Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Программа'
Программа государственного экзамена по политологии нацелена на проверку методологических основ и методического инструментария изучаемой отрасли науки...полностью>>
'Документ'
В послевоенный период наиболее известной и созданной специально для подготовки дизайнеров стала Высшая школа формообразования в Ульме. Она явилась, с...полностью>>
'Книга'
В 54 Группы как инструмент психологической помощи/Пер. с англ. В.П. Чурсина. — М.: Не­зави­симая фир­ма “Класс”, 2 . — 432 с. — (Библиотека психологи...полностью>>
'Документ'
В каждом конкретном случае перед врачом стоит задача выбора рациональной программы терапии с учетом не только этиологии и патогенеза заболевания, но ...полностью>>

Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12 октября 2011 года № 828

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Нижегородской области и их

структурных подразделениях"

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительной власти) и их структурных подразделениях в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Правительство Нижегородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция).

2. Руководителям органов исполнительной власти обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года № 155 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на аппарат Правительства Нижегородской области.

Губернатор В.П. Шанцев

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства

Нижегородской области

от 12 октября 2011 года № 828

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах исполнительной власти

Нижегородской области и их структурных подразделениях

ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

4

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

5

3.1. Бланки документов

5

3.2. Общие требования к оформлению документов

7

3.3. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации

16

IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

17

4.1. Акты Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения и др.)

17

4.2. Поручения

20

4.3. Оформление доверенности

22

4.4. Приказ

23

4.5. Положение, правила, инструкция, регламент

24

4.6. Протокол

25

4.7. Служебная переписка

27

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

32

5.1. Организация документооборота

32

5.2. Организация доставки и отправки документов

33

5.3. Регистрация документов

37

5.4. Порядок рассмотрения документов Губернатором, руководством органов исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

39

5.5. Печатание, размножение и учет количества документов

40

5.6. Работа исполнителей с документами

42

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

43

5.8. Работа с обращениями граждан

43

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)

44

5.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

45

5.11. Учет и анализ объемов документооборота

46

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

46

6.1. Составление номенклатур дел

46

6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение

50

6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

53

VII. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

56

7.1. Организация общей поисковой системы по документам

56

7.2. Особенности работы с электронными документами

56

VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ

59

IX. ПРИЛОЖЕНИЯ

62

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.

Работники структурных подразделений органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ

ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителями органов исполнительной власти.

2.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служба документационного обеспечения управления (делопроизводства) - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органов исполнительной власти;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

III.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (приложения 1, 2, 3), установленные соответствующими правовыми актами Правительства Нижегородской области (далее - Правительство).

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки:

- бланк письма (Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства (далее - Губернатор), Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителя Председателя Правительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор), заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области (далее - заместители Губернатора), органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительной власти), структурных подразделений аппарата Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Правительства));

- общий бланк (Правительства, органов исполнительной власти);

- бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора; приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти);

- бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный, которые используются в следующем порядке:

- должностной бланк - должностным лицом органа исполнительной власти, должность которого (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке;

- бланк Правительства - Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором, заместителями Губернатора;

- бланк органов исполнительной власти - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти, за подписью руководителя органа исполнительной власти, а также лица его замещающего;

- бланк структурного подразделения аппарата Правительства - структурными подразделениями аппарата Правительства, за подписью руководителя, заместителя руководителя структурного подразделения.

Документы совещательных органов при Губернаторе или Правительстве, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланка допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).

3.1.3. Для ведения переписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности.

3.1.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти, не являющихся членами Правительства (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих.

3.1.5. Бланк письма (Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора); общий бланк Правительства; бланки конкретных видов документов (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора) изготавливаются централизованно управлением делами Правительства Нижегородской области на основании утвержденных образцов бланков.

Образцы вышеперечисленных бланков утверждаются правовыми актами Губернатора и Правительства.

3.1.6. Утвержденные образцы бланков Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, органов исполнительной власти формируются в "Альбом образцов бланков правовых актов и организационных документов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области".

3.1.7. Бланк документа с изображением Герба Нижегородской области должен использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не может передаваться сторонним организациям и лицам.

Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачи номерных бланков". Учет и выдача номерных бланков осуществляется аппаратом Правительства (департаментом организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области). Порядок выдачи номерных бланков в органы исполнительной власти Нижегородской области, возврата и уничтожения испорченных бланков определены распоряжениями Губернатора Нижегородской области от 24 августа 2005 года № 772-р; от 20 сентября 2005 года № 892-р; от 14 ноября 2005 года № 1290-р.

3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ.

3.1.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Регламент правительства нижегородской области

    Регламент
    В соответствии с Законом Нижегородской области от 9 апреля 2001 года N 176-З "О Правительстве Нижегородской области", в целях дальнейшего совершенствования обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Нижегородской
  2. Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению и делопроизводству в администрации городского округа г. Бор

    Документ
    В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации городского округа г.
  3. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Собрание закон

    Закон
    В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.
  4. Нижегородской области (4)

    Документ
    1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии со статьями 135, 144 Трудового кодекса Российской Федерации, постановлением Правительства Нижегородской области от 23 июля 2008 года № 296 «О введении новых систем оплаты труда работников
  5. Вестник Волгоградской академии мвд россии. Выпуск 1 (16) 2011 : научно-ме-тодический журнал. Волгоград : ВА мвд россии, 2011. 202 с

    Научно-методический журнал
    Главный редактор журнала — заслуженный юрист Российской Федерации, доктор юридических наук, доцент, начальник Волгоградской академии МВД России В. И. Третьяков.

Другие похожие документы..