Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Закон'
Доклад заместителя Председателя Совета Федерации Николаева М.Е. на Всероссийской конференции «Законодательное обеспечение и проблемы развития коопера...полностью>>
'Рабочая программа'
Рабочая программа составлена на основании паспорта научной специальности 12.00.03 – гражданское право, предпринимательское право, семейное право, меж...полностью>>
'Документ'
Хорошо было за городом! Стояло лето, рожь уже пожелтела, овсы зеленели, сено было сметано в стога; по зеленому лугу расхаживал длинноногий аист и бол...полностью>>
'Документ'
На данном этапе развития техники особую актуальность приобретает решение оперативных диагностических задач, обеспечивающих эффективную эксплуатацию д...полностью>>

Программа дисциплины «Современный офис и офисная техника» составлена в соответствии с требованиями национально-регионального (вузовского) компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки

Главная > Программа дисциплины
Сохрани ссылку в одной из сетей:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уральский государственный университет им. А.М. Горького»

Исторический факультет

Кафедра документационного и информационного обеспечения управления

Современный офис и офисная техника

Программа курса

Стандарт 020800 «Историко-архивоведение»

Екатеринбург

2006

Утверждаю

Проректор

____________ В.П. Прокопьев

(подпись)

_________

(дата)

Программа дисциплины «Современный офис и офисная техника» составлена в соответствии с требованиями национально-регионального (вузовского) компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки:

дипломированного специалиста по специальности «Историко-архивоведение» (№ 020800)

по циклу «Общих математических и естественнонаучных дисциплин» государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования.

Семестр IX

Общая трудоемкость дисциплины 50 часов, в том числе:

Лекций 24

Практических работ 12

Контрольные мероприятия:

Тестирование

Автор - Селезнева Татьяна Александровна, старший преподаватель кафедры документационного и информационного обеспечения управления

Рекомендовано к печати протоколом заседания

кафедры Документационного и информационного обеспечения управления

от 15 февраля 2006 г. № 1.

(С) Уральский государственный университет

(С) Т. А. Селезнева, 2006

Введение

Цель дисциплины «Современный офис» - ознакомить студентов с теоретическими основами и проблемами практической организации эффективной системы документационного обеспечения управления организацией на основе использования современных технических средств управления и информационных технологий.

Задачи дисциплины:

Ознакомить студентов

  • с основными составляющими современного офиса,

  • с нормативно-методическими основами и принципами внедрения и эксплуатации технических средств управления и офисного программного обеспечения.

На основании полученных теоретических знаний научить студентов

  • ориентироваться на динамично развивающемся рынке офисных аппаратов и программных продуктов,

  • организовать внедрение и эффективное использование технических средств управления и офисного программного обеспечения в условиях конкретной организации.

Дисциплина «Современный офис» связана с рядом учебных дисциплин, использует знания и навыки, полученные студентами специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» в ходе изучения дисциплин «Документоведение», «Документационное обеспечение управления», «Информационное обеспечение управления», «Информатика», «Организация секретарского обслуживания».

Курс предполагает наличие у студентов теоретических знаний и практических навыков, полученных в ходе изучения учебных дисциплин «Документоведение», «Документационное обеспечение управления», «Информатика».

Курс «Современный офис» тесно связан с курсами «Информационные системы в управлении», «Новые архивные технологии». Одной из задач дисциплины является систематизация и обобщение информации по проблемам использования организационной техники и автоматизации управленческого труда, полученной в ходе изучения предшествующих учебных курсов.

Дисциплина «Современный офис» дополняет и углубляет знания, полученные студентами в ходе изучения дисциплин «Документоведение», «Документационное обеспечение управления», «Кадровое обеспечение управления», «Организация секретарского обслуживания».

В результате изучения теоретического материала по дисциплине «Современный офис» студенты должны знать:

  • нормативно-методические основы внедрения и эксплуатации технических средств управления и офисного программного обеспечения;

  • терминологию и классификацию технических средств управления и офисного программного обеспечения;

  • методики организационного обеспечения перехода на новые технологии работы с документами и информацией;

  • принципы организации эффективного использования технических средств управления;

  • особенности и перспективы развития процессов документирования и организации работы с документами в условиях использования современных технических средств и технологий.

На основе полученных теоретических знаний и в результате практических занятий по дисциплине студенты должны уметь:

  • ориентироваться в постоянно растущем парке технических средств управления;

  • ориентироваться на динамично развивающемся рынке офисных программных продуктов,

  • организовать эффективное использование технических средств управления в конкретной организации;

  • организовать подготовку конкретной организации к переходу на новых технологии работы с документами и информацией.

Новизна курса заключается в комплексном изучении составляющих современного офиса – офисного помещения, технических средств управления и офисного программного обеспечения – как единого технического и технологического комплекса.

В целях более глубокого усвоения теоретических разделов курса и приобретения навыков практической работы предусмотрены практические занятия в компьютерном классе.

В ходе практических занятий студенты работают с конкретными офисными системами в

условиях, имитирующих функционирование сетевых систем автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности, изучают их стандартные процедуры и основные функции.

Содержание курса

Вводное занятие

Цель и задачи учебного курса. Место курса в системе профессионального обучения студентов специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Значение для специалистов в области организации документационного и информационного обеспечения управления.

Связь курса с другими учебными дисциплинами, материалы учебных курсов, используемые в качестве основы для изучения данного курса. Требования к уровню освоения содержания курса, формы контроля усвоения материала. Комплекс знаний и навыков, получаемых студентами в результате изучения курса.

Источники и литература по курсу. Периодические издания, электронные журналы, технические описания организационной техники и программных средств.

Тема 1. Необходимость и предпосылки механизации и автоматизации документационных процессов

Лавинообразный рост объема документной информации по мере возрастания сложности задач и увеличения объемов экономической и хозяйственной деятельности. Возрастание ценности оперативной, достоверной информации как основы принятия оптимальных управленческих решений в современных экономических условиях.

Общие принципы структурного построения организаций. Однотипность используемых управленческих технологий. Общность структуры документной информации. Однотипность процедур обработки документов. Формально-логический характер управленческих операций.

Тема 2. Современный офис как базовый элемент организационно-технического обеспечения управления организацией

Современный офис как материальная база реализации современной офисной техники и информационных технологий.

Формирование концепции офисной деятельности. Офисная деятельность, современный офис, основные понятия.

Составляющие современного офиса: офисное помещение, технические средства управления, программное обеспечение.

Раздел 1. Офисное помещение как базовый элемент современного офиса

Тема 3. Планировка офисного пространства

Основные концепции формирования офисного пространства. Кабинетный принцип планировки офисного помещения, особенности, преимущества, недостатки. Зальный принцип планировки офисного помещения, особенности, преимущества, недостатки.

Основные принципы эффективной планировки офисного помещения. Планировка рабочих мест офисного персонала.

Тема 4. Основные эргономические факторы, определяющие деятельность персонала в офисном помещении

Микроклимат офисного помещения: температура и относительная влажность воздуха, чистота воздуха. Уровень освещенности, принципы рационального освещения офиса, сочетания общего и местного освещения. Уровень шума.

Традиционные и нетрадиционные подходы к обустройству офиса.

Раздел 2. Технические средства управления

Тема 5. Технические средства управления как составляющая современного офиса, классификация и терминология

Технические средства управления, основные понятия.

Принципы классификации технических средств управления. Функциональная классификация технических средств и систем оптимизации управленческих процессов.

Тема 6. Средства составления и изготовления документов

Простые средства письма, область применения. Пишущие машины, их классификация. Электронные пишущие машины, особенности, преимущества. Диктофонная техника, классификация, область применения. Принтеры, классификация, особенности и область применения принтеров различных типов.

Тема 7. Средства копирования и оперативного тиражирования документов

Понятия "копирование" и "тиражирование".

Способы и средства копирования документов. Фотографическое копирование как традиционный вид копирования. Микрофильмирование, сфера его использования. Диазографическое копирование, основные принципы и сфера использования.

Электрографическое копирование как наиболее перспективный вид копирования управленческих документов. Электрографические копиры, основные принципы действия и сервисные возможности.

Средства оперативной полиграфии. Традиционные способы оперативного тиражирования: офсетная, гектографическая, трафаретная печать, особенности и недостатки.

Электронно-трафаретная печать как наиболее перспективный вид оперативного тиражирования управленческих документов. Ризографы, основные принципы действия, сервисные возможности.

Основные тенденции развития средств копирования документов и средств оперативной полиграфии. Печатные системы.

Тема 8. Средства обработки документов

Классификация средств обработки физической формы документов на бумажном носителе.

Бумагорезательное оборудование: резаки, конвертовскрыватели, машины для уничтожения документов и утилизации бумажных отходов, область их использования.

Оборудование для скрепления документов, листов и блоков листов: сшиватели, степлеры, брошюровальные устройства, биндеры, переплетные машины, буклетмейкеры, пачковязальные и конвертозаклеивающие устройства.

Оборудование для подборки, сортировки и складывания листов: листоукладочные и фальцевальные устройства, листоподборочные машины.

Оборудование для нанесения на документы надписей и помет: штемпелевальные устройства, нумераторы, датировщики, адресовальные и маркировальные машины, этикетировочные устройства.

Средства защиты документов от воздействия неблагоприятных внешних условий: ламинаторы, машины для окантовки документов.

Особенности организации эксплуатации средств обработки документов.

Тема 9. Средства хранения и транспортирования документов

Требования, предъявляемые к средствам и системам хранения документов. Средства оперативного, долговременного и архивного хранения документов на бумажном носителе.

Транспортирование как способ передачи документной информации. Средства транспортирования документов на бумажном носителе: тележки, транспортеры, подъемники, пневматическая почта.

Тема 10. Средства поиска документов и информации

Требования, предъявляемые к средствам и системам поиска документов и информации. Картотеки, виды и разновидности, принципы организации. Средства обозримого хранения информации, область их использования.

Тема 11. Современные средства связи

Передача информации, системы передачи информации, основные понятия. Каналы связи. Телефонные каналы как наиболее разветвленные и широко используемые.

Системы передачи недокументированной информации.

Телефонная связь. Телефонные станции. Современные телефонные аппараты, их модификации и сервисные возможности. Рекомендации по выбору и эксплуатации телефонных станций и аппаратов.

Радиотелефонная связь. Сотовая радиотелефонная связь, принципы организации и преимущества. Сервисные возможности радиотелефонов.

Радиосвязь, ее основные потребители. Современные радиостанции. Транковые сети.

Радиопоисковая связь. Пейджинговая связь как разновидность радиопоиска, принципы организации. Пейджер, разновидности и сервисные возможности.

Видеотелефонная связь, сфера ее использования.

Спутниковая связь, основные принципы организации и перспективы использования.

Системы передачи документированной информации.

Телеграфная связь, ее разновидности. Телетайп. Телекс. Дейтефонная связь.

Факсимильная связь. Телефакс, основные принципы действия и сервисные возможности.

Современные тенденции и перспективы развития средств административно-управленческой связи.

Тема 12. Организация эксплуатации офисной техники

Комплексное использование средств оргтехники. Комплекты технических средств, основные понятия. Рекомендации по выбору технических средств для оснащения современного офиса. Преимущества и издержки внедрения средств оргтехники.

Условия эффективной и безопасной эксплуатации организационной техники.

Тема 13. Современные тенденции и перспективы развития средств организационной техники

Современное состояние и направления развития офисной техники. Экологическая безопасность современных технических средств управления. Появление интегрированных систем, сочетающих различные технологии и сервисные возможности. Оснащение офисных аппаратов процессорами, памятью. Возможность подключения технических средств к персональному компьютеру или включения в корпоративную вычислительную сеть.

Раздел 3. Офисное программное обеспечение. Системы автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности

Тема 14. Автоматизация процессов документационного обеспечения управленческой деятельности, проблемы формирования терминосистемы и классификации программных продуктов

Проблемы формирования терминосистемы автоматизации процессов документационного обеспечения управленческой деятельности.

Классификация офисных программных продуктов: по составляющим делопроизводства, по степени комплексности автоматизации, по технологии разработки, внедрения и сопровождения. Попытки создания универсальной классификации систем автоматизации.

Тема 15. Нормативная база автоматизации документационных процессов

Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. Федеральный закон 1995 г. Об информации, информатизации и защите информации.

Федеральная целевая программа Электронная Россия (2002-2010 гг.)", задачи, этапы, основное содержание.

Федеральный закон 2002 г. Об электронной цифровой подписи, значение, сфера распространения.

Проблемы правового обеспечения разработки, внедрения и эксплуатации электронных технологий.

Тема 16. Основные принципы построения сетевых систем автоматизации процессов документационного обеспечения

Сетевая организация. Корпоративные вычислительные сети. Распределенная обработка данных, основные понятия. Многопользование, аспекты реализации принципа многопользования. Маршрутизация, ее уровни. Санкционируемость доступа к информации и функциям системы. Протоколирование, значение сетевого протокола системы. Многосвязность, аспекты реализации принципа многосвязности. Контекстность. Гибкость. Наращиваемость, значение принципа наращиваемости.

Тема 17. Организационное обеспечение разработки и внедрения корпоративных систем автоматизации управленческих процессов

Этапы разработки и внедрения сетевых офисных систем, значение и основное содержание каждого этапа.

Экспертное (информационное) обследование документной деятельности организации, его значение, содержание и документирование результатов. Оптимизация существующей технологии. Формализация задачи, разработка задания на проектирование.

Этап проектирования системы. Подбор программного обеспечения для реализации задач автоматизации ДОУ, критерии подбора. Подбор аппаратного обеспечения и сетевых решений для реализации задач автоматизации ДОУ, основные критерии подбора.

Организационное обеспечение системы автоматизации документооборота на этапе ее внедрения. Нормативное обеспечение внедрения системы, его значение и содержание. Организация обучения и адаптации персонала.

Тема 18. Основные тенденции развития офисного программного обеспечения

Широкое распространение стандартных программных продуктов для автоматизации процессов документирования. Переход от однопользовательских программных продуктов к сетевым системам автоматизации процессов документационного обеспечения управленческой деятельности. Переход от автоматизации отдельных управленческих, делопроизводственных процессов к комплексной автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов, вовлечение процессов управления организацией в единый технологический цикл. Разработка систем стандартных программ с гибкой функциональностью.

Практические занятия в компьютерном классе

Занятие 1

Электронные системы регистрации и учета документов – «электронные картотеки»

Цель занятия:

    • изучение стандартных функций и возможностей системы регистрации и учета документов.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации систем регистрации и учета документов;

    • уметь использовать «электронные картотеки» для учета документов и поиска информации о документах.

Задание:

Ознакомиться со структурой и функциями предложенной системы регистрации и учета документов

Занятие 2

Информационное наполнение внедряемой системы автоматизации делопроизводства

Цель занятия:

    • изучение принципов формирования и ведения справочников-классификаторов;

    • приобретение навыков формирования справочников-классификаторов.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, принципы формирования, структуру справочников-классификаторов системы автоматизации делопроизводства;

    • уметь проектировать и формировать стандартные справочники-классификаторы.

Задание:

Сформировать справочники-классификаторы

  • номенклатуры документов,

  • видов поступления информации,

  • организаций – корреспондентов,

  • пользователей системы.

Занятие 3

Электронная регистрационная карточка как способ ввода информации о документе в систему автоматизации делопроизводства

Цель занятия:

    • изучение структуры электронной регистрационной карточки;

    • изучение принципов формирования электронных информационно-поисковых образов документов;

    • приобретение навыков заполнения электронных регистрационных карточек.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, структуру информации электронных регистрационных карточек;

    • уметь регистрировать документы путем заполнения полей электронных регистрационных карточек.

Задание:

Заполнить электронные регистрационные карточки

  • поступающих писем,

  • отправляемых писем,

  • приказов по основной деятельности.

Занятие 4

Система «Дело 8.0» как пример комплексной системы автоматизации делопроизводства

Цель занятия:

    • изучение стандартных функций и возможностей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.0» (разработчик фирма «Электронные офисные системы».

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации системы автоматизации делопроизводства «Дело 8.0»,

    • уметь использовать возможности системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.0» для учета и поиска документной информации.

Задание:

    1. Ознакомиться со структурой и функциями системы «Дело 8.0»

    1. Сформировать справочники-классификаторы:

      • номенклатуры документов,

      • видов поступления информации,

      • организаций – корреспондентов,

      • пользователей системы.

    1. Заполнить электронные регистрационные карточки

  • поступающих писем,

  • отправляемых писем,

  • приказов по основной деятельности.

    1. Провести сеансы с поиска различных категорий документов и документной информации

Занятие 5

Система автоматизации процессов документирования трудовых правоотношений и работы с документами по личному составу – «электронный отдел кадров»

Цель занятия:

    • изучение стандартных функций и возможностей системы автоматизации деятельности кадровой службы.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации «электронных отделов кадров»;

    • знать принципы формирования и ведения электронных баз данных персонала организации;

    • уметь работать с электронными базами персональных данных;

    • уметь использовать «электронные отделы кадров» для создания, учета и поиска документов по личному составу.

Задание:

  1. Ознакомиться со структурой и функциями предложенной системы автоматизации деятельности кадровой службы.

  1. Оформить электронные карточки учета сотрудников организации.

  1. Сформировать комплекс документов по личному составу.

  1. Провести сеанс поиска персональной информации.

Занятие 6

Комплексная система автоматизации управления организацией на примере программного комплекса «Галактика»

Цель занятия:

    • дать студентам общее представление о структуре, стандартных функциях и возможностях комплексной системы автоматизации управления на примере программного комплекса «Галактика».

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

    • знать назначение, структуру, стандартные функции, состав информации систем автоматизации управления организацией.

Задание:

Ознакомиться со структурой и функциями программного комплекса «Галактика».

Перечень вопросов для оперативной проверки усвоения студентами раздела 1 учебного курса:

Базовый элемент современного офиса –

Основные концепции организации офисного пространства:

Кабинетный принцип планировки офисных помещений предполагает …

Основные преимущества кабинетного принципа организации офисного пространства:

Основные недостатки кабинетного принципа организации офисного пространства:

Зальный принцип планировки офисных помещений предполагает …

Основные преимущества зального принципа организации офисного пространства:

Основные недостатки зального принципа организации офисного пространства:

Перечень вопросов для оперативной проверки усвоения студентами раздела 2 учебного курса:

Основные причины внедрения и использования современных технических средств управления:

Основные предпосылки внедрения и использования современных технических средств управления:



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Пояснительная записка 4 Рабочая программа дисциплины 4 Методические рекомендации для преподавателей

    Пояснительная записка
    Дисциплина «Введение в специальность» относится к группе общепрофессиональных дисциплин государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и открывает обучение по специальности 350800 «Документоведение
  2. Учебно-методический комплекс по дисциплине: «Маркетинг» специальность: 080116 «Математические методы в экономике»

    Учебно-методический комплекс
    Область профессиональной деятельности: анализ и моделирование экономических процессов и объектов на микро, макро и глобальном уровнях; мониторинг экономико-математических моделей; прогнозирование, программирование и оптимизация экономических систем.
  3. Программа социально-экономического развития липецкой области на 2009 2012 годы

    Программа
    5 декабря 2008 года N 195-ОЗ Закон Липецкой области Российской Федерации «О Программе социально-экономического развития в Липецкой области на 2009 - 2012 годы»
  4. И. В. Понкина посвящено выявлению существующих фактов дискриминации и унижения человеческого достоинства граждан, выражающих принадлежность или предпочтительное отношение к Русской Православной Церкви, по признаку

    Документ
    Бесчестная дискуссия о религиозном образовании в светской школе: ложь, подмены, агрессивная ксенофобия. Правовой анализ / И.В. Понкин, М.Н. Кузнецов. – М.
  5. Учебно-методический комплекс по дисциплине «экологическое право» для студентов специальности 080103. 65 «Национальная экономика»

    Учебно-методический комплекс
    Составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования для экономических специальностей

Другие похожие документы..