Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Мировая легализация марихуаны. Парадокс? Мир осуждает Голландию за легализацию марихуаны, но факт остается фактом: рост наркомании здесь не наблюдаетс...полностью>>
'Документ'
Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Міністерства фінансів України від 30 листопада 2 року N 304, від 25 листопада 2002 року N 989, від 22 л...полностью>>
'Конкурс'
кто не вернулся» - стихотворения собственного сочинения из авторского сборника произведений, посвящённых Великой Победе – «Защитникам нашей Родины пос...полностью>>
'Пояснительная записка'
Программа общеобразовательных учреждений по истории и обществознанию для 5-11 классов; авторы: А.А.Вигасин, Г.И.Годер, И.С.Свенцицкая; М.: «Просвещени...полностью>>

Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Главная > Закон
Сохрани ссылку в одной из сетей:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

от 01 апреля 2011 г. № 40

Инструкция

по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции

Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Государственной жилищной инспекции Волгоградской области (далее именуется Госжилинспекция) разработана в целях установления единых требований к подготовке документов, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Госжилинспекции, совершенствования делопроизводства Госжилинспекции и повышения её эффективности.

1.2. Настоящая Инструкции по делопроизводству разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными Постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 № 109-п, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положением о Госжилинспекции Волгоградской области, административных регламентов Госжилинспекции Волгоградской области.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство Госжилинспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну1.

Требования Инструкции по делопроизводству Госжилинспекции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляет организационно-аналитический отдел.

Функции, задачи, права и ответственность организационно-аналитического отдела Госжилинспекции регламентируются положением о нем, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников организационно-аналитического отдела и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции, устанавливаются должностными регламентами.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Госжилинспекции осуществляется руководителем подразделения.

1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

1.6. Сотрудники Госжилинспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники Госжилинспекции обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы руководителю структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения Госжилинспекции.

2. Основные понятия

В настоящей инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Госжилинспекции;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Госжилинспекции;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Госжилинспекции, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в Госжилинспекцию или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также обращение гражданина в Госжилинспекцию в электронном виде;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

должностными лицами Госжилинспекции являются руководитель, заместители руководителя;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Госжилинспекцию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный Госжилинспекцией, другими органами исполнительной власти Волгоградской области, государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Госжилинспекции;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Госжилинспекции

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Госжилинспекции Волгоградской области оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

3.1.2. Разработка и изготовление бланков документов Госжилинспекции с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

Бланки Госжилинспекции с воспроизведением одноцветного герба Волгоградской области изготавливаются в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области» по заказу Госжилинспекции типографским способом. Остальные бланки Госжилинспекции могут быть изготовлены с помощью компьютерной техники.

3.1.3. В Госжилинспекции применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

бланк письма;

бланк руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений);

общий бланк Госжилинспекции.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Госжилинспекцией используются бланки углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.4. Состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка приказа (распоряжения), протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

справочные данные о Госжилинспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка руководителя Госжилинспекции (для резолюций и поручений):

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка Госжилинспекции:

Герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

Образцы гербовых бланков документов Госжилинспекции приведены в приложениях 1-7.

3.1.5. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в Госжилинспекции ведется их учет как документов строгой отчетности.

Гербовые бланки Госжилинспекции:

используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

при поступлении гербовые бланки заносятся в журнал учета поступления гербовых бланков в Госжилинспекцию (приложение 8);

учет выдачи гербовых бланков ведется в журнале учета выдачи гербовых бланков Госжилинспекции в структурные подразделения (приложение 9);

ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несет специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции Волгоградской области;

испорченные и невостребованные гербовые бланки возвращаются специалисту 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции. Специалист 1 категории организационно-аналитического отдела Госжилинспекции отчитывается перед финансово-хозяйственным отделом Госжилинспекции материальными отчетами;

организация работы по изготовлению гербовых бланков Госжилинспекции типографским способом возлагается на финансово-хозяйственный отдел Госжилинспекции, который получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков уполномоченному лицу.

3.1.6. На документе устанавливаются следующие размеры полей:

3,00 см – левое;

1,00 см – правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см – нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:

2,75 см – левое;

2,25 см – правое;

2,00 см – верхнее;

2,00 см – нижнее.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Госжилинспекцией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Устанавливается следующий состав реквизитов документов Госжилинспекции:

1) Герб Волгоградской области;

2) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование (заголовок) документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в Госжилинспекцию "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.4. При подготовке документов сотрудники Госжилинспекции обязаны соблюдать правила оформления реквизитов документов.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены : для углового бланка - в приложении 10, для продольного бланка - в приложении 11.

3.3. Правила оформления реквизитов документов

3.3.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга междустрочными интервалами – полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

3.3.2. Герб Волгоградской области (реквизит 02)

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов Госжилинспекции в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".

На бланках документов Госжилинспекции герб Волгоградской области может изображаться в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа Госжилинспекции из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках Госжилинспекции: высота – 17мм, ширина- 12,75 мм.

3.3.3. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08) - Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

Сокращенное наименование – Госжилинспекция.

3.3.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31)

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках должностных лиц Госжилинспекции, имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица, подписавшего документ - РУКОВОДИТЕЛЬ указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области – Государственная жилищная инспекция Волгоградской области.

3.3.5. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09)

Справочные данные о Государственной жилищной инспекции Волгоградской области указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОГРН (Основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

3.3.6. Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых Госжилинспекцией.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.7. Место составления (издания) документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов Госжилинспекции, за исключением бланков писем.

3.3.8. Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Организационно-аналитическим отделом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

3.3.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Госжилинспекции.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.3.11. Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация

Волгоградской области

или:

Комитет по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

Л.И.Будченко

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

Михайловский район,

Волгоградская область,403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

Администрации муниципальных

районов Волгоградской области

или:



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2009 г. N 1830-р, и распоряжением Главы Администрации Волгоградской области от 30 апреля 2010 г. N 349-р Об определении ответственных за реализацию Федерального закон

    Закон
    В целях реализации на территории Волгоградской области Федерального закона от 23 ноября 2009 г. N 261-ФЗ "Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты
  2. Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства; (в ред постановления Администрации Волгоградской обл от 27. 06. 2011 n 327-п)

    Документ
    В целях реализации долгосрочной областной целевой программы "Развитие и поддержка малого и среднего предпринимательства в Волгоградской области" на 2009 - 2012 годы, утвержденной постановлением Администрации Волгоградской
  3. Постановление Конституционного Суда РФ от 18. 05. 2011 n 9-п по делу о проверке конституционности положений пункта 1 части 4 и части 5 статьи 35 Федерального закон

    Закон
    Федеральный закон от 18.07.2011 N 242-ФЗ"О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"
  4. Энергетической эффективности волгоградской области

    Документ
    В целях реализации на территории Волгоградской области Федерального закона от 23 ноября 2009 г. N 261-ФЗ "Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты
  5. Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации Волгоградской области А. В. Максимов отчет

    Публичный отчет
    в Волгоградской области, реализация полномочий в сферах делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области, организации рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов

Другие похожие документы..