Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Разработка и внедрение стратегического менеджмента (переход от ситуативного менеджмента, миссия, стратегия, модель развития и т.д.) предприятия, в то...полностью>>
'Методические указания'
Под защитой информации в информационных системах (ИС) понимается регулярное использование в них средств и методов, принятие мер и осуществление мероп...полностью>>
'Конкурс'
В1492 году на камне, и доныне лежащем у старой немецкой кирхи, безымянный монах высек слова: «Об этом камне мно­гие знают много, каждый — что-нибудь,...полностью>>
'Диплом'
К. Козлова т.Н. Взаимосвязь интеллектуальных возможностей и саморегуляции личности Мехтиханова Н.Н. Кованова В.В. Нейропсихологический подход к исслед...полностью>>

Интеграция Business Studio с ecm-системой directum

Главная > Реферат
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Интеграция Business Studio с ECM-системой DIRECTUM

Методика

Версия документа: 3.6

Редакция документа: 1

2011

Содержание

Введение 4

1. Термины, определения и сокращения 5

1.1. Термины и определения 5

1.2. Сокращения 5

2. Цикл управления бизнес-процессами 6

2.1. Этап «Проектирование» 6

Проектирование бизнес-процессов 6

Проектирование организационной структуры 7

Имитационное моделирование и ФСА 7

2.2. Этап «Внедрение» 8

Включение интеграции с DIRECTUM 8

Передача организационной структуры и физических лиц в DIRECTUM 9

Формирование регламентирующей документации 10

Согласование регламентирующего документа в DIRECTUM 11

Публикация утвержденной регламентирующей документации 13

Передача процессов в DIRECTUM 14

2.3. Этап «Исполнение» 19

2.4. Этап «Контроль» 21

Пункты меню модуля «Контроллинг процессов» 21

Панель контроллинга процессов 22

Настройка контрольных точек 23

Анализ данных исполнения процесса 28

3. Передача данных из DIRECTUM в Business Studio 30

Введение

Настоящий документ содержит описание методических принципов и решений, используемых при интеграции системы бизнес-моделирования Business Studio и ECM-системы DIRECTUM при управлении бизнес-процессами.

Многие организации уже осознали необходимость описания своих бизнес-процессов. Четкая структуризация процессов позволяет регламентировать деятельность и проводить впоследствии оптимизацию. Но даже описание бизнес-процессов и формирование всей необходимой регламентирующей документации не позволяет обеспечить выполнение регламентов. В результате для многих компаний остаются открытыми вопросы о том, как проконтролировать, выполняются регламенты или нет, и насколько качественно они выполняются. Следовательно, для внедрения процессного управления необходимо не только регламентировать деятельность на основе описания бизнес-процессов и распределения ответственности, но и обеспечить контроль над исполнением полученных регламентов.

Интеграция Business Studio и DIRECTUM позволяет автоматизировать управление бизнес-процессами, включая такие стадии как: «Проектирование – Внедрение – Исполнение − Контроль». В рамках данной интеграции система Business Studio используется для проектирования, оптимизации и контроллинга бизнес-процессов, а система DIRECTUM позволяет их исполнять и накапливать статистические данные об их выполнении.

Настоящая методика предназначена для пользователей систем Business Studio и DIRECTUM.

Методика разработана Группой компаний «Современные технологии управления» .

1.Термины, определения и сокращения

1.1.Термины и определения

ECM (Enterprise Content Management) − управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

EPC (Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов) – нотация графического моделирования, используемая для описания процессов нижнего уровня (workflow).

IDEF0 – нотация графического моделирования, базирующаяся на методологии SADT. Используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

SADT (Structured Analysis and Design Technique − методология структурного анализа и проектирования) − это методология, разработанная для того чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем. Описание системы с помощью SADT-методологии называется SADT-моделью. Основные элементы SADT-модели: блоки, обозначающие функции, и стрелки (дуги), обозначающие объекты (входы и выходы функций).

XPDL (XML Process Definition Language) − это язык, предназначенный для описания определений и реализаций процессов.

Workflow – поток работ. Нотации моделирования workflow определяют четкую временную последовательность работ.

Действие – элементарная операция, которая выполняется одним исполнителем.

Диаграммы процессов SADT – диаграммы бизнес-процессов, построенные на принципах SADT (диаграммы IDEF0, Процесс, Процедура).

Контрольная точка – это значимый момент выполнения процесса.

Модель – создаваемое человеком подобие изучаемых объектов: макеты, изображения, схемы, словесные описания, математические формулы, карты и т.д. Модели всегда проще реальных объектов, но они позволяют выделить главное, не отвлекаясь на детали.

Нотация – совокупность графических объектов, используемых в графических моделях.

Поток – упорядоченное пространственно-временное движение объектов между субъектами.

Процедура – процесс нижнего уровня (workflow), который содержит в себе действия, не требующие дополнительной детализации.

Процесс (Бизнес-процесс) – последовательность действий, направленных на получение заданного результата.

Функция – действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, материалом и проч.) с целью получения заданного результата.

1.2.Сокращения

ECM − Enterprise Content Management (управление информационными ресурсами)

EPC − Event-Driven Process Chain (событийная цепочка процессов)

SADT − Structured Analysis and Design Technique (методология структурного анализа и проектирования)

XPDL − XML Process Definition Language

ФСА – функционально-стоимостной анализ

2.Цикл управления бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами в системе Business Studio совместно с системой DIRECTUM выполняется в цикле, который включает в себя следующие этапы:

    • Проектирование (п. 2.1);

    • Внедрение (п. 2.2);

    • Исполнение (п. 2.3);

    • Контроль (п. 2.4).

На этапе «Проектирование» в системе Business Studio проектируется модель бизнес-процессов организации и распределяется ответственность за их выполнение, т.е. проектируется организационная структура. После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов в системе Business Studio следует оценить предположительное время и стоимость выполнения процессов при помощи методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

На этапе «Внедрение» по созданной бизнес-модели система Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях, должностные инструкции. Согласование данных документов выполняется в системе DIRECTUM. После того как регламентирующая документация будет согласована, диаграммы процессов и организационная структура передаются в систему DIRECTUM, в которой эти процессы должны будут исполняться. Утвержденные регламентирующие документы, в соответствии с которыми следует выполнять процессы, также размещаются в системе DIRECTUM.

На этапе «Исполнение» в системе DIRECTUM исполняются процессы в соответствии с регламентирующими документами, а также накапливается статистика об исполнении.

На этапе «Контроль» в системе Business Studio при помощи модуля «Контроллинг процессов» в базу данных загружаются для анализа статистические данные об исполнении процесса, накопленные при помощи системы DIRECTUM. Полученные данные об исполнении процессов могут быть использованы в Business Studio для задания параметров ФСА процесса. На основе расчета реальных данных исполнения процесса в Business Studio проводится оптимизация бизнес-процессов и при необходимости их перепроектирование.

Рассмотрим более подробно, как выполняются перечисленные этапы в системах Business Studio и DIRECTUM.

2.1.Этап «Проектирование»

На этапе «Проектирование» в системе Business Studio проектируется модель бизнес-процессов и организационная структура.

Если до использования Business Studio в организации уже использовалась система DIRECTUM, то созданные в ней данные об организационной структуре и спроектированные схемы типовых маршрутов могут быть переданы из системы DIRECTUM в систему Business Studio. Впоследствии эти данные могут использоваться при проектировании модели бизнес-процессов и организационной структуры компании. Подробнее о передаче данных из DIRECTUM в Business Studio написано в п. 3 настоящей методики.

Проектирование бизнес-процессов

При проектировании процессов в системе Business Studio может быть создана как комплексная иерархическая модель деятельности организации, так и описан ряд отдельных процессов. Для описания процессов используются следующие нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).

При формировании иерархической модели деятельности организации процессы верхнего уровня целесообразно описывать в нотации IDEF0. Для описания взаимодействия сотрудников на нижнем операционном уровне используются нотации Процесс, Процедура и EPC. Нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня можно менять.

Помимо графического описания каждый процесс в Business Studio характеризуется набором параметров. Для процесса задаются «Содержание деятельности», «Требования к срокам» и ряд других параметров. Для процесса также определяется перечень показателей, измеряющих его результативность и эффективность.

Всю дополнительную информацию для исполнителя процесса или подробные инструкции для выполнения действий процессов (или недекомпозированных процессов) необходимо фиксировать в параметре «Комментарий» (Рис. 1). Впоследствии после передачи диаграммы процесса в DIRECTUM и при открытии схемы типового маршрута информация данного параметра будет отображаться в поле «Инструкция» для данного процесса или блока типового маршрута, а также будет видна исполнителю данного блока в полученном им задании на выполнение типового маршрута.

Рис. 1

Более подробно о принципах проектирования модели бизнес-процессов в Business Studio можно ознакомиться в методике «Проектирование системы управления» (п. 5. «Моделирование бизнес-процессов»). Подробнее о работе с диаграммами процессов написано в Руководстве пользователя Business Studio (глава 4 «Создание модели бизнес-процессов в Business Studio»).

Проектирование организационной структуры

Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов. Business Studio позволяет сформировать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму.

Более подробно о принципах проектирования организационной структуры в Business Studio можно ознакомиться в методике «Проектирование системы управления» (п. 6. «Проектирование организационной структуры»). Подробнее о работе с организационной диаграммой написано в Руководстве пользователя Business Studio (глава 5 «Организационная структура»).

Имитационное моделирование и ФСА

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить предположительные время и стоимость выполнения процессов. Для этого в Business Studio используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс.

Подробнее о проведении имитационного моделирования и ФСА в системе Business Studio можно ознакомиться в методике «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ» и в Руководстве пользователя Business Studio (глава 7 «Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ»).

2.2.Этап «Внедрение»

На этапе «Внедрение» необходимо обеспечить, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны исполнителю бизнес-процессов. Каждый сотрудник должен обладать только актуальной информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей. В соответствии с предоставленной регламентирующей документацией запускается выполнение процессов его исполнителями.

Перед внедрением регламентирующей документации и передачей бизнес-процессов в систему DIRECTUM необходимо экспортировать из Business Studio организационную структуру и перечень физических лиц, назначенных на соответствующие должности.

Вся необходимая регламентирующая документация формируется в системе Business Studio. Согласование и утверждение спроектированных процессов по сформированной в Business Studio регламентирующей документации выполняется в системе DIRECTUM. Затем в системе DIRECTUM сохраняется утвержденная регламентирующая документация, чтобы исполнитель имел к ней доступ при выполнении процессов.

Включение интеграции с DIRECTUM

Для передачи данных из Business Studio в DIRECTUM в системе Business Studio должна быть включена интеграция с DIRECTUM. При первом старте Business Studio в системе выполняется проверка наличия на компьютере системы DIRECTUM. Если система DIRECTUM установлена на компьютере, пользователю Business Studio предлагается включить интеграцию с ней (Рис. 2).

Рис. 2

В последующем включением и отключением интеграции с DIRECTUM можно управлять при помощи специального параметра «Включить интеграцию с DIRECTUM» в окне Настроек пользователя Business Studio (пункт Главного меню «Сервис -> Настройки пользователя») (Рис. 3).

Рис. 3

Передача организационной структуры и физических лиц в DIRECTUM

Для передачи из Business Studio в DIRECTUM организационной структуры и физических лиц, назначенных на передаваемые должности, в системе Business Studio в меню «Файл» предусмотрен специальный пункт меню «Экспорт в DIRECTUM» (Рис. 4). Данный пункт виден пользователю только в том случае, если проставлена опция «Включить интеграцию с DIRECTUM» (см. Рис. 3).

Рис. 4

При экспорте вся созданная в Business Studio организационная структура вместе с физическими лицами, связанными с субъектами, выгружается в файл MS Excel и автоматически запускается импорт данных из этого файла в систему DIRECTUM.

При выполнении импорта в системе DIRECTUM:

    • субъекты с типом «Подразделение» переносятся в справочник «Подразделения»;

    • субъекты с типом «Должность» переносятся в справочник «Работники»;

    • физические лица переносятся в справочник «Персоны».

Если в базе данных DIRECTUM уже заведено несколько организаций, то перед выполнением импорта пользователю предлагается выбрать к какой организации будет отнесена импортируемая организационная структура. Для этого в специальном окне нужно заполнить поле «Наша организация» (Рис. 5) и нажать кнопку «Импортировать».

Рис. 5

При выполнении импорта выполняется проверка передаваемых данных на случай, если первоначально данные об оргструктуре были переданы в Business Studio из DIRECTUM, а потом были изменены в Business Studio. После импорта выводится отчет, сравнивающий оргструктуры в DIRECTUM и Business Studio. Отчет состоит из двух частей:

    • данные об оргструктуре, которые есть в DIRECTUM, но их нет в Business Studio;

    • данные об оргструктуре, которые есть в Business Studio, но их нет в DIRECTUM.

Переименованные субъекты, находящиеся в середине иерархии субъектов, попадают в обе части данного отчета.

Обработка субъектов с типом «Подразделение»

При передаче подразделений из Business Studio в DIRECTUM происходит добавление подразделений, которых нет в DIRECTUM. Если подразделение в DIRECTUM с таким наименованием уже существует, то информация об этом попадает в отчет, формируемый после окончания импорта. Если подразделение находится в Business Studio в другом месте иерархии подразделений, то эта информация также будет выведена в отчет.

Обработка субъектов с типом «Должность»

При импорте в DIRECTUM производится сравнение набора должностей подразделения на основе данных из Business Studio и справочника «Работники» в DIRECTUM. Если в справочнике «Работники» в данном подразделении существует должность, которой нет в Business Studio, то выдается предупреждение в отчет. Если над подразделением в иерархии субъектов размещается должность, и у должности указано единственное физическое лицо, то соответствующий работник в DIRECTUM подставляется в параметр «Руководитель» подразделения. Если в иерархии над должностью размещается подразделение, то все физические лица данной должности импортируются как работники. В параметре «Подразделение» работника указывается вышестоящее для должности подразделение.

Формирование регламентирующей документации

Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний бизнес-процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить следующие регламентирующие документы:

    • Регламент процесса IDEF0 (формируется для процесса, созданного в нотации IDEF0);

    • Регламент процедуры (формируется для процесса, созданного в нотации Процедура);

    • Регламент процесса (формируется для процесса, созданного в нотации Процесс);

    • Регламент процесса EPC (формируется для процесса, созданного в нотации EPC);

    • Положение о подразделении (формируется для субъекта с типом «Подразделение»);

    • Должностная инструкция (формируется для субъекта с типом «Должность»).

Рис. 6

Система Business Studio при помощи пункта меню «Отчеты» (см. Рис. 6) позволяет сформировать регламентирующие документы в формате MS Word.

Помимо регламентирующих документов в Business Studio может быть сформирован большой набор других отчетов в форматах MS Word и MS Excel. Для формирования отчетов используются стандартизированные шаблоны, которые уже настроены в Business Studio, но могут быть изменены в мастере отчетов Business Studio.

Подробнее о работе с мастером отчетов, о создании в нем новых отчетов и изменении существующих можно ознакомиться в методике «Создание пользовательских отчетов» и в Руководстве пользователя Business Studio (глава 12 «Отчеты»).

Согласование регламентирующего документа в DIRECTUM

Сформированные при помощи Business Studio регламентирующие документы согласовываются с владельцами процессов, с непосредственными или потенциальными участниками и руководителями подразделений в системе DIRECTUM. Для согласования документа его необходимо передать в DIRECTUM.

Находясь в сформированном отчете в окне MS Word необходимо на закладке «Главная» выбрать в специальном меню пункт «Отправить отчет на согласование» (Рис. 7) в группе «Отчет Business Studio» на главной закладке ленты MS Word.

Рис. 7

После выбора данной команды регламентирующий документ импортируется в систему DIRECTUM, создается задача DIRECTUM по типовому маршруту «Согласование регламентов», в которую вкладывается импортированный регламентирующий документ. Затем открывается карточка созданной задачи и окно, в котором необходимо заполнить параметры маршрута (Рис. 8).

Рис. 8

После определения параметров маршрута в карточке задачи при необходимости можно добавить дополнительную информацию. Затем необходимо стартовать задачу по кнопке «Старт» (Рис. 9).

Более подробно с механизмом согласования документа в DIRECTUM можно ознакомиться в документе «Описание технического решения Интеграция с системой Business Studio», входящем в пакет документации системы DIRECTUM.

Рис. 9

После старта задачи пользователи, назначенные в качестве рецензентов, получают задания согласовать необходимый документ. Задания с истекшим сроком выполнения в папке «Входящие» помечаются красным цветом (Рис. 10).

Рис. 10

Рецензент, выполняющий согласование документа, открывает задание, знакомится с прикрепленным документом и может выполнить задание с одним из двух результатов: «Согласовано» или «На доработку» (Рис. 11).

Если к регламентирующему документу есть замечания, то они вносятся в самом документе в режиме рецензирования или в виде примечания средствами MS Word.

Если к регламентирующему документу зафиксированы замечания, то в DIRECTUM бизнес-аналитику будет отправлено задание на доработку регламента.

Все замечания, зафиксированные в регламенте, исправляются в Business Studio. После чего процесс согласования запускается снова.

После доработки процесса в Business Studio необходимо снова сформировать регламент процесса. При необходимости можно сравнить сформированный отчет с предыдущими версиями этого отчета, находящимися в DIRECTUM. Для этого необходимо использовать пункт меню «Сравнить с версией отчета в DIRECTUM» (Рис. 12) в группе «Отчет Business Studio» на главной закладке ленты MS Word.

Откорректированный регламентирующий документ необходимо сохранить в DIRECTUM. Для этого нужно использовать пункт «Сохранить отчет в DIRECTUM» (Рис. 12). Отчет сохраняется в новую версию соответствующего документа. После этого бизнес-аналитик открывает свое задание и выполняет его с результатом «Исправлено». В результате рецензентам повторно приходят задания на согласование. Для сравнения с предыдущими версиями отчета рецензенты могут открыть регламентирующий документ в MS Word и воспользоваться пунктом меню «Сравнить с версией…» в группе «DIRECTUM» на главной закладке ленты MS Word.

Рис. 11

Рис. 12

Исправление замечаний рецензентов в Business Studio и повторная отправка регламентирующего документа в DIRECTUM выполняется до тех пор, пока все рецензенты не согласуют регламент.

Публикация утвержденной регламентирующей документации

Если регламент процесса согласован всеми рецензентами, то необходимо в Business Studio сменить статус процесса на «Опубликован», переформировать регламент процесса и сохранить его в DIRECTUM. Подробнее о смене статуса процесса можно ознакомиться в Руководстве пользователя Business Studio (п. 4.9 «Свойства Процессов», «Статусы процесса»).

На утвержденные регламентирующие документы, сохраненные в системе DIRECTUM, выдаются права на доступ к данному регламентирующему документу и рассылаются уведомления/задания. Подробнее о раздаче прав на доступ к документу можно ознакомиться в Руководстве пользователя DIRECTUM, входящем в пакет документации системы DIRECTUM.

Регламент процесса, сохраненный в DIRECTUM, может быть открыт и из Business Studio. Для этого в Business Studio в окне свойств процесса предусмотрена гиперссылка Открыть документы в DIRECTUM.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Интеграция Business Studio с ecm-системой directum

    Реферат
    Настоящий документ содержит описание методических принципов и решений, используемых при интеграции системы бизнес-моделирования Business Studio и ECM-системы DIRECTUM при управлении бизнес-процессами.

Другие похожие документы..