности администрации Правительства Кировской области (далее – управление специальных программ).

1.11. В случае увольнения или перехода на работу в другой орган исполнительной власти сотрудник должен:

1.11.1. Своевременно отчитаться перед руководителем органа исполнительной власти о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов.

1.11.2. Сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в управление специальных программ.

1.11.3. Передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, или по указанию руководителя другому сотруднику. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем данного органа исполнительной власти. Подписанный обеими сторонами акт хранится в органе исполнительной власти.

1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск.

1.12.1. Сотрудники администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти при Правительстве Кировской области, руководители и заместители органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в управление организационной и кадровой работы администрации Правительства Кировской области (далее – управление организационной и кадровой работы).

1.12.2. Сотрудники (за исключением руководителей и заместителей руководителя) органов исполнительной власти, являющихся юридическими лицами, сдают служебное удостоверение в кадровую службу органа исполнительной власти.

1.12.3. Служебный пропуск сдаётся в хозяйственное управление администрации Правительства Кировской области (далее – хозяйственное управление).

1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания сотрудник органа исполнительной власти или структурного подразделения немедленно докладывает руководителю органа исполнительной власти, заместителю Председателя Правительства области – управляющему делами Правительства области.

Руководителем органа исполнительной власти незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется
заместитель Председателя Правительства области – управляющий делами Правительства области.

1.14. Переписка между органами исполнительной власти по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов Правительства Кировской области осуществляется через департамент информационной работы Кировской области.

1.16. Порядок использования имеющихся в органе исполнительной власти средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого органа исполнительной власти.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в государственный орган или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

служба делопроизводства (служба ДОУ) – структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других органах исполнительной власти;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архив;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Правительстве Кировской области,

администрации Правительства Кировской области и

органах исполнительной власти

3.1. Бланки с воспроизведением герба Кировской области

3.1.1. Для оформления правовых актов (постановлений, распоряжений, приказов) и писем используются бланки с воспроизведением герба Кировской области, в том числе номерные.

Устанавливаются два основных формата бланков документов
А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

3.1.2. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей:

левое – от 2,75 до 3,5 см;

правое – не менее 1 см;

верхнее – не менее 2,5 см;

нижнее – не менее 2 см (на бланках формата А5 – 1,6 см).

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого – от 2,75 до 3,5 см.

3.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Исключение составляют номерные бланки с изображением герба
Кировской области в цветном изображении, порядок изготовления которых изложен в подпунктах 3.1.7 – 3.1.13 данного раздела.

3.1.4. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями № 1 и № 2.

Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.1.5. Для Правительства области, органов исполнительной власти, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк постановления (приложение № 3);

бланк распоряжения (приложения № 4, № 5, № 6, № 7);

бланк указа (приложение № 8);

бланк приказа (приложение № 9);

бланк протокола (приложение № 10);

бланк письма (приложения № 11, № 12);

бланк письма должностного лица (приложение № 13);

бланк письма структурного подразделения (приложение № 14).

Бланки органов исполнительной власти или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель органа исполнительной власти или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка оговорено в положении об органе исполнительной власти.

3.1.6. Бланки документов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

3.1.6.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, протокола):

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

вид документа;

дата документа и регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа.

3.1.6.2. Для бланка письма:

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

справочные данные об органе исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.6.3. Для бланка письма должностного лица:

герб Кировской области;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.6.4. Для бланка письма органа исполнительной власти (структурного подразделения), координационного или совещательного органа:

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения (координационного или
совещательного органа);

справочные данные об органе исполнительной власти (структурном подразделении), координационном или совещательном органе;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.6.5. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

герб Кировской области;

наименование органа исполнительной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.