Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
о результатах проведения плановых выездных проверок отделом контроля качества образования в образовательных учреждениях Алтайского края за январь- ма...полностью>>
'Документ'
Організувати роботу ДПІ щодо забезпечення стабільного та ритмічного наповнення бюджетів усіх рівнів, виконання доведених завдань із забезпечення збор...полностью>>
'Бизнес-план'
Данные Рекомендации по составлению бизнес-плана предназначены специалистам государственных учреждений службы занятости населения для использования в ...полностью>>
'Литература'
Ученое звание и ученая степень: доктор биологических наук, профессор, академик РАЕН, заслуженный эколог РФ, лауреат международной премии «За охрану в...полностью>>

Инструкция по делопроизводству 2010

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

4 ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ

4.1 Регистрация документов

4.1.1 Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в предприятие документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

4.1.2 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в предприятии, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.1.3 Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и иных информационных систем обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа, дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

4.1.4 Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации; расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно); количество листов документа, наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др.

4.1.5 Документы целесообразно регистрировать в предприятии один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально - техническое снабжение и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация - в управлении (отделе) снабжения, протоколы и решения (постановления) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления.

Включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещает на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.

В отдельных случаях при ограниченном объеме документооборота и компактном расположении подразделений возможна централизованная регистрация документов.

Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях в зависимости от адресата.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются на карточках или на машинных носителях.

4.1.6 Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных (а при наличии сети - Центральный банк регистрационных данных) и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

4.2 Построение поисковой системы

4.2.1 Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

4.2.2 При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

4.2.3 При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.2.4 Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.

4.3 Подсчет объема документооборота

4.3.1 Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.

Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

4.3.2 Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие документы и создающиеся в предприятии подсчитываются отдельно.

4.3.3 Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др.

Подсчет документооборота может проводиться по предприятию, по отдельному подразделению.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.

5 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) - автор документа.

5.2.2 Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

5.3 Организация контроля исполнения

5.3.1 Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.).

5.3.2 Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Служба документационного обеспечения управления учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются в службу ДОУ и руководителям структурных подразделений.

5.3.3 Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

6 РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1 Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2 При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

6.3 Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

6.4 При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.5 При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.6 В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, Табель унифицированных форм документов, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.

6.7 Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных и традиционным массивам документов, законодательным актам.

7 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

7.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в центральном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.2 Номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива.

Номенклатура дел, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем.

7.3 При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями предприятия и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды и состав.

7.4 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

7.5 Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ.

7.6 После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

7.7 Графы номенклатуры дел, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

название министерства или структурного подразделения;

краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.

7.8 При наличии в предприятии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки.

8 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

8.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в предприятии формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях .

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

8.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

8.3 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельных случаях при ограниченном документообороте и компактном расположении подразделений возможно централизованное формирование дел в службе ДОУ.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

9.1 Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

9.2 Экспертиза ценности документов в предприятии проводится: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

9.3 Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК предприятия.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

9.4 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

10.1 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива.

10.2 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

10.3 Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

11 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

11.1 На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

11.2 В предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

11.3 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.4 Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

12 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

12.1 С момента заведения и до передачи в центральный архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

12.2 Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

13.1 В своей практической деятельности центральный архив руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями предприятия, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением о центральном архиве.

13.2 Центральный архив предприятия хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников предприятия и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем.

13.3 В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

13.4 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.5 Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Начальник службы ДОУ А.В. Михеева

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

________П.П.Сидоров

____________20__

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ИНСТРУКЦИЕЙ

№ п/п

Должность

ФИО

Цель ознакомления

Подпись

Дата



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области

    Инструкция
    1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее – Инструкция) разработана с учётом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства
  2. Инструкция по делопроизводству общие положения (2)

    Инструкция
    1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке,
  3. Инструкция по делопроизводству махачкала 2009

    Инструкция
    1. Общие положения 3-5 2.Документы университета 5-6 3.Правила подготовки и оформления документов 6-25 3.1Документирование управленческой деятельности 6 3.
  4. Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.

    Инструкция
    Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области,
  5. Инструкция по делопроизводству утверждено

    Инструкция
    1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижегородская государственная медицинская академия Федерального агентства по здравоохранению

Другие похожие документы..