Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Все чаще и чаще обращаются руководители предприятий к внешним консультантам с вопросом: «Как нам мотивировать наших работников?». По меткому выражению...полностью>>
'Темы рефератов'
Рекомендуемые темы рефератов по экономике, для поступающих в аспирантуру РГИИС по специальности 08.00.05 – «Экономика и управление народным хозяйством...полностью>>
'Автореферат диссертации'
Защита диссертации состоится 2010 года в 14:00 на заседании диссертационного совета Д 203.005.02 при Всероссийском научно-исследовательском институте...полностью>>
'Доклад'
Полное название – муниципальное казённое общеобразовательное учреждение Муниципального образования город Ирбит «Средняя общеобразовательная школа № 1...полностью>>

Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

Главная > Курс лекций
Сохрани ссылку в одной из сетей:

КУРС ЛЕКЦИЙ

кандидата экономических наук, доцента ТОЛМАЧЁВА Олега Михайловича

по дисциплине:

«ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА (МАЛОГО БИЗНЕСА)»

Введение

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности

Тема 3 Составление и оформление документов

Тема 4 Организация делопроизводства

Тема 5 Организация документооборота

Тема 6 Контроль исполнения документов

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

Тема 8 Техническая документация в документообороте

Литература

Введение

Переходный период в экономической истории РоссииXXвека привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.

Специфичность обеспечения хозяйственной деятельности документной информацией заключается в приоритете оперативности перед другими критериями эффективности управленческих решений при ощутимом дефиците квалифицированного, специально подготовленного персонала.

Объектами изучения предлагаемого курса являются документы, системы документации, организационно-технологические и методические основы обеспечения организаций, предприятий и учреждений документной информацией, реализованные как с помощью традиционных (ручных) методов работы, так и современных информационных технологий.

Содержание лекционного курса отражает современные направления рационального и эффективного построения документационных процессов и базируется на действующих нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления (ДОУ) — ГОСТах и нормативных документах, на автоматизированных и унифицированных системах документации (АСУ, УСД), единой системе документационного обеспечения управления (ЕГС ДОУ) и др.

Предлагаемый курс призван способствовать ликвидации объективно сложившегося разрыва теории и практики информационно-документационного обеспечения в условиях постоянно меняющихся параметров рыночной экономики.

Курс имеет целью ознакомление студентов и специалистов с основными видами организационно-распорядительной, проектно-сметной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской документации, с описанием технологических процессов ее составления, оформления и практического применения. Определенное место в курсе занимает освещение организационных структур документационных служб, этапов документооборота, технологии процессов обработки, формирования и хранения документов с созданием баз и банков данных, ведения информационно-справочной и контрольной работы по документам.

Не менее важным аспектом настоящего курса является создание необходимых теоретических и практических предпосылок для прочного усвоения процедур подготовки и оформления организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, составляющей сердцевину управленческих процессов.

Структурное построение и содержание курса призвано обогатить организационную культуру менеджера и специалиста. Курс является прикладным и изучается в органической связи с другими дисциплинами учебного плана экономических специальностей вузов (применительно к конкретной специализации).

Основная задача лекционного курса «Теория и практика документной информации» — сознательное и продуктивное усвоение роли и места документа в управленческом механизме, знание теоретических основ, приобретение практических навыков в подготовке, оформлении, использовании и контроле нормативных, организационно-распорядительных документов, обращающихся в народном хозяйстве.

Автор лекционного курса отчетливо сознает, что деятельность современного специалиста управленческих структур немыслима без использования современных информационных технологий и оргтехники при подготовке, принятии и исполнении решений. Руководить без информационно-документной базы, составляющей каркас организационной культуры, в современных условиях невозможно. Тем более в современной ситуации, когда командно-административная система, голосовое (телефонное) право стали достоянием истории.

Независимо от существенного технического и технологического прогресса в области управления, егодокументацион-наясущность не только не исчезает, но, наоборот, постоянно возрастает вместе с усилением информационно-правовой составляющей самого документа.

В связи с этим представляется актуальным исследование и разработка принципов построения и функционирования информационно-документационных систем независимо от сферы их практического применения.

Представляется, что ключевые понятия курса «документ», «информация», «документооборот» требуют нетривиального подхода и основательной современной аргументации. Предметом настоящего курса и является рассмотрение основ информационно-документационного обеспечения в условиях существенных изменений в сфере управления экономикой, вызванных современными информационными технологиями.

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

План лекции

1 . Системы документации в народном хозяйстве России.

2. Технология и реализация информационных систем управления.

3. Основные характеристики информации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характерпредварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности,присущихконкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годовXXвека в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».

Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции — от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.

С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможностьработыкак с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:

- унификация и стандартизация;

- централизация и упорядочение документооборота;

- эшелонирование хранения документов;

- экономика и планирование документационных процессов;

- организация труда специализированного персонала;

- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

- комплексность (участие всех структур);

- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);

- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);

- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

2. Технология и реализация информационных систем управления

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем управления может быть представлена схематически:

ИСУ (информационная система управления)

"" Документная информация

Совокупность условий

Система АРМ

(персонал, средства, <>" концепция, маркетинг)

----------------------------

Программные оболочки

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде всего, с формированием документально-информационных потоков (ЦИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.

Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководителя и специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.

Таблица 1 Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала

Категории персонала

Информационные функции

организационно-технологические

логические

творческие

Менеджеры высшего звена

15

25

60

Менеджеры среднего звена

30

40

30

Менеджеры низового звена

80

15

5

Специалисты

20

50

30

Технические исполнители

85

13

2

Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.

Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточнопредсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению.Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы.Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.

База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалистак

нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.

База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.

Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.

Примером такого рода может быть организация обработки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специа­листам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.

В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.

Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера-технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.

Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.

Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.

В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль играет принципиально новая концепция построения АРМ — МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.

МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.

Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Курс лекций по дисциплине: «логистика»

    Курс лекций
    - научить слушателей навыкам управления, планирования и организации в основных функциональных областях логистики, то есть транспорта, складском хозяйстве,
  2. Программа дисциплины с. 7 Тематические планы с. 22

    Программа дисциплины
    Он определяет объем знаний по экономике, содержит учебную программу, тематические планы изучения дисциплины студентами всех форм обучения, планы семинарских и практических занятий и рекомендации по методическому обеспечению всех видов учебной работы.
  3. Составители: С. В. Булыгина, Н. А. Макарова, И. И. Муравьёва, Л. П. Перегудова, И. В. Стяблина, Г. И. Ходякова Редактор: В. Т

    Документ
    / ТОГУК «Тамб. обл. универс. науч. б-ка им. А. С. Пушкина», ТОГУ «Гос. арх. Тамб. обл.», ТОГУ «Гос. арх. соц.-полит. истории Тамб. обл.»; сост.: С. В.
  4. Учебно-методический комплекс (Специальность 021100 «Юриспруденция») Москва 2005 (1)

    Учебно-методический комплекс
    Учебно-методический комплекс обсужден и рекомендован к изданию на заседании кафедры гуманитарных и социально-экономических дисциплин. Протокол № 3 от «25» октября 2005 года.
  5. Маркетинг (8)

    Рабочая учебная программа
    Рецензент: профессор кафедры экономики и управления Ленинградского Государственного университета имени А.С. Пушкина (Московский филиал), кандидат экономических наук, доцент Новиков В.

Другие похожие документы..