Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Никольский Николай Васильевич. (1878-1991) - доктор исторических наук, первый чувашский учёный, профессор (1916), этнограф, основатель газеты «Хыпар»...полностью>>
'Литература'
Цель: ознакомить учащихся с составом воздуха, историей открытия кислорода и нахождением его в природе; дать представление о кислороде и озоне как о п...полностью>>
'Документ'
Участившиеся в последние годы техногенные катастрофы обострили внимание человечества к качеству окружающей среды. Особое внимание привлекает оценка р...полностью>>
'Программа'
Государственная программа форсированного индустриально-инновационного развития Казахстана на 2010 – 2014 годы во исполнение поручения Президента Респ...полностью>>

Учебно-методическое пособие Новочеркасск 2006 удк 004. 4 (07)

Главная > Учебно-методическое пособие
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Южно-Российский государственный технический университет

(Новочеркасский политехнический институт)

Шахтинский институт (филиал) ЮРГТУ (НПИ)

инструментальные средства

информационных технологий.

Работа с таблицами и графиками.

Дополнительные возможности

Microsoft Word XP.

Учебно-методическое пособие

Новочеркасск 2006

УДК 004.4 (07)

Рецензент: канд. техн. наук Ю.Н. Попков

Составитель: Меньшенин С.Е.

Инструментальные средства информационных технологий. Работа с таблицами и графиками. Дополнительные возможности Microsoft Word XP. Учебно-методическое пособие / Сост. С.Е. Меньшенин; М-во образования и науки РФ, Шахтинский ин-т (филиал) ЮРГТУ (НПИ). – Новочеркасск: ЮРГТУ, 2006. – 48 с. – 50 экз.

Рассматриваются вопросы создания, форматирования и оформления текстовых документов с таблицами и графиками в учебном процессе. Приведены основные принципы работы с таблицами и графиками. Рассмотрены дополнительные возможности Microsoft Word XP и приемы их использования. Даны подробные методические указания по созданию текстовых документов от простейших до самых сложных.

Состоит из ряда поэтапно выполняемых заданий, позволяющих освоить приемы эффективного редактирования и профессионального оформления текстовых документов. Содержит теоретические выкладки.

Предназначено для студентов специальностей: 230201 «Информационные системы и технологии», 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» и 080801 «Прикладная информатика (в юриспруденции)».

© Шахтинский институт ЮРГТУ, 2006

© Меньшенин С.Е., 2006

ВВЕДЕНИЕ

С помощью таблиц Word существенно упрощается процесс создания бланков, анкет, отчетов и прочих документов, в которых требуется выводить информацию в строках и столбцах. Иногда достаточно воспользоваться табуляцией или колонками, но во многих случаях предпочтительней таблица – так проще и легче работать. Средство построения таблиц обладает полным набором функций, делающих таблицы похожими на электронные таблицы Excel. Word включает в себя большинство присущих электронным таблицам функций обработки данных. Также Word обладает широкими возможностями обработки графических образов, что позволяет использовать графику для оформления создаваемых документов. Word сделал процесс вставки в документ различных электронных образов очень простым.

Работа с Таблицами, графиками и диаграммами

Рассмотрим инструменты создания и форматирования таблиц, а также модуль Microsoft Chart, позволяющий представлять табличные данные в виде диаграмм и графиков. Таблицы используются для представления самой разнообразной числовой и текстовой информации, которую можно упорядочить по одному или нескольким критериям. Word обладает обширным набором инструментов для построения и форматирования таблиц, что позволяет строить очень сложные таблицы с любым мыслимым оформлением. В Word для работы с таблицами отведен целый пункт Главного меню. Создание таблицы производится по приведенной ниже последовательности.

  1. Откройте новый или существующий документ. Переключитесь в обычный режим просмотра и поместите текстовый курсор в конец того абзаца, после которого нужно добавить таблицу.

  2. Нажмите клавишу Enter и введите заголовок «План выпуска продукции».

  3. С помощью раскрывающегося списка Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting) назначьте ему стиль Заголовок 3 (Heading 3).

  4. Щелкните на кнопке Добавить таблицу (Insert Table).

  5. В раскрывшейся палитре с клетками щелкните на четвертой клетке третьей строки. Выбранная клетка задает размер таблицы в ячейках. В результате выполненных действий в документ будет вставлена таблица размером 3х4 ячейки, показанная на рис. 1.

Рис.1. Добавление таблицы

Если палитра кнопки Добавить таблицу (Insert Table) не позволяет создать таблицу с нужным числом ячеек, выберите команду Таблица > Добавить > Таблица (Table > Insert > Table), в открывшемся окне диалога введите параметры создаваемой таблицы и щелкните на кнопке ОК.

  1. Наполним таблицу полезной информацией. Щелкните в первой ячейке первой строки и введите текст «Название товара».

  2. Нажмите клавишу Tab. Курсор переместится во вторую ячейку первой строки. Введите текст «Январь».

  3. При каждом последующем нажатии клавиши Tab курсор будет перемещаться последовательно по всем ячейкам таблицы, позволяя вводить нужные данные. Заполните таблицу в соответствии с рис. 2.

Рис. 2. Ввод данных в таблицу

Для перехода к предыдущей ячейке нажимайте клавиши Shift+Tab. Для перемещения по ячейкам таблицы можно также пользоваться клавишами со стрелками либо просто щелкать мышью на нужной ячейке.

  1. После ввода числа в последнюю ячейку третьей строки снова нажмите клавишу Tab. Таблица автоматически увеличится на одну строку, и вы сможете заполнить еще четыре ячейки. Таким образом, нет особой нужды заранее рассчитывать точное число строк таблицы.

По мере ввода данных Word добавит столько строк, сколько будет нужно. Текст ячеек таблицы можно форматировать точно так же, как и любой другой текст документа Word. Единственное отличие состоит в том, что выравнивание текста выполняется не относительно полей страницы, а относительно границ каждой ячейки. Настраивая вид ячеек, можно выделять конкретные ячейки, группы строк или столбцов и всю таблицу целиком. Назначаемые режимы форматирования и выравнивания текста будут влиять только на выделенные ячейки. Поскольку абзац, предшествующий таблице, был выделен стилем Заголовок 3 (Heading 3), все ячейки таблицы получили в наследство тот же стиль. Но этот стиль предназначен для заголовка. Давайте изменим стиль ячеек таблицы.

  1. Выбором команды Таблица > Выделить > Таблица (Table > Select > Table) выделите всю таблицу (при выполнении этой команды текстовый курсор должен находиться в одной из ячеек выделяемой таблицы) и выберите в раскрывающемся списке Стиль (Style) панели инструментов Форматирование (Formatting) пункт Обычный (Normal).

  2. Щелкните мышью левее первой ячейки верхней строки. Будет выделена вся верхняя строка таблицы.

  3. Щелкните на кнопке По центру (Center) панели инструментов Форматирование (Formatting), чтобы центрировать содержимое ячеек. Затем нажатием клавиш Ctrl+B назначьте тексту выделенной строки полужирное начертание.

  4. Поместите указатель мыши в первую ячейку второй строки чуть правее левой границы ячейки, чтобы значок указателя принял форму наклонной стрелки (рис. 3), и протащите мышь вниз, выделив этим приемом первые ячейки строк со второй по четвертую.

Рис. 3. Форматирование текста таблицы

  1. Нажатием клавиш Ctrl+I назначьте выделенным ячейкам курсивное начертание.

  2. В любой момент можно изменить конфигурацию таблицы, добавляя в нее строки и столбцы. Щелкните во втором столбце таблицы и выберите команду Таблица > Добавить > Столбцы справа (Table > Insert > Columns To The Right).

Чтобы удалить строку, столбец или группу ячеек, выделите удаляемые ячейки и выберите соответствующую команду подменю Таблица > Удалить (Table > Delete). Нажатие клавиши Delete не удаляет выделенные ячейки, а лишь стирает их содержимое.

  1. Щелкните в верхней ячейке нового столбца и введите слово «Апрель». При помощи навигационных клавиш клавиатуры перейдите во вторую ячейку нового столбца и введите число. Аналогичным образом заполните все пустые ячейки.

  2. Щелчком на верхней границе первой ячейки третьего столбца выделите весь столбец, как показано на рис. 4. Поместите указатель в ячейку со словом «Апрель» и нажмите левую кнопку мыши.

Рис. 4. Перетаскивание столбца

  1. Перетащите мышь правее первой ячейки пятого столбца и отпустите левую кнопку. Третий столбец переместится в конец таблицы. Word предлагает еще один интересный способ добавления и удаления ячеек. Их можно просто нарисовать. Это очень быстрая и удобная методика построения таблиц, однако она требует определенных навыков и умения точно манипулировать мышью.

  2. Добавим одну широкую ячейку в верхней части таблицы. Для этого выберите команду Таблица > Нарисовать таблицу (Table > Draw Table). Word автоматически переключит документ в режим разметки страниц, так как только этот режим позволяет оценивать реальные размеры изображаемых элементов документа. Значок указателя мыши примет форму карандаша, и на экране появится панель инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders), показанная на рис. 5. Она обеспечивает доступ к инструментам форматирования и редактирования таблиц.

  3. П

    Рис. 5. Панель инструментов

    Таблицы и границы

    оместите указатель в верхний левый угол таблицы и нажмите левую кнопку мыши. Протащите мышь вправо до правой границы таблицы и чуть вверх, чтобы появилась еще одна широкая ячейка, показанная на рис. 6. Введите в новую ячейку текст.

В построенной таблице необходимо изменить следующие размеры: уменьшить ширину всей таблицы; расширить первый столбец, чтобы его содержимое отображалось одной строкой; увеличить высоту всех строк для лучшей читабельности текста.

Для этого выполним следующие операции.

  1. Е

    Рис. 6. Нарисованная ячейка

    Рис. 7. Маркеры линеек

    сли режим отображения линеек отключен, выберите команду Вид > Линейка (View > Ruler). Когда курсор находится в пределах таблицы, на вертикальной и горизонтальной линейках появляются специальные маркеры, позволяющие изменять высоту и ширину ячеек (рис. 7). Кроме того, на горизонтальной линейке присутствуют маркеры регулировки отступов текста текущей ячейки или выделенного столбца от границ ячеек. Подвигайте эти маркеры и изучите их воздействие на вид таблицы.

  2. Перетащите маркер границы между первой и второй строками таблицы вниз на 1 см. Щелкните на верхней ячейке таблицы.

  3. В панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) щелкните на стрелке слева от кнопки режима выравнивания и выберите в открывшейся палитре кнопку Выровнять по центру (Align Center).

  1. Чтобы увеличить шрифт заглавной ячейки, выберите в раскрывающемся списке Размер (Font Size) панели инструментов Форматирование (Formatting) число 18.

  2. Ч

    Рис. 8. Окно диалога свойств таблицы

    Рис. 9. Настройка размеров таблицы

    тобы точно задать ширину таблицы, выберите команду Таблица > Свойства таблицы (Table > Table Properties). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8. Оно имеет четыре вкладки, с помощью которых можно настраивать параметры выделенных строк, столбцов или ячеек, а также таблицы в целом.

  3. На вкладке Таблица (Table) установите флажок ширина (Preferred Width). Введите в одноименный счетчик число 30.

  4. Щелкните на кнопке ОК. Теперь ширина таблицы будет равна 30 делениям, как показано на рис. 9.

  5. Переместите указатель на вертикальную линию границы между первым и вторым столбцом, чтобы значок принял форму двунаправленной стрелки, и нажмите левую кнопку мыши.

  6. Перетащите границу вправо на такое расстояние, чтобы текст всех ячеек первого столбца помещался в одну строку. Мы настроили ширину первого столбца, но получилось так, что второй столбец оказался слишком узким. Выровняем ширину четырех правых столбцов таблицы.

  7. Нажмите левую кнопку мыши в ячейке «Январь» и протащите указатель до правой нижней ячейки таблицы. Окажутся выделенными четыре правых столбца. Щелкните на кнопке Выровнять ширину столбцов (Distribute Columns Evenly).

  8. В

    Рис. 10. Таблица с настроенными ячейками

    ыделите последние четыре строки таблицы. Выберите команду Таблица > Свойства таблицы (Table > Table Properties). На вкладке Строка (Row) открывшегося окна диалога установите флажок Высота (Specify Height) и введите в одноименный счетчик число 1. Затем щелкните на кнопке ОК. Таблица станет такой, как показано на рис. 10.

Построенная таблица достаточно проста. Часто возникает надобность сформировать таблицу с подзаголовками, объединяющими серию строк или столбцов. Чтобы научиться объединять ячейки, выполните следующие шаги.

  1. Щелкните в ячейке с текстом «Январь».

  2. Раскройте в панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) палитру кнопки вставки объекта.

  3. Выберите пункт Добавить строки выше (Insert Rows Above). В новой строке выделите четыре правые ячейки, как показано на рис. 11.

Рис. 11. Объединение ячеек

  1. Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) преобразуйте четыре выделенные ячейки в одну. Введите текст «По месяцам».

  1. Выделите ячейку с текстом «Название товара» и ячейку над ней. Щелчком на кнопке Объединить ячейки (Merge Cells) объедините их.

  2. Щелчком на значке Выравнять по центру (Align Center) в палитре кнопки выравнивания объектов подравняйте надпись в образовавшейся большой ячейке. Теперь заголовки строк и столбцов выглядят привлекательнее.

Иногда таблицы оказываются достаточно высокими и не помещаются на одной странице. Чтобы заголовки столбцов дублировались при переносе части таблицы на следующую страницу, выделите первые несколько строк таблицы, которые должны повторяться на каждой странице, и выберите команду Таблица > Заголовки (Table > Heading Rows Repeat). Для отключения этого режима повторно выберите ту же самую команду.

  1. Ячейки можно не только объединять, но и разделять. Выделите три нижние ячейки столбца «Февраль» и щелкните на кнопке Разбить ячейки (Split Cells). Откроется окно диалога, показанное на рис. 12.

Рис. 12. Разбиение ячеек

  1. Сбросьте флажок Объединить перед разбиением (Merge Cells Before Split). Остальные параметры оставьте без изменения. Это заставит Word разделить каждую из трех ячеек пополам. Щелкните на кнопке ОК и введите в новые ячейки произвольные числа.

Форматирование таблицы производится в следующей последовательности.

  1. Щелкните в верхней ячейке таблицы, созданной выше. Выберите в раскрывающемся списке Тип линии (Line Style) панели инструментов Таблицы и границы (Tables And Borders) двойную линию.

  2. Щелкните в той же панели инструментов на стрелке справа от кнопки настройки границ. Раскрывшаяся палитра показывает, что активная ячейка не имеет границ, выполненных двойной линией.

  3. Щелчком на кнопке Нижняя граница (Bottom Border) замените нижнюю одинарную границу ячейки на двойную (рис. 13).

  4. В

    Рис. 13. Настройка границ

    ыделите всю таблицу, в списке Тип линии (Line Style) выберите одинарную линию. В списке Толщина линии (Line Weight) выберите толщину 3 пункта.

  5. Щелчком на кнопке Внешние границы (Outside Border) палитры настройки границ очертите таблицу жирной линией. Ручной настройкой границ ячеек можно создать сколь угодно сложное оформление таблицы. Но, как правило, пользователей устраивает один из стандартных стилей, предлагаемых инструментом автоформата таблиц.

  6. Щелкните в любой точке, не выходящей за пределы таблицы, и выберите команду Таблица > Автоформат (Table > Table AutoFormat) Откроется окно диалога (рис. 14). Окно диалога Автоформат (AutoFormat), в приложении Word XP имеет более сложную структуру, чем в предыдущих версиях Office. Число имеющихся готовых вариантов формата таблицы в Microsoft Word XP значительно больше, чем в прежних версиях, и появилась возможность самостоятельно создавать и изменять стили таблиц.

  7. П

    Рис. 14. Выбор автоформата таблицы

    еребирайте пункты списка Форматы (Formats) и наблюдайте предлагаемое оформление в разделе Образец (Preview) окна диалога.

  8. Отыскав подходящий вариант, попробуйте установить или сбросить некоторые флажки двух нижних разделов окна диалога. Это позволит модифицировать отдельные элементы выбранного автоформата. Затем щелкните на кнопке ОК.

  9. Для таблицы этого упражнения выбрали автоформат Столбцы 4 (Columns 4) и не стали менять состояние флажков. Результат такого форматирования таблицы показан на рис. 15. Таблица имеет сложную структуру, поэтому результат форматирования не удовлетворительный. Для более простых таблиц автоформат дает прекрасные результаты.

Рис. 15. Окончательный вид таблицы

Изучим построение диаграмм и графиков на базе таблиц. Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но человеку часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких как гистограммы, круговые диаграммы или графики. Рассмотрим алгоритм решения этой задачи.

  1. В Главном меню Windows выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот (Programs > Accessories > Notepad).

  1. Нажмите клавишу Tab и введите слово «Январь». Нажмите Tab и введите «Февраль». Продолжайте ввод слов и чисел в соответствии с рис. 16, отделяя их друг от друга символом табуляции.

  2. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) и запишите файл в папку Мои документы (My Documents) под именем Таблица.txt.

  3. З

    Рис. 16. Пример текстового файла

    акройте окно Блокнота. Теперь у вас есть пример обычного текстового файла с небольшой таблицей. Давайте импортируем ее в Word и проиллюстрируем имеющиеся числовые данные диаграммой.

  4. В программе Word щелкните на кнопке Открыть (Open) панели инструментов Стандартная (Standard). В списке Тип файлов (Files Of Type) окна диалога открытия файла выберите пункт Все файлы (All Files), найдите только что созданный файл Таблица.txt и откройте его. В окне диалога Преобразование файла (Convert File) дважды щелкните на строке Только текст (Text Only). Таблица появится в окне Word.

  5. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь документ. Затем выберите команду Таблица > Преобразовать > Преобразовать в таблицу (Table > Convert > Text To Table).

  6. Проверьте, чтобы параметры окна диалога Преобразовать в таблицу (Convert Text To Table) были настроены в соответствии с рис. 17.

  7. Щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat). Если данные текстового файла разделены не табуляциями (например запятыми), выберите в разделе Разделитель (Separate Text At) окна диалога преобразования положение переключателя Другой (Other) и введите в одноименное поле соответствующий символ (запятую).

  8. В

    Рис. 17. Преобразование текста

    в таблицу

    окне диалога Автоформат таблицы (Table AutoFormat) выберите вариант Стандарт 1 (Classic 1). Затем два раза щелкните на кнопке ОК. Таблица готова. Microsoft Office позволяет создавать диаграммы двумя способами: с помощью мастера диаграмм Excel или с помощью модуля Microsoft Graph, который доступен в различных приложениях Office. Сейчас давайте воспользуемся вторым вариантом.

  9. Щелкните в любой ячейке полученной таблицы и выберите команду Таблица > Выделить > Таблица (Table > Select > Table).

  1. Выберите команду Вставка > Рисунок > Диаграмма (Insert > Picture > Chart). В документе Word появится диаграмма и откроется окно таблицы данных Microsoft Graph XP. Информация из таблицы Word будет перенесена в окно Graph XP, а меню и панели инструментов Word заменятся на соответствующие компоненты модуля Graph (см. рис. 18).

  2. Щелкните на пустой области документа Word. Окно данных, панели инструментов и меню модуля Graph XP исчезнут, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.

Рис. 18. Построение диаграммы на базе таблицы Word

Скорее всего, вас не устроит та диаграмма, которая генерируется по умолчанию. Модуль Microsoft Graph предоставляет широчайшие возможности форматирования. Вы можете выбирать тип диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. Рассмотрим на примере диаграммы, построенной на базе таблицы Word, некоторые из доступных приемов форматирования.

  1. Чтобы модифицировать диаграмму, нужно снова открыть модуль Microsoft Graph. Для этого дважды щелкните на диаграмме.

  2. Щелчком на кнопке Режим таблицы (View Datasheet) скройте таблицу данных Graph. Сейчас мы не будем изменять данные. Таблица данных Graph похожа на лист Excel. Если вам придется вручную вводить данные для диаграмм Graph, пользуйтесь приемами, изложенными выше.

  3. В панели инструментов Стандартная (Standard) раскройте палитру кнопки типа диаграммы и выберите подходящий тип, например График (Line Chart). Способы форматирования диаграмм Microsoft Graph похожи на приемы оформления диаграмм Excel. Если вас не устраивают типы диаграмм, представленные в палитре кнопки панели инструментов, выберите команду Диаграмма > Тип диаграммы (Chart > Chart Type). Откроется окно диалога, первая вкладка которого предлагает на выбор больше сотни стандартных вариантов диаграмм, а вторая дает пользователю возможность сконструировать свой собственный тип диаграммы.

  1. Легенда диаграммы расположена неудобно, давайте переместим ее вниз. Для этого щелкните на легенде правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Формат легенды (Format Legend) и на вкладке Размещение (Placement) открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Внизу, посередине (Bottom). Затем щелкните на кнопке ОК.

  2. Захватите мышью правый нижний маркер габаритного прямоугольника диаграммы и перетащите его вправо вниз, чтобы сделать диаграмму немного крупнее, как показано на рис. 19. Теперь давайте приукрасим подписи осей, изменим сетку, на фоне которой выводится график, и увеличим маркеры данных, чтобы они были лучше видны.

  3. Дважды щелкните на числах меток вертикальной оси графика. В открывшемся окне диалога разверните вкладку Шкала (Scale) (рис. 20).

Рис. 19. Форматирование диаграммы



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Neural Network Wizard 7 учебно-методическое пособие

    Учебно-методическое пособие
    Современные информационные технологии. Изучение принципов работы программного эмулятора нейрокомпьютера Neural Network Wizard 1.7. Учебно-методическое пособие по дисциплинам «Интеллектуальные информационные системы» и «Системы искусственного
  2. Риалы VI международной научной конференции (2-3 марта 2006 г.) Белово 2006 ббк ч 214(2Рос-4Ке) 73я431 н 34

    Документ
    Н-34 Наука и образование: Материалы VI Международной научной конференции (2-3 марта 2006 г.): В 4 ч. / Кемеровский государственный университет. Беловский институт (филиал).
  3. Хроники объединенного фонда электронных ресурсов «наука и образование» (5)

    Документ
    Данная авторская разработка пред-ставляет собой комплект программ для решения задач продолжения потенциала. Предложен регуляризирующий алго-ритм, с помощью которого по значениям потенциала на внутренней окружности для модельной задачи
  4. Экономические науки (2)

    Документ
    В последнее десятилетие XX в. демографические процессы, происходившие в нашей стране, имели ярко выраженный негативный характер. Рост населения в России прекратился с 1991 г.
  5. Н. В. Козлова Современное профессиональное образование: психолого-акмеологический подход Издательство тпу томск 2007

    Документ
    В монографии рассматриваются теоретико-методологические и исследовательские позиции в представлении высшего профессионального образования на основании акмеологической методологии.

Другие похожие документы..