Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Сочинение'
В Салехарде работают мои родители. Мой папа строил этот город, участвовал также и в строительстве многопрофильной гимназии, в которой я сейчас учусь....полностью>>
'Решение'
Чуйковой И.С., заключение председателя постоянной комиссии муниципального Совета Иванца И.И., руководствуясь Законом РФ от 24.12.1992 «Об основах феде...полностью>>
'Документ'
Вопрос: Об учете в целях налога на прибыль стоимости материально-производственных запасов в виде имущества, полученного при ремонте, модернизации, ре...полностью>>
'Документ'
МАРИНКА. Вот отсюда, до той ёлки, до туда и туда. Развязка на Москву, вид на реку, два лесных озера в шаговой доступности. Медпункт, магазины, кафе –...полностью>>

Положение о документообороте дата введения

Главная > Документ
Сохрани ссылку в одной из сетей:

ООО «Курганское автотранспортное предприятие»

ООО «Курганское АТП»

2010

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Дата введения

«07» апреля 2010г.

«Положение о документообороте»

Тип документа:



Стандартизирующий документ

приказа, дата утверждения

01.02./57 07.04.2010г.



Распорядительный документ



Организационный документ

Дата создания:

06.04.10

Ответственный

разработчик:

Заместитель исполнительного директора Авдеева Н.В.

Область

применения:

Общество с ограниченной ответственностью «Курганское автотранспортное предприятие» г. Курган, проспект Конституции, 29 «б»

Цель:

Данное положение определяет основные правила ведения документооборота в Обществе.

Предназначение:

Заместителям исполнительного директора, Директору филиала, Техническим директорам, Начальникам отделов, Секретарю.

СОДЕРЖАНИЕ

  1. Общие положения. Цель и область действия.

  1. Типы и виды документов, применяемых в Обществе.

    1. Стратегические документы.

    2. Организационные документы.

    3. Стандартизирующие документы.

    4. Распорядительные документы.

    5. Операционные документы.

  1. Порядок разработки, подготовки и согласования документов.

  1. Организация документооборота.

    1. Обработка входящих и исходящих документов и их передача.

    1. Хранение документов.

    1. Контроль исполнения документов.

  1. Общие положения. Цель и область действия.

Цель (назначение)

Настоящее Положение определяет основные правила ведения организационно-правового документооборота Общества для внутреннего использования.

Термины и определения

Общество – ООО «Курганское АТП»

Документ - это информация, зафиксированная на электронном или бумажном носителе, имеющая непосредственное отношения к деятельности Общества.

Регистрация документов - фиксирование факта создания или поступления путем проставления на нем даты и номера, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Приказ - нормативный документ, утверждаемый исполнительным директором в целях приведения в исполнение принятых решений, документов.

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений подразделений Общества.

Инструкция — нормативный документ, регламентирующий организационные, хозяйственные, финансовые и иные стороны деятельности Общества.

Срок действия

Постоянный

Дата создания

06.04.2010 г.

Дата последнего обновления

    1. Настоящее Положение является нормативным документом, устанавливающим

единую систему документирования и работы с организационно-правовыми

документами в Обществе, которые служат только для внутреннего использования.

    1. Положение определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами, контроля исполнения и их хранения в подразделениях Общества.

    2. Порядок и правила работы с документами, установленные Положением, обязательны для всех сотрудников Общества. Сотрудники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения. Ответственность за организацию и состояние документооборота в подразделениях несут их руководители или сотрудники, назначенные ответственными лицами за делопроизводство в данном подразделении.

  1. Типы и виды документов, применяемых в Обществе. В Обществе создаются документы пяти основных видов:

    1. Стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития Общества.

      1. Стратегические документы – бюджет Общества на финансовый год, план движения денежных средств, прейскурант.

      2. Бюджет Общества на финансовый год, план ДДС разрабатывается ежегодно, с учетом целей и задач развития Общества. Схема подготовки, согласования и утверждения бюджета следующая:

        1. Руководитель отдела готовит бюджет Общества, план ДДС на следующий финансовый год не позднее 31 марта года следующего за отчетным. Согласовывает с аудиторской комиссией Общества.

        2. Исполнительный директор утверждает бюджет Общества на следующий финансовый год, план ДДС и отправляет всем заинтересованным сотрудникам. Передает в Управляющую Компанию Общества.

        3. Бюджет Общества, план ДДС являются операционным планом. Могут подвергаться корректировкам в течение года.

    2. Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции Общества, организацию его работы, права и обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. В Обществе существуют следующие виды организационных документов:

      1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность компании, ее взаимоотношения с другими компаниями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

      2. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

      3. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

      4. Организационная структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

      5. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

      1. Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

  • Организация работы Общества;

  • Взаимные обязанности работников и администрации;

  • Предоставление отпусков;

  • Прочие обязанности работодателя и работника

    1. Стандартизирующие документы – документ, описывающий процессы, связанные с основной деятельностью Общества (процессный), либо несвязанную с основным бизнесом деятельность (непроцессный). Это документ, который стандартизирует работу в Обществе. Существуют следующие виды стандартизирующих документов:

      1. Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений Подразделений Общества.

      2. Инструкция – это нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

    2. Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества. Распорядительным документом в Обществе является приказ. Приказ – это нормативный документ, издаваемый исполнительным директором в целях приведения в исполнение принятых решений.

    3. Операционные документы – это документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности Общества. К операционным документам относятся:

      1. Служебная записка;

      2. Протокол;

      3. Отчет;

      4. Письмо;

      5. Другие.

  1. Порядок разработки, подготовки и согласования документов.

    1. Документы должны быть оформлены по формам принятым в Обществе.

    2. Стратегические, организационные, стандартизирующие и распорядительные документы издаются только за подписью Исполнительного директора.

    3. Операционные документы могут создаваться, передаваться и приниматься любыми другими сотрудниками, обозначенными в соответствующих приказах, инструкциях и других документах Общества.

    4. Документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.

    5. Последовательность действий и правила управления документацией.

      1. Проект документа разрабатывает подразделение, сотрудник-инициатор либо, если инициатором является вышестоящее лицо, то сотрудником, назначенным Исполнительным директором.

      2. Документ корректируется, согласуется с заинтересованными сотрудниками и утверждается у Исполнительного директора.

      3. Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе, или руководитель подразделения, к которому относиться данный документ.

      4. Данные о результатах выполнения действий, изложенных в документе и корректирующих и (или) предупреждающих действиях передаются ответственному лицу по контролю за выполнением действий, изложенных в документах.

    6. Доступ к информации, работа с документами, содержащими коммерческую и служебную тайны.

      1. Сотрудники Компании имеют различные полномочия по доступу к информационным ресурсам (в т.ч. документам). Категории пользователей и уровни доступа регламентируются приказом исполнительного директора.

      2. Правила работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайны, а также контроль выполнения сотрудниками этих правил устанавливаются в соответствии с нормами, предусмотренными в Дополнительном Соглашении к трудовому договору «О сохранении служебной и коммерческой тайны».

  1. Организация документооборота.

    1. Обработка входящих и исходящих документов и их передача.

      1. Под документооборотом понимается движение служебных документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи на архивное хранение. Документооборот включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри Общества, исполнение документов в подразделениях, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.

      2. Обработка входящих документов заключается в их приеме, сортировке, регистрации и передаче адресату (исполнителю, руководителю подразделения и т.д.) Обработка входящих документов осуществляется Секретарем Общества в течение рабочего дня.

      3. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрацию осуществляет Секретарь Общества.

      4. Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, распорядительные, внутренние и исходящие – в день подписания.

      5. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке. Распорядительным документам в пределах каждого вида документа присваиваются порядковые номера, в соответствии с нумерацией, принятой по данному виду документа. При регистрации входящего и исходящего документов в правом нижнем углу заносятся регистрационный номер, дата регистрации. При поступлении оригинала входящего документа, полученного ранее в Обществе и уже зарегистрированного, ему присваивается тот же регистрационный номер.

      6. Передача всех зарегистрированных документов внутри Общества производится на усмотрение исполнителя документа или его руководителя под расписку; факт передачи может фиксироваться в соответствующем документе или журнале.

    2. Хранение документов.

      1. Документы могут храниться в бумажном и электронном виде.

      2. Стратегические, организационные, распорядительные и стандартизирующие хранятся до момента аннулирования, после аннулирования хранятся в архиве не менее 2-х лет.

      3. Операционные документы хранятся не менее 1 года. Далее анализируются и не актуальные документы уничтожаются.

      4. В бумажном виде документы должны быть разложены по папкам, с соответствующим названием, а также с обязательным реестром документов в папке.

      1. В электронном виде документы должны быть разложены по папкам, с соответствующими названиями, а так же с обязательным реестром в электронном виде.

    1. Контроль исполнения документов.

      1. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений руководства Общества устанавливается с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, зафиксированных в документах.

      2. Контроль исполнения документов осуществляется одновременно с исполнением документа и носит предупредительный систематический характер.

      3. Контроль исполнения документов включает в себя:

  • Постановку документа на контроль,

  • Сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения поручений (резолюций),

  • Доведение этой информации до руководителей, которыми давались поручения,

  • Принятие необходимых мер по своевременному качественному исполнению документов, а в случае необходимости – внесение предложений о принятии мер дисциплинарного воздействия к нарушителям.

      1. Обязательному контролю подлежит исполнение служебных документов, в которых определены сроки исполнения, либо имеются поручения или указания о подготовке и представлении докладов, ответов, предложений, заключений и выполнении других конкретных мероприятий.

      2. Персональную ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины в подразделении несет его руководитель. Руководители подразделений при организации контроля исполнения поручений, приказов, стандартизирующих документов (или их отдельных пунктов) обязаны:

  • Назначить должностных лиц, непосредственно осуществляющих контроль за исполнением служебных документов в подразделениях – ответственных за контроль исполнения (или осуществлять контроль самостоятельно);

  • После получения документа, поставленного на контроль вышестоящим руководителем, незамедлительно дать поручение по его исполнению сотрудникам своего подразделения (или приступить к исполнению самостоятельно);

  • Обеспечить своевременное предоставление ответственному за контроль исполнения информации о состоянии и результатах исполнения поручений, поставленных на контроль, или служебной записки на имя давшего поручение руководителя с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения;

  • При получении уведомления о неисполнении документов в установленный срок или некачественном их исполнении принимать все необходимые меры к устранению указанных недостатков;

  • При убытии в командировку, отпуск и т.д. назначить должностное лицо, замещающее его в том числе по вопросам, связанным с осуществлением функций замещающего его, в том числе по вопросам, связанным с осуществлением функций организации контроля исполнения.

      1. Непосредственный контроль исполнения документов в подразделении осуществляется его руководителем или сотрудником, назначенным ответственным за контроль исполнения.

      2. Ответственные за контроль исполнения обязаны:

  • Вести учет всех документов (или их отдельных пунктов), по которым даны поручения и установлены сроки исполнения;

  • Иметь всю необходимую информацию о ходе исполнения контролируемых документов;

  • Периодически напоминать исполнителям о приближении и истечении сроков исполнения документов и принимать все необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документов (поручений) или продлении срока в установленном порядке;

  • Осуществлять предварительный анализ содержащейся в ответе (отчете, заключении) информации, проверять ее полноту и соответствие тому поручению, которое находиться на контроле, а также проверку правильности оформления и визирования подготовленного документа;

  • Своевременно докладывать руководству о фактах нарушения сроков исполнения;

  • Представлять руководству подразделения справку (устно или письменно) о неисполненных документах (поручениях) с указанием причин, при необходимости готовить соответствующие аналитические записки.

      1. Снятие документа с контроля.

  • Приказ, поручение (или их отдельный пункт) считаются выполненными при условии, если:

  • Выполнены все установленные задания;

  • Оформленная по всем правилам справка (отчет, ответ) со всеми необходимыми визами и за подписью ответственного исполнителя представлена соответствующему руководителю;

  • Результаты рассмотрения контрольных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;

  • Заинтересованным организациям и лицам сообщены результаты рассмотрения.

  • Решение о снятии документа с контроля принимается тем должностным лицом, которым было дано поручение по его выполнению. Техническую процедуру снятия документа с контроля осуществляет сотрудник, ответственный за контроль документа, занося всю необходимую информацию в Реестр задач.

10 Ответственный разработчик: Авдеева Н.В.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Положение об учётной политике для целей бухгалтерского учёта в ОАО «Инженерный центр энергетики Урала» на 2011 год

    Документ
    Учетная политика ОАО  «Инженерный центр энергетики Урала» (далее – Учетная политика) сформирована в соответствии с нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, а также по правилам, установленным Положением по бухгалтерскому
  2. Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

    Курс лекций
    Переходный период в экономической истории РоссииXXвека привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ
  3. Контрольная работа По дисциплине: Компьютерные и информационные технологии в доу на тему: «Документооборот: понятие, способы совершенствования»

    Контрольная работа
    Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими,
  4. Правовое положение холдингов в россии научно-практическое пособие

    Документ
    Ксения Портной - кандидат юридических наук (кафедра предпринимательского права МГЮА), имеет 8-летний опыт работы в области международных инвестиций в России.
  5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Министерством финансов СССР от 29. 07. 1983 №105)

    Документ
    1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями

Другие похожие документы..