Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Программа дисциплины'
составлена в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по укрупненной группе 03 «Гу...полностью>>
'Литература'
В настоящей статье рассмотрены и прокомментированы ряд наиболее распространенных обвинений в адрес российских реформ и реформаторов, а также обращени...полностью>>
'Документ'
Бюлетень з проблем вищої школи за 2009 рік / уклад.: О. Веселовська, Т. Опря, В. Пархоменко ; відп. за вип. В. С. Прокопчук. – Кам’янець-Подільський ...полностью>>
'Автореферат диссертации'
Защита диссертации состоится «22» ноября 2011г. в 16-00 часов на заседании диссертационного совета Д 212.182.01 при ФГБОУ ВПО «Госуниверситет - УПНК»...полностью>>

Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» гост р 30-2003 Группа Т54. Настоящая инструкция

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением администрации Алтайского края

от 06.09.2005 г. № 640-р

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации Алтайского края

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов (далее «документов»), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68, Государственным стандартом Российской Федерации Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроиз­водства в администрации Алтайского края (далее «администрация края»), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов. Делопроизводство в администрации края организуется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (САДД «Дело»), которая отвечает всем требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Руководство ведением делопроизводства в админи­страции края и контроль за ним осуществляет управление документационного обеспечения администрации края.

Управление документационного обеспечения администрации края дает указания по вопросам организации делопроизводства, обязательные для исполнения исполнительными органами государственной власти Алтайского края и структурными подразделениями администрации края, контролирует состояние делопроизводства и проводит инструктаж работников, ответственных за ведение делопроизводства, анализирует документооборот.

Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера.

Работники администрации края несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом своего руководителя и управление документационного обеспечения администрации края.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение и сохранность документов в исполнительных органах государственной власти Алтайского края и структурных подразделениях администрации края возлагается на их руководителей.

Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края.

1.6. Все исполнительные органы государственной власти Алтайского края и структурные подразделения администрации края, являющиеся источником комплектования центра хранения Архивного фонда Алтайского края управления архивного дела администрации Алтайского края, разрабатывают собственные индивидуальные инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы, не противоречащие законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции. Индивидуальная инструкция по делопроизводству согласовывается с управлением архивного дела администрации Алтайского края и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Алтайского края.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение

поступающей корреспонденции

2.1. Доставка служебных документов в администрацию края осуществ­ляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее – «нарочным»);

с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.

2.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется особым сектором управления документационного обеспечения администрации края.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи, производятся в централизованном порядке канцелярией управления документационного обеспечения администрации края (далее – «канцелярия»).

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, а также копии документов, полученных по факсу, круглосуточно осуществляется секретариатом главы админи­страции края и с отметкой о времени поступления передается в канцелярию; срочные документы передаются руководителям незамедлительно.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ.

2.3. Корреспонденция, адресованная в администрацию края, вскрывается в канцелярии. При вскрытии конвертов проверяется пра­вильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, наличие подписей. Об отсутствии или недостаче документов сообщается отправителю, некачественные документы возвращаются с указанием причин возврата. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным под­тверждением времени отправки и получения документа;

только по конверту можно определить адрес отправителя;

при поступлении письменных обращений граждан.

2.4. Вся поступившая в канцелярию корреспонденция подразделяется:

на входящую служебную;

на информационную;

на обращения граждан.

2.5. Входящая служебная корреспонденция подразделяется на регист­рируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, определяемая примерным перечнем (приложение 1), передается адреса­там без регистрации.

Передача служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания и в соответствии с действующим в администрации края распределением обязанностей между главой администрации края, его первыми заместителями и заместителями, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края, установленной положениями о них.

Кадровые документы, связанные с прохождением государственной службы, передаются в управление администрации края по вопросам государственной службы и организационного обеспечения для регистрации и дальнейшей работы с ними.

2.6. На поступивший документ в правом нижнем углу на первой стра­нице ставится регистрационный штамп. Обязательный минимум реквизитов входящего документа вносится в регистрационно-контрольную карточку: автор (корреспондент), на­звание вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, регистрационный номер документа, заголовок документа или краткое содер­жание, резолюция.

В зависимости от характера документа и задач использования инфор­мации он может быть дополнен другими реквизитами. В частности, для документов, поставленных на контроль, обязательно указывается срок исполнения документа, отметка об исполнении и направлении его в дело.

2.7. Документы, поступающие в администрацию края, регистрируются один раз, в день поступления, внутренние - исходящие администрации края - в день утвер­ждения или подписания. Документы регистрируются с помощью средств электронной техники в САДД «Дело», данные о регистрации поступают в автоматизирован­ную поисковую систему (приложение 2).

2.8. При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

повтора регистрации одного и того же документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

ответа на запрос администрации края.

При положительном результате поиска специалист канцелярии (при наличии документа в текущем архиве администрации края) или специалисты исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края обязаны приложить указанные документы и передать для рассмотрения главе администрации края или его заместителям. Вновь поступивший документ подлежит регистрации в соот­ветствии с пунктом 2.6 Инструкции. В регистрационные карточки приложенных документов вносится отметка о номерах связанных с ними документов.

2.9. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично» и другие нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.10. Документы, адресованные администрации края, поступившие, ми­нуя канцелярию, в секретариат главы администрации края, приемные первых заместителей и заместителей главы администрации края, в обяза­тельном порядке передаются в канцелярию для регистрации.

2.11. Специалисты, ответственные за де­лопроизводство, получают зарегистрированную корреспонденцию под рос­пись в разносной книге.

2.12. Передача документов из одной приемной заместителя главы администрации края в другую, от одного исполнителя к другому осуществляется по согласованию заместителей главы администрации края или ру­ководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края через канцелярию, с отметкой о движении документа в разносной книге, где производят переадреса­цию документов.

3. Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

3.1. Герб Алтайского края.

В администрации края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края (приложение 3):

бланк постановления администрации края;

бланк распоряжения администрации края;

бланк письма администрации края.

3.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения (правовые акты, распорядительные документы, письма). Для протокола – дата заседания (принятия решения). Для акта – дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа в нем печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2004 г.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 2 июня 2004 года следует оформлять как 02.06.2004.

3.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документа.

3.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ.

3.5. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Если приводится полное название министерства, то оно дополняется словами Российской Федерации, если сокращенное – России.

Например:
Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.

Например:

Администрация Алтайского края

Управляющему делами

И.О. Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Алтайского края

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ОАО «Алтайагропромснаб»

И.О. Фамилия

При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации двумя межстрочными интервалами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

И.О. Фамилия

ул. Пролетарская, д. 67, кв.17

г. Барнаул, Алтайский край, 656056

Адрес печатается через интервал «точно» в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. При этом перед или после фамилии адресата делается дополнительный интервал, инициалы отделаются от фамилии пробелом.

Документ не должен содержать более одного адреса, в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

3.6. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. Гриф утверждения оформляется следующим образом, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации края

подпись И.О. Фамилия

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Алтайского края

от 05.04.2005 № 214

или

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания краевой

инвестиционной комиссии

от 25.04.2005 № 12

3.7. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора резолюции.

Резолюция может оформляться на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.8. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?» — «О выделении ...», «Об изменении ...» и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также к документам, текст которых печатается на бланках формата А5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом или интервалом «точно», если состоит более чем из трех строчек. Заголовок печатается с прописной буквы и выравнивается по левому краю поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.9. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.10. Текст документа.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа или приложения к нему может быть оформлен в виде таблицы (подробно о составлении таблиц смотри в пункте 4.9 Инструкции)

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах писем используются следующие формы изложения:

от первого лица – только за подписью главы администрации края (лица, действующего на принципах единоначалия);

от первого лица множественного числа (например, от лица заместителей);

от третьего лица единственного числа (администрация края).

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию и отделяться скобкой. Если подпункты не нумеруются, текст подпункта начинается с абзаца, дефис при этом не ставится.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными одинарными интервалами и пе­чатается через одинарный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номер проставляется в правом верхнем углу.

Печатаются документы в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 14, с использованием одинарного межстрочного интервала. При объеме текста менее 1/3 страницы допустимо использование полуторного межстрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5; 13.

3.11. Отметка о наличии приложения.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ....... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ......... на 8 л. в 3 экз.

Приложение к распорядительным документам содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка №, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению администрации
Алтайского края
от _______________ №__________

3.12. Подпись.

Документы, направляемые от имени администрации края, подписываются главой администрации края, первыми заместителями, заместителями главы администрации края, руководителями исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации края, установленной положениями об этих подразделениях.

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка указывается сокращенное наименование должности), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

3.13. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Учебная программа курса Министерство образования и науки Российской Федерации Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

    Учебная программа курса
    Учебная программа по дисциплине «Документоведение» составлена в соответствии с требованиями государственного стандарта России. Предназначена для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
  2. Требования к результатам освоения образовательной программы

    Документ
    способностью уважительно и бережно относиться к историческому наследию и культурным традициям, толерантно воспринимать социальные и культурные различия (ОК-1);
  3. Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего

    Инструкция
    о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования
  4. Приказ от 5 июня 2008 г. N 107 о введении в действие инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры российской федерации и их учреждениях

    Документ
    В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации",
  5. Приказ Генерального прокурора Российской Федерации

    Инструкция
    1.1. Настоящая Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и

Другие похожие документы..