Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Кодекс'
Изменения в российском обществе вызвали изменения и в социальном заказе общества к образовательным учреждениям. Образование ставит и, главное, решает...полностью>>
'Доклад'
Средняя общеобразовательная школа №900 открыла двери для юных жителей советского района города Москвы 01 сентября 1972 года, во главе с первым директ...полностью>>
'Исследование'
Защита состоится 23 октября 2007 года в 13.00 часов на заседании Диссертационного Совета Д 208.068.01 при ГОУ ВПО «Пермская государственная фармацевт...полностью>>
'Заседание'
От имени Правления МАГ, соучредителей Форума – Исполкома СНГ, ЕврАзЭС, Правительства Москвы, Ассоциации крупнейших городов мира «Метрополис», Всемирн...полностью>>

Дипломная работа документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Главная > Диплом
Сохрани ссылку в одной из сетей:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

Кафедра экономики и менеджмента

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Документационное обеспечение управления персоналом в

системе государственной службы

Выполнил:

Студент группы

Научный руководитель:

Рецензент:

Заведующий(ая) кафедрой:

Волгоград, 2003 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ 8

1.1. Основные понятия в области создания документов 10

1.2. Нормативная база подготовки и оформления документов 17

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 28

2.1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом 31

2.2. Классификация документации используемой в управлении персоналом

33

2.3. Информационно-документальные потоки в организации 34

2.4. Подготовка, издание распорядительных документов 36

2.5. Классификатор документации 44

2.6. Стандартизация и технология обработки документов 45

2.7. Регламентация подготовки и оформления документов в организации 47

2.8. Документирование управленческой деятельности 50

2.9. Организационно-распорядительная документация 52

2.10. Оформление документов 54

2.11. Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом 56

2.12. Регистрация документов 57

2.13. Контроль за исполнением документов 57

2.14. Систематизация и хранение документов 58

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ. ВНУТРИУЧРЕЖДЕНЧЕСКАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ 60

3.1. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота 60

3.2. Средства регулирования документопотоков 69

3.3. Информационные системы в управлении документооборотом 70

3.4. Внутриорганизационная система информации 72

3.5. Принципы автоматизации делопроизводства 76

3.6. Электронная цифровая подпись 83

3.7. Документооборот Кировского районного управления г.Волгограда Пенсионного Фонда РФ 84

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 87

ЛИТЕРАТУРА 92

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако по своим характеристикам люди существенно отличаются от любых других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. Специфика человеческих ресурсов состоит в следующем.

Во-первых, люди наделены интеллектом, их реакции на внешние воздействия (управление) – эмоционально осмысленные, а не механические, и значит, процесс взаимодействия между организацией и сотрудником является двусторонним.

Во-вторых, люди способны к постоянному совершенствованию и развитию, в том числе, и к совершенствованию своих профессиональных навыков.

В-третьих, трудовая жизнь человека продолжается 30-50 лет в современном обществе, соответственно отношения человека и организации могут носить долговременный характер.

В-четвертых, в отличие от материальных и природных ресурсов, люди приходят (в большинстве случаев) в организацию осознано, с определенными целями и ожидают от организации помощи (предоставления возможности) в реализации этих целей. Удовлетворенность сотрудника взаимодействием с организацией является таким же необходимым условием продолжения этого взаимодействия, как и удовлетворенность организации.

По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства, а, следовательно, обеспечить рост производства в целом.

Нельзя сказать, что эффективность производства зависит исключительно от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение. Это обусловлено тем, что в современных условиях глобальной конкуренции и стремительного движения НТП, когда продукция, технологии, операционные методы и даже организационные структуры устаревают с небывалой скоростью - основным источником конкурентоспособности и долгосрочного процветания любой организации (компании, предприятия) становятся знания и навыки ее сотрудников, их лояльность к организации, их мотивация к высокопроизводительному труду и т.д. Иными словами, в основе процветания предприятия в современной экономике лежит адекватная современным условиям система управления персоналом. Логика развития НТП привела к переосмыслению человеческого фактора в обеспечении конкурентоспособности, признанию того, что компетентность и активность сотрудников становятся важнейшими факторами эффективности, которая выражается не только и не столько в прибыльности и стабильности положения предприятия, а скорее в ее готовности своевременно адаптироваться к изменяющейся внешней среде, непрерывно производить “человеческий капитал” высокого качества и интегрировать усилия персонала для достижения целей организации.

Таким образом, предприятие для того, чтобы сохранить или повысить эффективность деятельности, должно непрерывно воспроизводить человеческие ресурсы, то есть улучшать количественный и качественный состав персонала, его структуру. По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации.

Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют, поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. Все это свидетельствует об актуальности данной темы и ее недостаточной разработанности.

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского предприятия.

Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения управления в системе управления предприятием, а также выявить пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий.

Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:

  1. Раскрывается сущность, значение и структура документационного обеспечения предприятия.

  2. Обосновывается роль и значение службы документационного обеспечения управления в механизме управления.

  3. Раскрываются критерии организационно-распорядительной деятельности.

  4. Выявляются основные этапы и технологии документирования.

  5. Анализируется современное состояние документационного обеспечения управления отечественных организаций.

Источниковой базой данной работы послужили:

  • Опубликованные результаты исследований, посвященных проблемам документационного обеспечения управления персоналом.

  • Работы отечественных и зарубежных авторов в области кадрового менеджмента.

  • Материалы дискретных исследований по данной проблематике, опубликованные в 1998-2002 годах в журналах: «Человек и труд», «Проблемы теории и практики управления», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Нормативные акты для кадровика», «Справочник по управлению персоналом», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика».

Структура данной дипломной работы включает в себя введение, три главы, заключение, список использованных источников, литературы, приложения.

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы. В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – отделы человеческих ресурсов. С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются – обучение и развитие персонала, создание системы компенсации, развития карьеры, коммуникации, подбор, расстановка кадров, документирование процесса управления, информационное обеспечение управленческой деятельности. Эффективность функционирования отделов человеческих ресурсов в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Цикл воспроизводства человеческих ресурсов включает в себя несколько стадий: стадию формирования кадрового потенциала, использования человеческих ресурсов, улучшения кадрового потенциала и др. Формирование кадрового потенциала является первой и пожалуй наиболее важной стадией цикла воспроизводства, поскольку она определяет временные, стоимостные и другие параметры цикла. Российские предприятия, в целях повышения своей конкурентоспособности, больше внимания уделяют работе с персоналом, поскольку в условиях, сложившихся в настоящее время на отечественном рынке, у них нет возможностей для масштабных инвестиций.

Однако зачастую, на практике деятельность в этой области ограничивается отдельными элементами процесса формирования кадрового потенциала. Не отработаны методы, нет взаимосвязи между элементами. Это объясняется прежде всего следующими причинами: отсутствием понимания у большинства руководителей взаимосвязи высокого кадрового потенциала и эффективности работы предприятия, сегодняшним положением на рынке труда, где большое количество относительно дешевой рабочей силы позволяет в любой момент набрать новых работников, так как предприятия не испытывают необходимости в высококвалифицированных специалистах и т.п. Проблема формирования кадрового потенциала предприятия как этапа воспроизводства достаточно нова для отечественной управленческой науки и практики. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Травина В.В. и Дятлова В.А. [40], Маслова Е.В. [23], в которых процесс формирования кадрового потенциала предприятия описан достаточно полно и комплексно, а также работы М.И.Магуры [21], Г.В.Щекина [49], В.Полякова и Ю.Яновской [30], С.В.Шекшни [48], В.В.Гуленко [14], В.Р.Веснина [7], в которых представлены конкретные пути и методы формирования кадрового потенциала. Тем не менее в исследованиях по данной проблематике существует множество пробелов. Можно отметить, в частности – отсутствие устоявшейся терминологии, понимания цикла воспроизводства человеческих ресурсов как единого процесса, единых подходов к трактовке понятия и составляющим цикла, недостаточное внимание к исследованию проблемы влияния качественного и количественного состава персонала предприятия на эффективность производства и т. п.

По мере развития и усложнения рыночных отношений в современной России наблюдается повышение роли кадровой политики на предприятиях и в организациях всех форм собственности [6].

Кадровая политика, стратегия ее реализации, современные методы работы с персоналом требуют соответствующего организационного механизма, способного решать задачи управления персоналом, создавать необходимые условия для проведения кадровой работы по всем направлениям. Важная роль в сфере управленческой деятельности отводится ее документационному (документному) обеспечению.

Принципам, правилам документооборота, методологии документного обеспечения управленческого процесса, способам его стандартизации и унификации посвящены работы многих известных отечественных исследователей: Андреевой В.И.[1-3] , Басакова М.И.[5, 6, 17], Верховцева А.В.[15], Константинова Ю.Н.[18], Лихачева М.Т. [16], Санкиной Л.В. [35]. Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

1.1. Основные понятия в области создания документов

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

  • техническая, технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

  • деловая – прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [45].

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ [11].

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе [11] рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов доку­ментов, указывают, что под документированной информацией понима­ется такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяю­щих установить источник, полноту информации, степень ее достовер­ности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носите­ля информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите ин­формации: Комментарий/Институт государства и права РАН, М.,1996).

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксиро­ванная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдель­ных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Ос­новную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа".

Создание документов обозначается термином "документирова­ние" (по ГОСТ Р 51141 -98 "Запись информации на различных носителях по установленным правилам"). Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические дис­ки, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Запись информа­ции осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках (машиночитаемые докумен­ты). В зависимости от характера используемых носителей и способов за­писи информации различают машинописные, рукописные, машиночитае­мые, фотодокументы, фонодокументы, аудиовизуальные документы, ки­нодокументы.

Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Вместе с тем основополагающие требования к документированию (например, отно­сящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу рекви­зитов и др.) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик. В настоящее время законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. На­пример, в соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (ст. 60) письменными доказательствами явля­ются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для деле, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные доку­менты и материалы, в том числе полученные посредством факсимиль­ной, электронной или иной связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документация создается практически во всех сферах жизни обще­ства и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систе­матизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управлен­ческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Основную часть официальной документации составляет докумен­тация, используемая при реализации функций управления. Управлен­ческая документация имеет универсальный характер и создается в де­ятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация под­разделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых тре­бований к их оформлению.

Организационно-распорядительные функции в управлении реали­зуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, со­здание организации как юридического лица сопровождается приняти­ем учредительных документов (устав, положение, учредительный дого­вор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, поло­жениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (поста­новления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных ор­ганов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с де­ловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой до­кументации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью пи­сем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В орга­низации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работ­ников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (тру­довые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

В системе понятий в области создания документации важное место занимает понятие "юридическая сила документа". Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией из­давшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать оп­ределенные юридические последствия в случае, если он издан полно­мочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют за­конодательству а оформление реквизитов - принятым нормам.

Для создания документов используются разнообразные информа­ционные, организационно-правовые, технические, программные и дру­гие средства. В этой сфере принято выделять документоведческие, правовые, технические и другие аспекты. Документы и процессы их создания изучаются различными научными дисциплинами, имеющими специфические методы и понятийный аппарат.

Многие принимаемые в настоящее время нормативные акты содер­жат специальные разделы, определяющие используемые в них поня­тия, в том числе и относящиеся к сфере документирования. В данном случае важно учитывать сферу распространения нормативного акта. Например, Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" содержит определения терми­нов "документ", "официальные документы". Однако этот закон не рас­пространяется на управленческую документацию и указанные понятия раскрываются в нем применительно к деятельности издательств, книж­ных палат, библиотек и органов научно-технической информации.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Сборник включает учебные программы и методические материалы по циклам общепрофессиональных и дисциплин специальности по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Содержание

    Документ
    Документоведение и документационное обеспечение управления: сб. учеб. Программ и метод. материалов по специальности 032001 / ТГУ им. Г.Р.Державина, акад.
  2. Учебно-методический комплекс для студентов одо и озо института истории и политических наук специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

    Учебно-методический комплекс
    С.Н. Щербич. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебно-методический комплекс «Организация и технология документационного обеспечения управления» для студентов ОДО и ОЗО института истории и политических
  3. Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления"

    Программа
    Программа государственного экзамена федерального компонента цикла общепрофессиональных дисциплин составлена в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности
  4. Контрольная работа для студентов заочного отделения по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (3)

    Контрольная работа
    ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОФЕССИОНАДЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ Н.А.
  5. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования специальность 032001 (350800) Документоведение и документационное обеспечение управления

    Образовательный стандарт
    Нормативный срок освоения основной образовательной программы подготовки документоведа по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления при очной форме обучения 5 лет.

Другие похожие документы..