Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
К концу XIX в. в Европе возникла система агрессивных во­енно-политических союзов. В 1882 г. сложился Тройственный союз (Германия, Австро-Венгрия, Ита...полностью>>
'Учебное пособие'
Учебное пособие содержит описание правил употребления заключительных модально-экспрессивных частиц в современной японской речи. Отмечаются их граммат...полностью>>
'Урок'
Урок « Начало Второй Мировой войны» составлен для учащихся 9 классов, а также для 11 класса по Новейшей истории ХХ век. Проведение урока способствует ...полностью>>
'Рабочая учебная программа'
Понятие международного частного права; понятие унификации; международное частное и публичное право; источники международного частного права; методы ре...полностью>>

Рекомендации по составлению пресс-релиза

Главная > Документ
Сохрани ссылку в одной из сетей:

1

Смотреть полностью

Волгоградское муниципальное учреждение культуры

«Централизованная система городских библиотек»

Отдел библиотечного маркетинга

дайджест:

«Пресс-релиз в системе библиотечных PR-технологий»

Практические рекомендации по составлению пресс-релиза

­

Волгоград, 2010

Пресс-релиз в системе библиотечных PR-технологий

Рассмотрены роль, значение, специфика и процессы создания пресс-релиза в системе библиотечных PR-технологий. Актуальность темы связана с ее недостаточной, изученностью. В создании библиотечных пресс-релизов существует много «самодеятельного творчества», что нередко мешает достичь того результата, который ожидается от их распространения в целевых аудиториях.

Работающая по рыночным законам экономика вызвала к жизни в нашей стране целые области новой профессиональной деятельности, среди которых находится и PR (public relations). Как известно, само выражение «public relations» впервые использовал автор знаменитой Декларации независимости Т. Джефферсон, когда в 1807 г. в черновике своего «Седьмого обращения к Конгрессу» вписал его вместо вычеркнутого выражения «состояние мысли». Айви Ли, стоявший у истоков становления технологий связи с общественностью, с 1919 г. систематически употреблял словосочетание «public relations» для обозначения определенной деятельности, которую он связывал с информированием общественности о целях и возможностях корпораций.

Русских вариантов словосочетания «public relations», употребляющихся в профессиональной литературе, довольно много - это и оригинальное сочетание/аббревиатура, и фонетическая калька «паблик рилейшнз/пиар», и «связи с общественностью», и «общественные связи».

Именно в процессе перевода термина «public relations» на русский язык выявляются смысловые грани явления, которое стоит за этим термином. Для всякого национального языка перевод, по сути, является «перекодированием по законам новой универсальной системы» [3, с. 17]. Кроме того, укоренение в практическом словоупотреблении одного из вариантов перевода свидетельствует о том, что само явление, обозначаемое данным термином, в стране - носителе языка прижилось. С «public relations» пока этого не произошло, и неясности с переводом еще существуют. Простая смысловая калька - «общественные отношения» - показывает только «каркас» понятия, не затрагивая его внутреннего наполнения.

Спектр определений PR довольно широк. PR может пониматься и как управление внешним и внутренним сопротивлением деятельности фирмы, и как формирование и продвижение привлекательного имиджа фирмы, и как управление ее социальной коммуникацией. Мы же придерживаемся одного из лучших, на наш взгляд, определений понятия «public relations», которое в своей «Книге руководителя отдела PR» дает М.В. Гундарин - «способ управления с помощью коммуникации отношениями между организацией и ее аудиторией» [3, с. 20].

В современных условиях полномасштабная и всеобъемлющая реализация потенциала отечественных библиотек также во многом зависит от успешности их рекламирования, определения места в маркетинговых и массовых коммуникациях. По мнению О.О. Борисовой, «основной причиной низкого уровня использования библиотечных ресурсов является, как правило, плохое знание сервисных возможностей библиотек, недостаточное владение библиотечного персонала рекламно-информационными технологиями» [1, с. 5—6]. «Сегодня в библиотеках идет активный поиск универсальных форм обслуживания и информирования, путей выхода из привычных рамок и активного внедрения в повседневную, бытовую среду. Мнение о том, что место предложения культурного продукта жестко фиксировано, опровергнуто на практике. В последнее время все чаще не публика доставляется к продукту, а наоборот» [2, с. 67]. Знание и творческое практическое применение PR сегодня, пожалуй, как ни одно другое направление менеджмента, необходимы для российских библиотек, потому что PR способствует общению, взаимопониманию, сотрудничеству между организацией и общественностью, увеличивает степень доверия, обеспечивает устойчивость и стабильность обращений пользователей в библиотеки, успех и результативность ее работы. PR, несомненно, является атрибутом демократического социума, вносит ясность, делает прозрачными и понятными для населения различные сферы общественных отношений, а в таких направлениях, как информационно-библиографическое обслуживание, эти принципы занимают одно из приоритетных мест и являются залогом востребованности.

PR предоставляет в распоряжение PR-специалистов библиотеки разнообразные навыки, при помощи которых можно продвигать образ библиотеки, помогать ее администрации и подразделениям отслеживать общественное мнение, правильно и своевременно реагировать на его изменения (как на личностном, так и на учрежденческом уровнях), заблаговременно готовиться не только к незначительному «охлаждению» общественного мнения, но и к кризисным явлениям.

Используя технологии PR, соответствующая служба библиотеки может активно и целенаправленно формировать ее положительный имидж, репутацию и паблисити, добиваться повышения эффективности работы различных отделов библиотеки, улучшения координации между ними. На наш взгляд, необходимо особо остановиться на упомянутых терминах, поскольку разница между их значениями не кажется очевидной - паблисити, имидж, репутация.

М.В. Гундарин дает следующее определение понятию «паблисити» - «широкая позитивная известность организации» [3, с. 49]. Паблисити имеет количественное измерение - чем больше представителей разных слоев населения слышали про организацию, тем лучше у нее обстоит дело с паблисити. Главные инструменты получения паблисити - работа со СМИ и реклама. Основным недостатком паблисити является недолговечность, условно говоря, это работа вширь, но не вглубь. «Образ организации, известной широко и с хорошей стороны, завтра же может быть буквально сметен лавиной негативной информации, которая станет следствием ваших ошибок или происков конкурентов» [3, с. 49].

Имидж и репутация - явления более устойчивые. Разница между ними трактуется следующим образом: «Имидж - это то, что организация сама о себе думает и хочет, чтобы так думали другие, а репутация - сумма мнений, общественная оценка «со стороны» [3, с. 50]. Если создание имиджа можно до определенной степени форсировать, то формирование репутации никогда не может обогнать естественного хода развития самой организации. Репутация складывается на основе прошедших лет и свершившихся событий, а имидж создается через получение и укрепление паблисити. Для его построения можно использовать не только былые и нынешние достижения, но и проекты организации на будущее.

Для формирования имиджа и репутации библиотеки (помимо полного владения фактической информацией и личного потенциала) сотрудникам службы необходимо обладать возможностями проведения широкого спектра PR-мероприятий (в том числе и по информационно-библиографической тематике): пресс-конференций, встреч с журна­листами, выступлений по радио или на телевиде­нии, «круглых столов», дней открытых дверей, выпуска корпоративного журнала или газеты для пользователей конкретной библиотеки, создания официального веб-сайта.

В технологии PR-мероприятия нередко используется такое коммуникативное средство как пресс-релиз. В профессиональном языке библиотечных работников этот термин уже достаточно прочно закрепился. Между тем, в создании библиотечных пресс-релизов еще много «самодеятельного творчества», нередко не позволяющего достичь того результата, который ожидается от их распространения в целевых аудиториях. Поэтому роль и значение пресс-релиза библиотеки, его технология стали предметом особого изучения автора статьи.

В словаре «Dictionary of Advertising Terms» пресс-релизу дается следующее определение: «Документ информационного характера, посвященный последним событиям, например, в деятельности коммерческой организации, распространяемый среди телеканалов и радиостанций, газет и журналов в рамках деятельности по связям с общественностью» [4, с. 170].

Другими словами, пресс-релиз представляет собой подготовленную и разосланную мини-статью (одно- или двухстраничный печатный документ), содержащую новости или информацию об организации и ее деятельности, предназначенную для средств массовой информации.

Роль пресс-релиза в системе PR сложно переоценить. Основатель и президент нью-йоркской PR-фирмы «Jericho Communications» Э. Явербаум называет пресс-релиз наиболее «эффективным, с экономической точки зрения, маркетинговым инструментом» [4, с. 171] в том случае, когда необходимо распространить информацию среди самой широкой аудитории. Это абсолютно справедливо и по отношению к библиотечной практике.

В рамках абсолютно любой выбранной библиотекой PR-тактики роль пресс-релиза заключается в том, чтобы предоставить СМИ некоторое позитивное PR-послание, которое должно дойти до соответствующей аудитории. Пресс-релиз позволяет распределить подготовленное сотрудником пресс-службы или PR-службы библиотеки послание по выбранному списку СМИ при минимальных затратах. Это делается с помощью, например, электронной рассылки, целью которой является распространение информации о событии в библиотеке через использование всех имеющихся средств массовой информации.

Пресс-релиз - уникальный способ добиться освещения своей деятельности в тех СМИ, которые можно рассматривать как целевые, но рекламу в которых организация не может себе позволить в силу ограниченности бюджета любой рекламной кампании (а библиотечной рекламы это касается в первую очередь).

Требования к библиотечному пресс-релизу в целом совпадают с требованиями к пресс-релизу вообще - сохранить конкретность изложения и достичь его привлекательности для читателя. Пресс-релиз библиотеки не отличается от пресс-релизов учреждений культуры, но отличается от пресс-релизов коммерческих организаций. Он должен быть точным, актуальным, честным, но содержать что-то полезное для читателя, вызвать у него ощущение сопричастности к происходящему событию, показать, чем библиотека полезна лично для потребителя информации и для общества в целом. Библиотечный пресс-релиз всегда написан по правилам, четко структурирован, дает подробную информацию о событии, не слишком агрессивен, не ставит своей задачей привлечь внимание, во что бы то ни стало.

Изучение накопленного к настоящему времени в сфере массовых коммуникаций опыта создания пресс-релизов стало основой для собственных шагов автора данной статьи в этом направлении. Как сотруднику пресс-службы Российской национальной библиотеки автору приходилось писать, редактировать, сравнивать между собой множество пресс-релизов, что привело его к выведению определенного алгоритма создания библиотечного пресс-релиза, независимого от его содержания, с тем, чтобы пресс-релиз выглядел достаточно профессионально на фоне остальных пресс-релизов, выпускаемых другими организациями.

Поэтому предлагается следующая структура и порядок составных частей пресс-релиза:

  1. Контактная информация. Название организации, имя контактного лица, с которым можно связаться для получения дополнительной информации, номер телефона самой организации, ее пресс-службы или PR-службы (если таковые имеются) и/или контактного лица (лиц).

  2. Дата публикации. Конкретная дата, когда информация может быть обнародована.

  3. Заголовок. Название пресс-релиза, которое должно привлечь к нему внимание редактора.

  4. Лидер-абзац. Первый абзац текста, который содержит так называемую «завязку» материала, то есть главную информацию о событии. Наиболее простой и действенный способ правильно составить этот абзац - выдержать последовательность «что, где, когда и почему происходит».

  5. Основной текст. То, что средства массовой информации должны, по мнению автора пресс-релиза, знать о событии, товаре или услуге.

  6. Информация об обратной связи. Имя контактного лица, с которым можно связаться для получения дополнительной информации, номер телефона самой организации, ее пресс-службы или PR-службы (если таковые имеются) и/или контактного лица (лиц) (обычно для того, чтобы не перегружать пресс-релиз контактной информацией, дается максимум два-три номера).

Отдельное внимание необходимо уделить оформлению пресс-релиза. В каждом пресс-релизе должно быть оставлено достаточно свободного места для комментариев и справок редактора, особенно на первой странице. Поэтому желательно установить двойное межстрочное расстояние и широкие поля. Это даст не только необходимое место для редакторской правки, но и будет способствовать лучшему восприятию пресс-релиза читателем. Никогда не следует использовать оборотную сторону листа.

Существуют определенные правила оформления заголовка на бумаге - он может быть от одной до трех строк в длину, его лучше набрать крупным шрифтом или выделить жирным, от лидер-абзаца материала он отделяется свободным местом (двойным интервалом).

Специалисту следует обратить внимание и на такие важные детали, как бумага, шрифт печатного материала. Большинство учреждений (в том числе и крупные библиотеки) имеет «фирменные» канцелярские принадлежности, оформленные в собственном типографском стиле: печатные бланки, конверты, бланки счетов-фактур, заявлений, поздравительные открытки и т. д. Стиль должен быть единым для всех элементов образа организации, обращенных к аудитории.

Именно поэтому следует всегда пользоваться одним и тем же типом бумаги, что поддержит представление о библиотеке как о последовательной и профессиональной организации. Наиболее рационально выбрать бумагу белого цвета, а затем персонализировать имидж библиотеки с помощью цветного логотипа, цветных полей или выделения текста. Для этого следует разместить логотип в правом верхнем углу пресс-релиза или по центру в верхней части листа (так пресс-релиз станет узнаваемым), набрать заголовок пресс-релиза большими буквами, отличным от основного текста шрифтом и/или выделить жирным шрифтом (так заголовок станет заметнее), выделить жирным шрифтом или цветом ключевые элементы текста (дата мероприятия, место проведения мероприя­тия, организаторы, имена участников и т. д.), чтобы они сразу бросались в глаза.

Особое внимание необходимо уделить шрифту пресс-релиза, который также должен работать на имидж библиотеки. Выбор лучше всего остановить на наиболее часто используемых простых и общепринятых шрифтах - Arial, School, Times New Roman. Они имеют классическое начертание и легко читаются. Личный редакторский опыт показывает, что такая техника работы с материалом пресс-релиза является наиболее эффективной.

Перед рассылкой очень важно еще раз проверить всю фактическую часть пресс-релиза, чтобы не допустить ошибок в дате, времени или месте проведения мероприятия.

Учет специфики библиотечного пресс-релиза, ответственный подход к его разработке позволяет создать эффективное средство продвижения услуг и продукции библиотеки к потребителям, стимулирования интереса не только тех, кто ею пользуется, но и тех, кто плохо (или совсем) не осведомлен о ее возможностях.

Список использованной литературы

  1. Борисова О.О. Рекламно-информационные технологии библиотечной деятельности / О.О.Борисова. — СПб.: Профессия, 2006. — 320 с.

  2. Бурсина Ю.Л. Библиотечный PR. Технологии создания системы доверия во внешних партнерских отношениях // Справочник руководителя учреждения культуры. — 2006. — № 5. — С.65—73.

  3. Гундарин М. Книга руководителя отдела PR: практические рекомендации / М. Гундарин. — СПб.: Питер, 2006. — 368 с.

  4. Явербаум Э. Паблик рилейшнз для «чайников» / Э. Явербаум, Р. Блай. — М.: ООО «И.Д. Вильяме», 2007.— 432 с.

Бурсина Ю.А.

Библиотечный PR. Технологии создания системы доверия во внешних партнерских отношениях

Рынок свободного времени является предметом жесткой конкурентной борьбы различных досуговых учреждений, в т. ч. организаций культуры, и в частности – библиотек. При этом необходимо понимать, что культура как таковая – духовность, тяга к прекрасному, стремление к самосовершенствованию, образованию – интересует весьма небольшой процент населения (применительно к библиотеке – это категория постоянных читателей, мотивация которых обусловлена в основном учебным процессом). Следовательно, наиболее эффективной в предложении будет комплексность услуг: культура + развлечение + здоровье (применительно к библиотекам – пропаганда здорового образа жизни) + спорт (информирование) + образование.

Например, книжный уголок в универсальном магазине (между прочим, удачная практика небольшого населенного пункта вблизи города), книжная лавка при элитном клубе, специальный стеллаж с тематическими подборками для чтения при фитнес-салоне или в престижной парикмахерской (как атрибут, отличающий заведение высшего разряда).

К сожалению, учреждения культуры не только не делают подобных попыток (например, открыть в музее или клубе какой-нибудь магазин или салон), но часто даже не пытаются создать комфортную, дружественную обстановку – атмосферу доверия, располагающую к беседе и приятному созерцательному ничегонеделанию (а как известно, качество среды определяется тем, сколько времени человек может провести в ней совершенно бесцельно).

В библиотеках, как правило, обстановка остается холодной и высокомерной, «выталкивающей» посетителя, хотя удовлетворить одну из главных потребностей сегодняшнего «информационного общества» – потребность общения – вполне возможно, и не нарушая присущего этим учреждениям академизма.

Принципы продвижения услуг

Сегодня в библиотеках идет активный поиск универсальных форм обслуживания и информирования, путей выхода из привычных рамок и активного внедрения в повседневную, бытовую среду. Мнение о том, что место предложения культурного продукта жестко фиксированно, опровергнуто на практике. В последнее время все чаще не публика доставляется к продукту, а наоборот. В связи с этим эффект участия становится одним из принципов продвижения любой инициативы.

Потребителя уже давно не устраивает роль пассивного зрителя – он хочет не наблюдать, а участвовать. Следовательно, нужно привлекать его (особенно молодежь) к подготовке и проведению мероприятий учреждения, помня, что самореализация при этом возможна лишь в атмосфере доверия.

Практика показывает, что на вопрос, кому адресовано то или иное предложение, библиотека чаще всего отвечает: всем. На деле это «всем» превращается в «никому». Поэтому другим принципом продвижения услуг является их адресность и дифференцированность как показатель особого доверия к определенной целевой аудитории. Это необходимо учитывать, выстраивая стратегию продвижения библиотечных услуг, т. к. чем точнее определен адресат, тем эффективнее будет сообщение.

Следующий базовый принцип продвижения – масштабность коммуникации. Добиться реального результата можно только систематичностью действий. К сожалению, библиотеки обычно ограничиваются тем, что размещают информацию на собственном стенде объявлений, приглашают двух-трех журналистов и пассивно ждут результата. А вот, например, PR-служба Ганноверского театра о каждом своем мероприятии рассылает информацию в 500 (!) средств массовой информации. При таком масштабе действий можно рассчитывать на отдачу. Тагил, конечно, не Ганновер, и бюджеты не те, но задуматься стоит.

Бытует мнение, что если есть ниша, в которой услуги библиотеки востребованы, то незачем прикладывать какие-либо дополнительные усилия. Однако если не держать аудиторию в «подогретом состоянии», она может предпочесть услуги конкурентов на рынке свободного времени. Так, коммерческие организации основную ставку делают на постоянное напоминание о себе и узнавание своих товаров, прекрасно понимая, что именно это является главной движущей силой PR и рекламы.

Для библиотек аналогичным механизмом узнавания и напоминания являются клубы читателей, волонтерские клубы и клубы прессы. Однако этот ресурс используется в России крайне неэффективно.

Прежде чем предлагать какой бы то ни было продукт вовне, необходимо договориться внутри организации. Невозможно рассчитывать на серьезные результаты, если между людьми, занятыми производством и продвижением культурного предложения, не будет соблюдаться принцип полнейшего взаимопонимания, слаженности и прозрачности действий.

Исследователи давно зафиксировали факт перехода от реальной экономики к экономике символов и брендов. Поскольку на рынок выбрасывается много сходных товаров и услуг, имидж производителя часто оказывает решающее влияние на уровень спроса. Когда же речь идет о сфере досуга, потребляются не столько сами товары и услуги, сколько их символы, поэтому работа над имиджем также является важным принципом деятельности учреждения культуры. Для библиотеки – это пропаганда престижности такого вида досуга, как чтение.

Специфика PR-деятельности библиотеки

Говоря о стратегиях продвижения культурного продукта, необходимо понимать, что их стержень – доверие.

Службы PR и рекламы работают на единую маркетинговую цель, но задачи перед ними стоят разные, соответственно, разными получаются и результаты.

Прежде чем перейти к технологии формирования атмосферы доверия к библиотеке, докажем, что в условиях отсутствия расходной статьи на рекламу в библиотечном бюджете PR может быть не только эффективен, но и просто незаменим.

Получение библиотекой «незаинтересованной поддержки» от независимых СМИ позволяет вызвать большее доверие как у реальных, так и у потенциальных потребителей ее услуг. Информация о событиях в библиотеке (от анонсов мероприятий до пресс-релизов о них), заведомо непроплаченная, не воспринимается как заказная реклама. При этом необходимо учитывать, что в отличие от оплаченной рекламы пиарщик уже не имеет никакого контроля над тем, как СМИ интерпретируют его информацию (если, конечно, они вообще решат ее дать). СМИ не обязаны освещать событие или публиковать пресс-релиз только потому, что учреждение культуры его прислало.

Круг общения пиар-сотрудников не ограничен внутрикорпоративными связями: они находятся в постоянном контакте со СМИ (печатными, теле-, радио-), поэтому должны быть способны «зацепить» редактора. PR, занимаясь поиском свежих новостей, которые могли бы заинтересовать СМИ, может продвинуть нужную библиотечную информацию как объективно поданную новость. Здесь важно не допустить некомпетентной интерпретации событий, т.к. не секрет, что уровень библиотечной журналистики далек от уровня профессионалов СМИ. В принципе, если у библиотеки нет новостей, и ей просто хочется напомнить о себе, можно использовать такие формы работы, как оценка направлений деятельности, подведение итогов и т. д.

Проблема в том, что когда появляется новость, отражающая тенденции рынка информационных услуг, часто тяжело доказать редактору, что она может быть интересна не только ее авторам. Здесь должны сработать налаженные связи пиарщика с представителями СМИ.

По сути, пиарщик является полномочным представителем библиотеки, комментирующим не только положительные, но и негативные события в ней. Так или иначе, ему приходится выступать с заявлениями или давать интервью журналистам, работать в рамках различных социальных программ, чтобы показать, что библиотека активно вовлечена в общественные связи города и неравнодушна к проблемам его жителей.

Основные направления деятельности библиотечной PR-службы

Большая аудитория пользователей библиотеки, с одной стороны, требует разработки универсальных PR-технологий, с другой – позволяет аккумулировать и регулярно пополнять уникальный опыт, креативные наработки, специальные знания и личные связи в самых различных областях бизнеса, СМИ, политики и общественной жизни, что впоследствии служит базой для нестандартных предложений и рекомендаций. Рассмотрим в связи с этим основные направления деятельности библиотечных PR-служб.

Связи с общественностью. Во-первых, это распространение в целевых СМИ (общественно-политических, деловых, специализированных, профессиональных, электронных) информационных и рекламно-имиджевых материалов, организация различных PR-мероприятий для журналистов. Заметим, что очень важно поддерживать личные связи со специально подобранным кругом дружественных журналистов, которые информируются в первую очередь, регулярно приглашаются на PR-мероприятия, включаются в состав пресс-туров, получают поздравления.

Во-вторых, это связи с государственными учреждениями и организациями: обеспечение позитивного отношения властных структур к библиотеке, мотивация к лоббированию ее интересов. В-третьих, связи с финансовым сообществом (в т. ч. бизнесом). В-четвертых, связи с потребителями: отслеживание всех позитивных и негативных тенденций в среде потенциальных потребителей информации и посетителей библиотеки.

Маркетинговые коммуникации. Главная задача этого направления деятельности PR-службы – обеспечение информационно-коммуникативной поддержки процесса вывода на рынок и продвижения нового товара или услуги, а также формирование привлекательного имиджа и потребительских предпочтений (например, создание клуба постоянных читателей).

Выставки. Целью планирования и осуществления выставок являются:

• презентация новых книг или услуг библиотеки;

• промоушн-акции;

• налаживание отношений с потенциальными партнерами;

• ознакомление с новейшими разработками в отрасли библиотечного дела и смежных отраслях;

• отслеживание достижений конкурентов.

Корпоративный PR. Это направление деятельности подразумевает издание корпоративной газеты или журнала, ведение летописи, организацию различного рода корпоративных мероприятий по сплочению коллектива, воспитанию «духа единой команды», поощрение корпоративной лояльности, привлечение новых высококвалифицированных специалистов.

Аналитика и творческие разработки. Для развития библиотеки очень важны постоянный анализ внешней среды*, оценка эффективности тех или иных ее PR -акций. На их основании «группа мозгового штурма» готовит рекомендации по организации оригинальных проектов, вносит соответствующие коррективы не только в PR-стратегию, но и в политику библиотеки.

Между прочим, без заключения и рекомендаций PR-службы в серьезных организациях не принимается ни одно стратегическое решение. К сожалению, библиотека – исключение из этого правила.

Формирование системы доверия в сфере связей с общественностью

Итак, пиар – стратегия доверия. Именно в этом одно из главных его отличий от рекламы – стратегии желания. Вызвать желание – это одно, а завоевать доверие – совсем другое!

В системе доверия в сфере связей с общественностью можно выделить несколько направлений:

• доверие власти;

• доверие СМИ;

• доверие бизнеса;

• доверие общества.

Система доверия «библиотека – власть». Зачем библиотека может быть нужна власти? В свете реформы местного самоуправления, когда в ведении муниципалитетов остается только библиотечное дело, эти учреждения будут нужны для реализации хоть какой-то муниципальной политики в сфере культуры.

Для того чтобы добиться большего внимания (не к работе библиотеки – вряд ли стоит надеяться, что власть станет хорошо разбираться в библиотечном деле; не к ее проблемам – она к ним привыкла, а к новым проектам, программам, имеющим общегородское значение), необходимо сформировать систему связей, основанных на доверии. Доверие сложно измерить в количественных показателях, трудно определить его степень. Но, как говорится, все в наших руках.

Как заслужить доверие власти? Мотивировать деятельность библиотеки общегородской важностью, придать массовым мероприятиям имиджевый характер. Это одна из самых важных задач PR-деятельности публичной библиотеки, для решения которой специалист должен мыслить в масштабах города.

Система доверия «библиотека – СМИ». Одни менеджеры совершенно беспомощны при контактах с журналистами, другие самозабвенно хвалятся количеством «прикормленных» СМИ, но мало кто действительно плодотворно работает в этой сфере.

Имея некоторый опыт работы по ту и другую стороны проблемы – журналистом и пиарщиком, автор попытается сформулировать несколько советов, как добиться того, чтобы о библиотеке писали.

Для контактов со СМИ важно, как подается (интерпретируется) новость. Требования к информационным поводам постоянно ужесточаются: для СМИ интерес представляет не столько новость компании (т. е. сам факт), сколько новость рынка (общества):

• возникла ли новая тенденция?

• изменился ли некий тренд?

• наметился ли передел сфер влияния?

Если перед PR-службой поставлена задача «прогреметь», следует пригласить широкий круг журналистов и «обеспечить» (обязательное условие!) присутствие представителей телевидения.

Приглашения (плюс комплименты) должны быть именными – безымянное послание, как правило, остается незамеченным, и отследить его получение сложно. Приглашение можно посылать на имя руководства, но лучше – непосредственному исполнителю.

Необходимо учитывать, что опаздывать – непреложное свойство многих журналистов, поэтому ни в коем случае не нужно начинать мероприятие без них. Лучше предусмотреть, чем и как занять тех, кто уже пришел.

Для этого следует приготовить информационно насыщенные материалы – пресс-папку, в которую вложить полный текст выступления представителя библиотеки; биографические справки о выступающих и других сотрудниках, представляющих интерес в связи с обсуждаемыми вопросами. Можно подготовить подборку (ксерокопии) материалов на близкие проводимому мероприятию темы.

Для оповещения о мероприятиях необходимо изучить электронные ресурсы региона. Пиарщику библиотеки надо знать информационные ресурсы своего муниципалитета и уметь на 100% использовать возможности муниципального заказа в СМИ города.

Пресс-релизы, как и приглашения на мероприятия, должны быть составлены индивидуально для каждого СМИ (не менее 100 рассылок). Попасть на страницы известных СМИ хочется многим, но получается это далеко не у всех: в корзину идет до 50% пресс-релизов. Кто виноват? PR-специалисты библиотек обвиняют российские СМИ в отсутствии интереса к событиям в сфере культуры и желания разобраться в тенденциях развития отрасли. Журналисты приводят другие причины несовпадения интересов культуры и прессы. По их мнению, например, новости библиотеки не попадают на страницы изданий, потому что совершенно неинтересны их целевой аудитории. Однако есть все основания утверждать, что и в масштабах небольшого муниципального образования библиотечная деятельность может стать событием, был бы повод.

Изменить отношение к библиотеке могут правильно составленные пресс-релизы. Необходимо подать мероприятие так, чтобы оно стало новостью, которую издание просто не сможет пропустить.

Чем больше публикаций, тем больше вероятность, что учреждение будет замечено и довольно скоро превратится в авторитетный источник информации. Журналисты станут звонить сами, когда им будет нужно получить комментарий о состоянии книжного рынка, сферы культуры, политики в области культуры и даже просто для того, чтобы узнать новости.

Следует регулярно прочитывать не менее 60 изданий, просматривать как можно больше информационных и аналитических программ, имеющих отношение к курируемому проекту. При этом недостаточно просто смотреть, нужно проводить так называемый контент-анализ, т. е. внимательно изучать редакционную политику, отслеживать пристрастия отдельных журналистов и т. д.

«Public relations» дословно – «публичные рассказы». Принципиального барьера между профессиями пресс-секретаря и журналиста нет. И тот и другой должны быть хорошими рассказчиками, много знать, уметь небанально подойти к освещению информационного повода. Хороший пиарщик – это человек, в котором удачно совмещены тонкий психолог, интересный собеседник и дотошный интервьюер.

Когда библиотеке абсолютно нечего сообщить СМИ или информационным агентствам, не стоит терять время, пытаясь «пропихнуть» безнадежные пресс-релизы или устроить дорогую пресс-конференцию ни о чем.

Чтобы более эффективно использовать время и бюджет в период информационного затишья, можно создать рейтинг, использовать любую возможность выступить публично.

Система доверия «библиотека-бизнес». За рубежом социально активное поведение бизнеса дословно называют «корпоративным гражданством», или социальной активностью бизнеса. «Корпоративное гражданство» определяет неразрывность принципов экономического существования компании и ее социальной ответственности.

Одним из основных способов выражения социальной позиции компании является корпоративная благотворительность, подразумевающая добровольное выделение ресурсов на поддержку социально значимых проектов с целью создания благоприятного общественного мнения о себе. На Западе корпоративная благотворительность рассматривается как неотъемлемая составляющая PR .Важна эта проблема и для России, где государство часто не способно обеспечить на должном уровне развитие социальной сферы. Характер благотворительной деятельности у нас показывает, что бизнес не осознает в полной мере потенциальных выгод от социальной активности. Одной из причин такого положения является отсутствие адекватной информации о проблемах социальной сферы и их причинах, о благотворительной деятельности самих предприятий. Единичные примеры завершенных социальных проектов являются скорее исключением, чем правилом.

Только в результате выработки универсальных и прозрачных показателей эффективности благотворительной деятельности из фрагментированной среды может возникнуть цивилизованный рынок социальных проектов.

Системно ли доверие?

В Нижнем Тагиле (как и в любом другом городе) немало любящей книгу и интересующейся литературой публики среди самых разных слоев населения. Проблема в том, что провинциальные книжные магазины не могут похвастать хорошим ассортиментом, в основном ориентированным на литературу массового спроса (не всегда качественную). Многие книголюбы не знают о новинках, которые привлекли бы их внимание. Кроме того, из-за разобщенности они не могут обсудить новые книги. К тому же чтение не является сегодня престижным досугом, поэтому найти единомышленника среди коллег по работе или соседей по дому довольно сложно. Немало и так называемых потенциальных читателей – тех, у кого выработалась потребность в чтении, но не развит вкус, кто предпочел бы читать, если бы книга была лучше, чем телесериал, т. е. тех, кого можно заинтересовать хорошей (не претендующей на заумность, но качественной) прозой. Большинство этих людей не являются пользователями библиотеки.

Библиотека, в свою очередь, отчасти утратила привлекательность для населения, отчасти не имеет должного авторитета у читающей аудитории.

Вернемся к вопросу о доверии. Доверие к организации формируется также через доверие к ее специалистам. Так, низкая самооценка библиотекарей влияет на их проекты, создает проблему внутрикорпоративного пиара. (Пиарщик не может позволить себе сомневаться в собственном коллективе, а тем более – в собственной полноценности).

Надо создавать имидж не только библиотеки, но и библиотекаря. Тогда на него начнут смотреть не как на убогого, а как на человека, которому можно позавидовать из-за его интересной работы и увлеченности ею.

У молодых читателей сомнений в этом и не возникает, а вот у читателей более старшего возраста остались представления о библиотекаре как о сером, невзрачном существе. Надо разрушать эти стереотипы, приглашая читателей к участию в мероприятиях, а если не приходят – «выходить на площадь» самим!

Специалисту библиотеки необходимо учитывать опыт самых разных PR-практиков, а не замыкаться в рамках библиотечного пиара. Нужно участвовать в крупных PR-проектах города. Работая в составе группы единомышленников, в сильной команде, специалист становится сильнее профессионально.

В принципе, PR – это функция стратегического менеджмента, поэтому применительно к ней будут справедливы все профессиональные требования, предъявляемые к менеджеру. Особо следует выделить системный подход и аналитическое мышление. Очень важны правильная расстановка приоритетов, внимание к мелочам и умение слушать.

Решающий момент в эволюции библиотечного маркетинга – переход из утилитарно-инструментальной фазы поисков дополнительного финансирования в разряд общей концепции, объединяющей все функции управления ею.

Козлова Т.В.

PR-деятельность учреждения культуры. Аналитика и планирование PR-кампании

Кампания в сфере паблик рилейшнз (PR) – комплексное и многократное использование PR-средств в рамках единой концепции и общего плана воздействия на мнения и отношения людей в целях поддержания репутации, создания и популяризации имиджа.

PR-кампания – это логическая последовательность действий, состоящая из 4 этапов:

• исследовательской (аналитической) работы;

• планирования (плюс подготовка);

• реализации;

• оценки эффективности.

Аналитический этап PR-кампании

На аналитическом этапе PR-кампании происходит сбор, обработка, анализ всей информации, необходимой для проведения задуманной акции. Структура аналитической части PR-кампании содержит подробный перечень негативных и позитивных факторов, действующих в рамках ситуации (что работает в пользу данной PR-кампании, а что противодействует ее реализации).

Оценка ситуации. Первый этап начинается с оценки ситуации и определения оснований для проведения PR-акции, а именно оценки проблем и возможностей учреждения. К примеру, перед учреждением культуры может стоять проблема несоответствия существующего имиджа стратегическим планам учреждения или иметь место кризисная ситуация, негативно влияющая на отношения с целевыми группами общественности. При этом

среди возможностей, которые открываются перед учреждением культуры, можно назвать увеличение финансового, кадрового, производственного потенциала, выход на новые целевые аудитории и рынки, создание новых конкурентных преимуществ, рост уровня доходов.

Определение целей. После того как определены и сформулированы проблемы и возможности наступает этап постановки целей и задач PR-кампании. Собственно говоря, определение цели представляет собой перевернутую формулировку проблем и возможностей.

К примеру, если проблема учреждения культуры формулируется как отсутствие у массовой аудитории представления о такой новой его услуге, как фитнес-клуб, то и основную цель PR-кампании можно сформулировать следующим образом: «Сформировать у массовой аудитории представление о возможностях, которые предоставляет новое оздоровительное объединение – фитнес-клуб».

Цели можно классифицировать следующим образом:

• простейшая цель – установка начальных отношений общения между инициатором PR-кампании и целевой аудиторией;

• промежуточная цель – укрепление доверия к PR-обращению, инициаторам PR-кампании, официальным представителям учреждения культуры;

• главная цель – изменение поведения и побуждение целевой аудитории к практическим действиям в рамках PR-кампании.

Анализ элементов коммуникации. На аналитическом этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации: источников сообщений, целевых аудиторий, самих сообщений (информационных посланий) и каналов их распространения.

Изучение источников сообщений (информаторов) представляет собой выявление тех сотрудников в учреждении культуры, которые будут наиболее эффективными коммуникаторами для решения целей конкретной PR-кампании. Эта эффективность может быть определена по следующим критериям:

• степень влиятельности источника сообщения (способность добиваться понимания целевой аудиторией того, что он может изменить ситуацию, поскольку облечен властью принимать решения);

• умение вызывать доверие (способность добиваться оценки сообщения получателем как истинного или правдоподобного);

• привлекательность (соответствие таким характеристикам, как сходство (подобие) с представителями целевой аудитории, узнаваемость (известность), физическая привлекательность).

Такими эффективными коммуникаторами могут быть первые лица организации – директор и его заместители, художественный руководитель, руководители наиболее важных для целевых аудиторий служб и отделов; а также ключевые информационные фигуры организации – руководитель и сотрудники информационно-аналитического отдела, отдела стратегического планирования, отдела по связям с общественностью, пресс-секретарь. Необходимо выявить их коммуникативную компетентность, адаптивность к аудитории, психологическую готовность к работе с внешней средой, в т. ч. в условиях ее агрессивности и давления.

Процесс исследования сообщений – это изучение содержания (что сказать?) и формы (как сказать?) тех PR-материалов, которые в ходе кампании учреждение культуры адресует целевым аудиториям.

При анализе сообщений выявляются их жанровые особенности, сила и действенность используемых выразительных средств, соответствие лексики культурно-образовательному уровню целевых аудиторий и в целом – сильные и слабые стороны, усиливающие или ослабляющие воздействие. Исследование каналов заключается в выборе средств, с помощью которых сообщения доставляются до целевых аудиторий.

Анализ целевых аудиторий предполагает определение групп, которые являются получателями PR-сообщений, поскольку именно на формирование или изменение сознания и поведения этих аудиторий, собственно, и направлена PR-кампания.

В качестве целевых аудиторий могут выступать персонал и менеджмент самого учреждения культуры (внутренняя общественность); журналисты; политическая, экономическая и культурная элита, лидеры мнений; спонсоры; представители органов государственной власти и местного самоуправления; деловые партнеры, потребители и клиенты (специальная общественность); массовая публика.

Исследование целевых аудиторий является одним из наиболее важных компонентов аналитического этапа процесса разработки и реализации PR-кампании, поскольку неточная, неполная или неправильная информация об аудитории не позволит достичь ожидаемого эффекта запланированных PR-действий. При этом, как правило, есть необходимость в преодолении различных помех, которые мешают нормальному протеканию процесса: барьера недоверия, незапланированного вмешательства среды, искажений, приводящих к изменению исходного сообщения.

Информация, соответствующим образом действуя на объект (целевую аудиторию или общественность в целом), оказывает на него влияние, изменяет его состояние. Весь процесс протекает на фоне конкретной обстановки, а реакция общественности изучается с помощью обратной связи. Сведения об этом передаются по каналам обратной связи и используются для корректировки замысла и последующих действий. Автором предложена оригинальная модель коммуникационного процесса PR-кампании (см. рисунок).

Определение каналов распространения информации. В процессе реализации PR-кампании важное значение приобретает способ доставки PR-обращения: любой канал распространения информации при всех достоинствах всегда имеет свои технические лимиты и ограничения. К числу возможных каналов относятся средства массовой информации, визуальные средства (например, наружная реклама), интернет, специальные мероприятия (круглые столы, конференции, презентации, праздничные акции), распространение информации через предмет (например, сувениры с фирменной символикой). Необходимо использовать и такое средство коммуникации, как личный канал (например, телефонные переговоры, личные встречи).

Модель коммуникационного процесса PR-компании

СМИ в настоящее время – это самый массовый канал, охватывающий громадную аудиторию. Поэтому большинство учреждений культуры стремятся сотрудничать со СМИ. Масс-медиа со своей стороны тоже проявляют интерес к культуре.

Учреждениям культуры не только нужно сообщить о себе общественности, сам смысл существования их информационных служб – добывание новостей. Обычно выделяют три основные задачи лица, ответственного за связь с прессой:

• предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

• отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги;

• следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты;

• принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

Специалист паблик рилейшнз должен уметь написать текст, способный заинтересовать издание. Чтобы визуальные послания были эффективны, они должны четко отвечать на три вопроса: что? кому? и где?

Приведем наиболее распространенные формы подачи информации в СМИ и на пресс-конференциях.

Пресс-справка – информация о текущих мероприятиях (о том, что не является сенсацией), например: о ходе реставрации, плане гастролей на полугодие, лекционных циклах; финансовый отчет. Информация посылается регулярно, желательно в одни и те же дни, для поддержания непрерывного ее потока, исходящего от учреждения.

Рассчитывать, что на основе пресс-справки появятся публикации, не следует. Смысл этой формы работы в другом – стабильный поток сведений позиционирует учреждение культуры как надежного информационного партнера, способствует налаживанию личных и деловых отношений. Главное здесь – строгая периодичность и непрерывность.

Пресс-релиз (анонс или новостной) – сообщение, содержащее важную новость, например, о предстоящей презентации, премьере или вернисаже. Он готовится в таком виде, чтобы его можно было целиком или фрагментарно опубликовать, рассылается за некоторое время до события или раздается во время пресс-конференции. Пресс-релиз создается по канонам журналистики, поэтому его автор должен знать, какие новости будут приняты СМИ (газетой, журналом, ТВ, радио и пр.), а какие отвергнуты.

Пресс-пакет (медиа-кит, пресс-кит) – подборка ряда материалов с приложениями и фотографиями. Пресс-пакеты готовятся по поводу очень крупных событий (победа на международном конкурсе, круглая юбилейная дата и т. п.), когда учреждение культуры может рассчитывать на пристальное внимание СМИ с боковыми сюжетами и досье. К пресс-релизу, помимо главной новости, можно приложить самые разные материалы исторического и архивного характера, досье, рассказ о судьбах действующих лиц, забавные случаи, отклики «сильных мира сего», статистику, финансовые выкладки. Подборка может быть весьма внушительной, чтобы редакция могла подробно и увлекательно рассказать о событии.

Пресс-тур – форма подачи информационно-новостных материалов, когда журналисты приглашаются в гости (на выезд) для знакомства с учреждением культуры.

Бекграундер – информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией: описание профиля деятельности (миссии), планов, истории учреждения; изложение содержания документов; описание товаров и услуг; статистические данные и др. Бекграундер обычно раздается журналистам непосредственно на новостном мероприятии. Он содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс-релиз, и помогает журналисту подготовить нужный материал для своего издания, избежав ошибок и искажений.

Пресс-дайджест содержит сокращенную перепечатку главнейших публикаций из разных газет и журналов за определенный период времени (неделя, месяц).

Комментировать дайджест составителями не принято; свое отношение к публикациям они демонстрируют чисто техническими приемами: отбором материалов, расположением (очередностью) их в папке пресс-дайджеста, желанием сократить информацию без искажения смысла.

Заявление – краткий документ, призванный объявить или объяснить позицию учреждения культуры по какому-либо вопросу. Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий.

Информационные сборники документов предлагаются в виде экспресс-изданий всего комплекса основных правовых актов, официальных отчетов учреждения за длительные промежутки времени (полгода, год).

Особое мнение вносит оттенок плюрализма в официальные заявления, обращения и другие документы, характеризующие позицию учреждения культуры по спорным, дискуссионным вопросам.

Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представителей учреждения.

Информационный бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности учреждения. Его объем лимитируется самим потоком новостей. По периодичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно или раз в неделю, месяц, год. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), представителям зарубежных СМИ, региональным изданиям и т. п.

Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты (эксперты) прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции развития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной ситуации.

Досье проблемы, как правило, носит тематический характер. В простейшем виде это подборка материалов прессы (газетных вырезок по определенному вопросу). Досье позволяет проследить в динамике позицию организаций, редакций СМИ относительно какой-либо социальной проблемы.

Биография – опорная фактическая информация о конкретном человеке, предназначенная для оперативного использования при возникновении соответствующего повода. Это может быть инициатива, принадлежащая какому-либо лицу, неожиданное назначение, отставка, смерть и пр.

Работа со СМИ дает результаты только в том случае, если она ведется последовательно и объемно, и чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

Приведем также примеры других способов распространения информации:

• личный канал – устное слово нередко считают наиболее универсальным средством PR;

• визуальный канал – все, что человек воспринимает глазами: плакаты, вывески, схемы, указатели;

• интернет.

В последнем случае важно иметь очень четкий ответ на вопрос, кто будет потенциальным потребителем информации. От этого зависит не только внешний вид и содержание самого продукта – дизайн, уровень сложности, длина текстов и т. п. (понятно, что для интеллектуала и обычного человека, подростка и взрослого они будут разными), но и последующие шаги. К примеру, выбор сервера для размещения (стоит обратить внимание на его посещаемость, профильность, аудиторию, качество канала).

Если учреждение культуры хочет оповестить «паутину» в целом, то имеет смысл разместить ссылки на общих поисковых серверах. Обращаясь к более узкой аудитории, например ценителям прекрасного, стоит воспользоваться специализированными web-порталами, а также разместить кнопки, ссылки и баннеры своей страницы (в т. ч. и наградные) на близких по содержанию ресурсах. Несмотря на то, что баннеры не дают массового притока интернет-визитеров, они могут оказаться полезными в том случае, когда необходимо «отловить» узкую аудиторию. Например, членов бизнес-клуба, про которых известно, что они регулярно пользуются конкретным сайтом.

Можно воспользоваться специализированными списками рассылки. В качестве списка рассылки можно использовать и свою личную адресную книгу.

Еще один способ оповещения пользователей – рассылка пресс-релизов по электронным изданиям. Составляется текст небольшого объема (примерно абзац) и в таком виде, чтобы «на том конце провода» им могли воспользоваться без доработки. Для этого имеет смысл внимательно ознакомиться с требованиями издания и его спецификой. Одну и ту же новость для интернет-периодики с разной направленностью нужно интерпретировать по-разному, делать акценты на те аспекты своего сообщения, которые интересны именно этому изданию.

Как вариант возможно и распространение информации через предмет (все, что человек может унести с собой, купить в подарок и что в дальнейшем будет служить напоминанием и рекламой).

Таким образом, сочетая различные способы доставки PR-обращения (т. е. каналы распространения информации), можно сформировать и реализовать грамотную коммуникационную политику учреждения культуры.

Планирование PR-кампании

После того как определены цели PR-кампании и целевые аудитории, выбраны источники коммуникации и каналы, можно переходить к этапу планирования, на котором:

• формируется объединенная программа, при надлежащем исполнении которой общие усилия приводят к достижению конкретных целей;

• обеспечивается содействие менеджмента и всех подразделений учреждения культуры, от которых зависит успех PR-кампании;

• создается возможность для активной деятельности.

Планирование позволяет увидеть ситуацию в целом, оптимизировать ресурсы и бюджеты. На этом этапе закладываются критерии для оценки эффективности PR-кампании. Поэтому необходимо максимально точно определить качественные и количественные цели для каждого мероприятия и действия, включенного в план.

Можно использовать различные виды планов PR-кампании:

• стратегический;

• оперативный;

• ситуативный;

• текущий план-график.

Стратегический, или долгосрочный, план предусматривает мероприятия на длительную перспективу (несколько лет) и содержит перечень целей воздействия на публику, на общественное сознание, на мнение целевой аудитории. Такой целью может быть, например, постоянное поддержание в общественном мнении представления о готовности учреждения культуры к постоянному, неуклонному обновлению ассортимента своих услуг. Кроме того, стратегический план намечает средства эффективного достижения поставленных целей (начать издание «фирменного» буклета, участвовать в долгосрочных благотворительных программах, устраивать ежегодные гастроли творческих коллективов, выставки по стране и за рубежом и пр.).

Оперативный план охватывает мероприятия годового цикла. Годовые PR-кампании – основной вид планомерного воздействия на общественное мнение и общественные отношения.

Ситуативный план PR-кампании решает локальные задачи, возникающие в связи с преодолением проблемной ситуации, неудачей отдельных мероприятий годового плана и помогает найти способы решения новых, впервые поставленных задач.

Каждая из позиций оперативного (годового) плана PR-кампании получает детальную разработку в виде текущего плана-графика. Предмет плана-графика – конкретная PR-акция, расписанная по временному циклу, по конкретным исполнителям и взятая в связке с перечнем материалов в средствах массовой информации.

Если PR-кампания направлена на несколько групп общественности, то имеет смысл составить план для каждой из целевых аудиторий.

К основным видам затрат на PR-кампанию относят:

• затраты на предварительный анализ и исследование;

• организацию событий;

• рекламную поддержку.

Главная цель бюджетного планирования PR-кампании – сделать ее наименее финансово рискованной, т. е. с большой вероятностью добиться при помощи вкладываемых средств реализации промежуточных и главных целей.

Важная фаза этапа планирования – сведение всех составляющих в единый документ, являющийся официальным и легитимным планом PR-кампании. Он должен быть завизирован соответствующими службами, подписан руководителем или заказчиком соответствующих документов (при этом достигается эффект «разделения ответственности» за судьбу PR-кампании).

Козлова Т.В.

PR-деятельность учреждения культуры. Реализация и оценка эффективности PR-кампании

C момента одобрения общего плана PR-кампании появляется возможность приступить к следующим ее этапам: реализации – практическому воплощению разработок, сделанных на первых двух этапах; оценке эффективности – анализу соответствия достигнутых результатов тем задачам, которые были определены на этапе планирования PR-кампании.

Реализация PR-кампании

Основой реализации кампании выступает то, что принято называть акциями и мероприятиями, задача которых – напомнить, сообщить об учреждении культуры максимальному числу потребителей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его товаров или услуг. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность – в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

Среди основных PR-мероприятий можно выделить:

• резентации;

• конференции;

• круглые столы;

• дни открытых дверей;

• приемы;

• промоушн-акции.

Презентация – представление учреждением себя, своего подразделения, какого-либо лица, услуги или продукции широкой общественности.

Поводом для презентации может стать рождение нового субъекта общественных отношений – нового (или перепрофилированного) учреждения культуры, его структурного подразделения и т. п. Также поводом для презентации являются неординарные результаты деятельности учреждения или его официальных, творческих, коммерческих структур, подразделений: новая программа деятельности, новые правила взаимодействия, театральная премьера, выставка, отчетный концерт, открытие благотворительного аукциона и т. д. и т. п.

Действующими лицами презентации являются руководитель, официальные представители учреждения или его подразделений, в т. ч. PR-специалисты, ответственные за проведение данной презентации, которые поддерживают связь с общественностью, внедряются в деловой мир; приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья, потенциальные клиенты); технический персонал, обслуживающий площадку.

Важный элемент подготовки презентации – составление списка приглашенных лиц. На презентации должны присутствовать потенциальные клиенты, посредники, поставщики, деловые партнеры, а также представители администрации города и области, известные предприниматели, спортсмены, деятели науки и искусства, другие известные люди, религиозные деятели, представители СМИ.

Заметим также, что:

• приглашение на презентацию знаменитых людей может сопровождаться выплатой им гонораров за участие в церемонии и вручением ценных подарков;

• презентации, как правило, проводятся во второй половине дня. Триединство целей презентации – это:

• оповещение аудитории, результатом чего становится абстрактное знание о событии, достойном внимания, хотя и не всегда связанном с интересами всех людей;

• приобщение аудитории, при котором планируется, что она примет идеи презентации, включит их в круг своих интересов и предпочтений;

• содействие аудитории достижению целей и задач учреждения; планируемый результат- конкретные ее действия, соответствующие идеям презентации, замыслу PR-обращения.

Презентация может преследовать и второстепенные цели: развлечь участников и гостей, понравиться публике, удивить аудиторию и т. п., но главная ее цель – достижение единства вышеперечисленных оповещения, приобщения и содействия.

По виду презентации могут быть внутренними и внешними. Первые проводятся в рамках одного учреждения (один из сотрудников обращается к своим коллегам) и могут быть восходящими, когда подчиненные представляют что-либо коллегам, стоящим на более высокой ступеньке служебной лестницы, и нисходящими, подразумевающими выступление руководства перед коллективом. Вторые подаются целевой аудитории вне учреждения. Их представляет коммуникатор, и они требуют гораздо более тщательного планирования, чем внутренние презентации.

По стилю презентации могут быть проактивными и интерактивными. Поскольку аудитория может быть большой, средней или маленькой, в зависимости от этого выбирается стиль проведения презентации.

В случае проактивной презентации главное действующее лицо – ведущий или выступающий, который предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от заранее принятых решений, а не от спонтанного развития ситуации. Этот стиль предпочтителен для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

В случае же интерактивной презентации докладчик и аудитория взаимодействуют на равных: происходит обмен информацией. Соответственно ситуация по ходу дела может корректироваться в зависимости от выдвигаемых аудиторией предложений, идей, ее реакции. Этот стиль презентации хорош для маленьких аудиторий.

Что же касается численности аудитории, то здесь можно привести следующую градацию.

Большая аудитория – более 200 человек. Чем многочисленнее аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше – на предмет презентации (поэтому в данном случае необходимо красиво одеться, хорошо держаться, владеть ораторским искусством и т. д.). Презентация в такой аудитории требует официальности, максимума четкости, минимума вопросов, то есть предполагает минимальное участие аудитории.

Маленькая аудитория – до 15 человек, наоборот, требует минимума официальности, а следовательно, предполагает множество вопросов и ответов. На такой презентации требуется максимум знаний о предмете и навыки общения с визуальными средствами при допустимом минимуме ораторских навыков.

В средней аудитории допустим некий средний вариант, но здесь требуется умело корректировать свои действия в зависимости от качественного состава аудитории.

Во всех перечисленных случаях желательно выявить как можно больше характеристик аудитории: возраст, степень заинтересованности в предмете презентации, а также уровень образования, род деятельности и примерный доход основной ее части.

Потребуется также продумать, каким образом организовать обратную связь, чтобы узнать, были ли достигнуты поставленные цели. Можно в конце презентации задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует, насколько организаторы были убедительны, а предоставленная ими информация – интересна.

Важно также определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации. В зависимости от того, что важнее в каждом конкретном случае – общение между гостями или внимание к коммуникатору, нужно соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест в зале. Возможны следующие варианты:

• традиционный «театральный» стиль расположения кресел колоннами и рядами, без столиков, предпочтителен для проактивной презентации в большой аудитории;

• широкая и неглубокая форма расположения кресел – если предполагается достаточно много вопросов и ответов;

• узкая и глубокая – если необходимо минимизировать общение с аудиторией;

• планировка в стиле «классной комнаты» уместна, если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение;

• отдельные либо соединенные в виде буквы «Т» столики подойдут для презентаций с небольшим количеством приглашенных.

На самом деле вариантов может быть огромное количество, и в принципе здесь нет никаких особых премудростей: все подчиняется в данном случае здравому смыслу.

Главное – помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что им предлагают организаторы.

Конференция – средство общения, обсуждения и решения проблем в научных, профессиональных и политических сообществах. Вместе с тем это и средство делового общения в целях повышения активности деятельности.

Учреждениям культуры конференции помогают реализовать те или иные идеи, продвигать услуги, создавать благоприятную для них ситуацию в обществе и бизнесе.

Конференции могут быть внутренними (участники – члены коллектива учреждения культуры) и внешними (участники – представители различных учреждений). Различают научные, практические и научно-практические конференции. Также различают конференции, проводимые на постоянной основе, и разовые. Наибольший с точки зрения PR интерес представляют внешние научно-практические конференции, проводимые на постоянной основе.

Конференции могут проводиться:

• по проблемам организации и управления производством;

• вопросам сотрудничества учреждений;

• проблемам экономики, политики, образования и собственно культуры.

Тема конференции должна быть прямо или косвенно связана с направлением деятельности учреждения-организатора. Уровень конференции определяется количеством и качеством приглашенных участников, а также территориальным охватом (региональная, межрегиональная, республиканская, международная и т. д.).

Для проведения конференции создается оргкомитет, в который должны войти работники учреждения культуры, а также специалисты и ученые из других организаций. Кроме основных мероприятий могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий, коктейль-вечера и т. п.

Задолго до начала конференции должна быть разработана, утверждена и разослана всем участникам программа конференции. Специалисты PR, отвечающие за подготовку и проведение конференции, должны также заранее подготовить и разослать журналистам медиа-кит конференции (см. первую часть статьи), куда должны войти:

• программа;

• информация об учреждении-организаторе (название, виды деятельности, структура, краткая историческая справка, перспективы);

• список участников (с указанием их регалий);

• тезисы наиболее важных для общественности докладов;

• пресс-релиз.

Круглый стол – один из способов обсуждения проблемы, выработки стратегии и тактики деловой политики учреждения культуры. Участниками круглого стола обычно являются руководители или авторитетные специалисты в профессиональной области деятельности.

Участие в круглом столе представителей учреждения культуры не только позволит решить часть проблем, но и получить достаточно широкую известность в кругах деловой общественности.

Обычно количество участников круглого стола не должно превышать 10-15 человек. Работу круглого стола организует ведущий, который может заранее согласовать с его участниками сценарий, перечень и последовательность обсуждаемых вопросов и выступлений.

Дни открытых дверей. Для проведения такого мероприятия необходимо заранее подготовить детальный сценарий с назначением ответственного за каждую позицию. О дне открытых дверей общественность должна быть заранее оповещена через СМИ или посредством собственных объявлений учреждения-организатора. Проведение дня открытых дверей должно широко освещаться в СМИ.

В помещениях, где будут присутствовать гости, следует разместить стенды с информацией о работе рекламируемого учреждения культуры, различный иллюстративный материал. В определенное (указанное в приглашении) время гости приглашаются в конференц-зал, где перед ними выступает руководитель учреждения. Он дает информацию о деятельности организации и отвечает на вопросы журналистов. Затем слово предоставляется руководителям подразделений данного учреждения культуры. После этого, как правило, проводится экскурсия по учреждению. В завершение для избранных гостей могут быть организованы фуршет или дегустация.

Выставки. Учреждение культуры может либо принять участие в выставках, организуемых каким-либо выставочным комитетом (где обычно бывает представлено множество фирм), либо организовать собственную выставку, на которой оно будет представлено в единственном числе.

Целью выставки может быть продвижение учреждением своих услуг, исследование рынка и т. п.

При организации выставки нужно уделить особое внимание оформлению павильона или стенда, подготовке рекламных материалов, проспектов, прайс-листов, не забыть о сувенирах.

Прием организуется для совместного проведения времени с гостями и сочетает отдых и развлечения с деловым общением. Он может проводиться как самостоятельно, так и совместно с деловым мероприятием, например с презентацией. Обычно приемы организуются в случаях:

• празднования торжественной даты или юбилея учреждения культуры;

• посещения его делегацией партнеров или другими важными лицами;

• проведения акции, имеющей важное значение.

Подготовка к приему включает в себя следующие мероприятия:

• определение целей приема;

• выбор формы организации;

• определение состава участников;

• разработку сценария приема;

• рассылку приглашений;

• составление меню, сервировку стола;

• составление плана рассадки гостей за столом, порядка обслуживания гостей;

• написание тостов и речей.

Приемы делятся на деловые, светские, официальные (к которым тщательно готовятся и приглашающие, и приглашенные) и неофициальные (которые проводятся экспромтом в рабочей или дружеской обстановке). Различают также дневные и вечерние приемы.

Промоушн-акция – комплекс мероприятий, имеющих целью воздействие на конечного потребителя, эффективное средство продвижения товаров и услуг. Этот вид презентации условно можно разделить на следующие две основные категории (исключая специальные нестандартные акции).

Первая – распространение листовок (иногда образцов продукции). При кажущейся «мимолетности» контакта подобная акция должна быть яркой, запоминающейся (яркая униформа промоутеров, красивые рекламные материалы), вызвать интерес, сформировать позитивное восприятие продвигаемого продукта. В этом случае соотношение расходов и результатов зачастую себя оправдывает.

Вторая – акция-мероприятие. Она организуется как специальное мероприятие и может быть достаточно широкомасштабной, что требует анонсирования и PR-поддержки в СМИ.

В учреждениях культуры наиболее приемлем игровой промоушн -продвижение продукции игровыми методами (лотереи, конкурсы, розыгрыши призов).

Он проводится как в самом учреждении, так и на улицах, с организацией концертов, праздников и т. д. Для более широкого вовлечения целевой аудитории в проводимое мероприятие полезно использовать СМИ.

Отметим три самые важные аксиомы успеха промоушн-акции, зная которые можно обезопасить свой рекламный бюджет и провести для своего учреждения (подразделения, конкретной услуги) эффективный PR:

• правильно подобранные люди, творческие коллективы (очень многое зависит от того, кто будет осуществлять промоушн-акцию);

• тщательно проработанные идея и стратегия промоушн-акции;

• качественное исполнение.

Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что любая мелочь может сыграть свою роль – как положительную, так и отрицательную.

Концептуальная модель PR-кампании

Несомненно, приведенный перечень PR-мероприятий далеко не полон. В целом специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения внимания СМИ. Если содержание организованных событий, масштабы, состав их участников и приглашенных гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то, несомненно, СМИ не смогут обойти их молчанием.

Таким образом, концепция PR-кампании соединяет в едином замысле постановку целей и задач, формулировку основной проблемы, а также принципиальный способ решения проблемы и средства реализации планов действий (ближайших, перспективных, стратегических). Авторская концептуальная модель PR-деятельности, позволяющая учреждению культуры достигнуть эффективной коммуникации со своими целевыми аудиториями и обществом в целом, представлена на рисунке.

Концептуальная модель PR-деятельности учреждения культуры

Оценка эффективности PR-деятельности

Спецификой PR-кампании в деятельности учреждения культуры является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. Возможно применение следующих форм оценки эффективности PR-кампании.

При оценке по принципу «план – факт» результативность рассматривается с точки зрения выполнения всех запланированных мероприятий, акций, коммуникаций. Грамотно и качественно составленный план с достаточной степенью точности отражает достижение запланированных результатов.

Оценка по принципу «от достигнутого», как правило, применяется при достаточно регулярных акциях одного типа (например, ежегодный день открытых дверей или отчетный концерт) и позволяет сравнивать планируемые показатели сходных мероприятий, выделяя достижения или их отсутствие, учитывая бюджет каждого из сравниваемых мероприятий.

В случае оценки по принципу «цель – конечный результат» эффективность PR-кампании оценивается как реализация поставленных целей, естественно, с учетом временных и финансовых соответствий плану.

Другими словами, к числу основных параметров, которые необходимо учитывать при анализе эффективности PR-кампании, могут быть отнесены:

• степень информированности общественности, способствующая продвижению новых идей и проектов;

• уровень развития мотивации специалистов учреждения культуры, способствующий укреплению сплоченности коллектива;

• наличие признаков установления взаимопонимания между учреждением и его социальной средой, исключающих неприятные неожиданности;

• наличие новых идей и проектов, открывающих новые перспективы развития и роста учреждения культуры;

• выход на новые рынки и новые целевые аудитории;

• преодоление изоляционизма и замкнутости в менеджменте, сотрудничество с профильными учреждениями и организациями;

• обеспечение развития и роста, диверсификации и прогресса учреждения культуры;

• осознание и поддержание социальной ответственности.

Public Relations – как технология взаимодействия с обществом и способ влияния на общественное мнение – очень важна для государственных учреждений культуры, успешная деятельность и даже само существование которых напрямую зависят от того, насколько они востребованы и признаны обществом.

Составители: В.В. Лепешкина, зав. ОБМ ЦБ

А.А. Романова, зав. ООЕФ ЦБ

Орлов В.В. Пресс-релиз в системе библиотечных PR технологий // Библиотековедение.- 2009.- №5.- С. 122-125.

Бурсина Ю.А. Библиотечный PR. Технологии создания системы доверия во внешних партнерских отношениях Справочник руководителя учреждения культуры. – 2006. – № 5. – С.65–73.

Козлова Т.В. PR-деятельность учреждения культуры. Аналитика и планирование PR-кампании // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2006. – № 12. – С.50-57.

Козлова Т.В. PR-деятельность учреждения культуры. Реализация и оценка эффективности PR-кампании // Справочник руководителя учреждения культуры. – 2007. – № 2. – С.42-49.

1

Смотреть полностью


Скачать документ

Похожие документы:

  1. 1. Понятие связей с общественностью комплекс мероприятий по продвижению человека, компании, общественного движения, партии и пр., основанных на предоставлении общественности информации и сотрудничестве с ней

    Документ
    — комплекс мероприятий по продвижению человека, компании, общественного движения, партии и пр., основанных на предоставлении общественности информации и сотрудничестве с ней.
  2. Курс разработан: Батурчик М. В. 3адания

    Программа
    Существует значительное количество определений PR. По оценкам исследователей, их насчитывается около тысячи. Это определения данные профессиональными организациями PR, научными сообществами, авторитетными в Европе и Америке.
  3. Утверждаю (159)

    Реферат
    Центр апробации и продвижения студенческих инициатив Сибирского федерального университета (ЦАПСИ СФУ) – это гибкий, современный, новаторский инструмент для поддержки молодежных инициатив различной направленности, способствующих развитию
  4. Инструкция по написанию и оформлению пресс-релизов

    Инструкция
    ПРЕСС-РЕЛИЗ - это основной информационно-новостной жанр PR-текста, представляющий событийную информацию о деятельности субъекта PR (комитета по молодежной политике АРО, муниципального образования, общественной организации, вуза, среднеспециального
  5. Составитель М. В. Волкова Редактор Н. А. Пригаро Корректор М. Г. Рязанова Компьютерный набор, вёрстка, дизайн М. В

    Документ
    Паблик рилейшнз являются одним из элементов многообразия видов деятельности, составляющих нашу жизнь. Мы сталкиваемся с ними постоянно и используем паблик рилейшнз множеством самых различных способов, даже если не отдаём себе в этом отчёт.

Другие похожие документы..