Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
ганизовывать непосредственное волеизъявление в форме референдума по любым вопросам и по установленной самими гражданами процедуре. Но имеет смысл эти...полностью>>
'Документ'
Первая из четырех статей, соединенных в одно целое в этом сборнике, представляет собой в несколько измененной форме вышедшую в 1886 г. программу, в ко...полностью>>
'Курсовая'
Жизнь горожан в эпоху феодализма была сложной и многогранной. В основе развития городов лежал, прежде всего, труд населявших его ремесленников и торг...полностью>>
'Документ'
4,9 4,3 ,1 19, 17,8 Количество крупных образовательных центров федерального значения (единиц) 3 4 7 10 10 Расходы на здравоохранение в расчете на одн...полностью>>

Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року №41

Главная > Документ
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Наказ Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
від 20 липня 1998 року 41

Про затвердження Переліку типових документів

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
17 вересня 1998 р. за 576/3016

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 № 899, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Портнову Г. В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України наказу "Про затвердження Переліку типових документів".

3. Українському державному науково-дослідному інституту архівної справи та документознавства (Ляхоцький В. П.) після державної реєстрації наказу "Про затвердження Переліку типових документів" видати Перелік на госпрозрахункових засадах на замовлення архівних установ.

 

Начальник Головного управління

Р. Я. Пиріг

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
від 20 липня 1998 р. № 41

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 вересня 1998 р. за № 576/3016

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Вказівки щодо застосування Переліку

I. Загальні положення

1.1. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік), складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", з врахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.

1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими підприємствами, установами та організаціями (далі — організації) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності організацій.

1.3. Склад документів і строки їх зберігання визначено у Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі — ЦЕПК) Державного комітету архівів України (далі — Держкомархів) про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.

1.4. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.

Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.

1.5. Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення складу Національного архівного фонду (далі — НАФ).

Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також у практиці роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.

II. Структура Переліку і порядок його застосування

2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом, він включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності організацій, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з вужчим колом питань.

2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених до статті.

2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.

2.3.1. До першої групи належать організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ. Вона включає організації - джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій подаються в графі 3-й Переліку.

Відповідно до законодавства державні і комунальні організації — джерела формування НАФ передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

2.3.2. Друга група включає організації, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подаються в графі 4-й Переліку.

2.4. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ з метою внесення до НАФ або для знищення лише за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускається.

2.5. Документи повинні відбиратися до НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження до державних архівів та архівних відділів міських рад дублетних документів.

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.

Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації — автора документа.

Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до НАФ надходить від органів державної статистики. Відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до одного державного архіву (архівного відділу міської ради) відбирається до складу НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані.

З метою забезпечення збереженості найбільш цінних документів широкого користування допускається певна дублетність таких документів при їх надходженні на зберігання до різних державних архівів (архівних відділів міських рад). Так, підлягають внесенню до НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.

Щодо інших видів документів державним архівам (архівним відділам міських рад) надається право самостійно розв'язувати питання усунення їх дублетності.

2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації (далі — НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації — розробники, а також організації - замовники цієї документації.

Повний комплект НТД з проектування об'єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника.

Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з наступною передачею до державних архівних установ.

Патентна документація вноситься до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.

НТД з електронними носіями інформації, що має культурну цінність, вноситься до НАФ у випадках, коли її інформація не дублюється в документах з паперовою основою.

2.8. Постійні строки зберігання НТД у Переліку означають, що для внесення до НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, НТД з яких має культурну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до строків, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.

2.9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 1998 році, починається з 1 січня 1999 року.

Строки зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - "В", обчислення цього строку слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

2.10. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має строк зберігання "постійно" або позначку "ЕПК" (експертно-перевірна комісія державного архіву), за будь-яким відомчим (галузевим) переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до НАФ або знищується після її практичного використання.

2.11. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

2.12. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими організаціями, але не може бути менше одного року.

В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку, здійснюється з указаного моменту.

2.13. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

2.14. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

III. Організація діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання або для знищення

3.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, для організації роботи з проведення експертизи цінності документів організації створюють постійно діючі експертні комісії (далі — ЕК).

ЕК організацій спільно з архівними підрозділами і службами діловодства визначають порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводять експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

3.2. Організація і проведення експертизи цінності документів, що надійшли на зберігання до музеїв та бібліотек, покладається відповідно на фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії.

3.3. У своїй роботі ЕК, фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Переліком.

3.4. Документи, відібрані експертизою їх цінності для внесення до НАФ, описуються відповідно до чинних архівних правил.

Організації - джерела формування НАФ здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення цих документів для знищення після зведення описів справ організації за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК організації одночасно. Схвалені ЕК організації описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація - фондоутворювач має право знищувати документи.

3.5. Державні архіви (архівні відділи міських рад) перевіряють правильність відбору документів до НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або для знищення.

3.6. Організації, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК організації, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником організації, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за цим Переліком вичерпані.

3.7. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

3.8. Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій — джерел формування НАФ), а також порушення встановлених цим Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.9. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Держкомархів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).

3.10. Із введенням у дію цього Переліку "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., не застосовується на території України.

У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать даному Переліку.

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

АС

- автоматизована система

БПЛ

- бібліографічні покажчики літератури

ВРІ

- вибірково розповсюджена інформація

ВТК

- відділ технічного контролю

ГОЦ

- головний обчислювальний центр

ГС

- галузевий стандарт

ГФАП

- галузевий фонд алгоритмів і програм

ДержФАП

- державний фонд алгоритмів і програм

ДЗК

- документаційне забезпечення керівництва

ДКР

- дослідно-конструкторська робота

ДС

- державний стандарт

ДТР

- дослідно-технологічна робота

ЕП

- ескізний проект

ЕОМ

- електронно-обчислювальна машина

КСУЯП

- комплексна система управління якістю продукції

НДР

- науково-дослідна робота

ОТ

- обчислювальна техніка

ОЦ

- обчислювальний центр

ПДП

- проекти детального планування

ПКР

- проектно-конструкторська робота

Пост.

- постійно

р.

- рік

СТП

- стандарт підприємства

ТЕД

- техніко-економічна документація

ТЗ

- технічне завдання

ТЕІ

- техніко-економічна інформація

ТК

- тематичні картки

ТЕО

- техніко-економічне обґрунтування

ТП

- технічний проект

ТПЛ

- тематичні покажчики літератури

ТУ

- технічні умови




ЧАСТИНА 1
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Номер статті 

Вид документів 

Строк зберігання документів 

Примітка

в організаціях, в діяльності яких утворюються документи НАФ 

в організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ 

1

2

3

4

5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ
1.1. Розпорядча діяльність

1.

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим:

  

  

  

 

а) за місцем розробки 

Пост. 

 

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба1 

Доки не мине потреба

1 На державне зберігання не передаються 

 

 

 

 

 

1а. 

Депутатські запити, звернення та документи з їх виконання 

5 р. ЕПК 

5 р. 

  

 

 

 

 

 

2.

Укази, розпорядження Президента України:

 

 

(1) При
надходженні
до різних

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

державних

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

архівних установ на зберігання приймаються укази, розпорядження щодо діяльності даної організації

3.

Декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; постанови, розпорядження Ради міністрів Автономної Республіки Крим:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

приймаються декрети,

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

постанови, розпорядження щодо діяльності даної організації

4.

Протоколи, стенограми засідань Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, їх президій та комісій; документи (довідки, доповідні записки, доповіді, огляди та ін.) до них

Пост.

-

 

5.

Розпорядження голів обласних, районних, районних Автономної Республіки Крим, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах (Києві і Севастополі) державних адміністрацій: 

  

  

  

 

а) з основної діяльності 

Пост.1 

До ліквідації організації1 

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба 

 

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу 

75 р.1 

75 р.1 

  

 

в) про надання відпусток 

5 р. 

5 р. 

 

 

г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань 

3 р.2 

3 р.2

2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях 

6.

Рішення, протоколи засідань органів місцевого самоврядування (сільських, селищних, міських рад) та їх виконавчих органів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

7.

Проекти законів, указів, постанов, розпоряджень; ініціативні пропозиції, внесені до органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, доповідні записки, висновки та ін.) з їх розробки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

8.

Висновки про проекти законодавчих актів та розпорядчих документів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

9.

Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з виконання доручень

Пост.

5 р.

 

10.

Постанови, рішення, протоколи засідань центральних та місцевих органів виконавчої влади:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання

 

а) за місцем проведення

Пост.

-

приймаються документи

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

щодо діяльності даної організації

11.

Протоколи, стенограми нарад у міністрів, керівників інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій 

Пост. 

До ліквідації організації

 

12.

Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, національних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів: 

  

  

  

 

а) в організації, що проводить захід 

Пост. 

10 р. 

 

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р. 

 

13.

Документи (довідки, звіти, доповіді, огляди) про реалізацію рішень з'їздів, конгресів, конференцій, нарад

Пост.

5 р.

 

14.

Протоколи загальних зборів: 

  

  

  

 

а) працівників організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) структурних підрозділів організацій 

1 р. 

1 р. 

  

15.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми постійно діючих наукових, експертних, методичних, консультативних комітетів, рад, комісій:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання приймаються документи щодо

 

а) за місцем проведення

Пост.

3 р.

діяльності

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

3 р.

даної організації

16.

Накази, розпорядження міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій 

 

 

а) з основної діяльності 

Пост.1 

До ліквідації організації1

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба

 

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу

75 р.1 

75 р.1 

  

 

в) про надання відпусток 

5 р.

5 р. 

 

 

г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань

3 р.2 

3 р.2 

2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях 

17.

Проекти наказів, розпоряджень міністерств, підприємств, установ, організацій

1 р.

1 р.

 

18.

Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації:

  

  

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.1 

До ліквідації організації

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від керівного органу 

 

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

  

19.

Проекти правил, положень, інструкцій, методичних вказівок та рекомендацій; документи (довідки, висновки, доповідні записки та ін.) з їх розробки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

20.

Листування про розробку, застосування та роз'яснення правил, положень, інструкцій; методичних вказівок та рекомендацій

3 р.

3 р.

 

1.2. Контроль

21.

Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) про перевірку виконання Конституції і законів України, актів Президента України, постанов Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим, актів Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, рішень місцевих органів виконавчої влади та самоврядування:

 

 

(1) При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що проводить перевірку

 

а) за місцем перевірки та в організації, що проводить перевірку

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

22.

Документи (програми, доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти) про перевірку виконання рішень колегій, наказів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій:

 

 

(1) При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від

 

а) за місцем перевірки та в організації, що проводить перевірку

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

організації, що проводить перевірку

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

23.

Листування про перевірку виконання розпорядчих документів органів державної влади та місцевого самоврядування

5 р.

5 р.

 

24.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, акти) комплексних ревізій та перевірок установ, організацій, підприємств органами виконавчої влади, органами вищого рівня кооперативних, громадських організацій (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, передбачених ст. 341, 342):

  

  

  

 

а) за місцем ревізії та в організації, що здійснює перевірку 

Пост.1 

10 р. 

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р.

 

25.

Листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування про проведення та результати ревізій, перевірок; про організацію та поліпшення контролю і перевірки виконання

3 р.

3 р.

 

26.

Журнали обліку ревізій, перевірок та контролю за виконанням їх рекомендацій

3 р.

3 р.

 

27.

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про виконання пропозицій за результатами обстежень, перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації.

10 р. ЕПК

10 р.

 

28.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян:

 

 

(1) У разі неодноразового

 

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі установ, організацій, підприємств або про усунення серйозних недоліків та зловживань

Пост.

10 р.

звернення - 5 р. після останнього розгляду

 

б) особистого та другорядного характеру

5 р.(1)

5 р.(1)

 

29.

Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

30.

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

 

1.3. Організаційні основи управління

31.

Типові статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських):

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

 

32.

Статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських): 

  

  

  

 

а) за місцем складання і затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

3 р.

3 р.1 

1 Після заміни новими 

33.

Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

34.

Проекти статутів, положень; документи (довідки, доповідні записки, пропозиції, відгуки) з їх розробки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

35.

Структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі, схеми організації управління та пояснювальні записки до них(1):

 

 

(1) Див. також ст. 393

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

36.

Проекти структур і організаційно-адміністративних схем побудови центральних і місцевих органів галузі

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

37.

Листування про розробку структур і організаційно-адміністративних схем побудови центральних і місцевих органів галузі та про вдосконалення структури управління

3 р.

3 р.

 

38.

Списки (мережа) організацій системи:

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

 

39.

Списки підприємств, організацій, звільнених від податків та неподаткових платежів у бюджет:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

40.

Листування про мережу організацій системи

3 р.

3 р.

 

41.

Переліки питань, розглянутих на засіданнях колегій міністерств

5 р.

-

 

42.

Плани роботи та порядок денний засідань колегіальних органів

1 р.

1 р.

 

43.

Відомості про організації, їх функції та структуру, які складаються для міжнародних і українських довідників, покажчиків

Пост.

3 р.

 

44.

Документи (історичні й тематичні огляди діяльності галузі, історичні довідки) з історії організацій

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

45.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності: 

  

  

  

 

а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня 

Пост.1 

До ліквідації організації1

1 З оперативних та адміністративно-господарських питань - 5 р. 

 

б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації 

5 р. ЕПК 

5 р. 

 

46.

Штатні розписи та переліки змін до них:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

3 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

47.

Проекти штатних розписів, документи (довідки, висновки, відгуки) з їх розробки

3 р.

3 р.

 

48.

Листування про затвердження та зміну штатів

1 р.

1 р.

 

49.

Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій: 

  

  

  

 

а) за місцем затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

3 р.1 

3 р.1 

1 Після заміни новими 

50.

Положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

51.

Листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення та ліквідацію організацій

10 р. ЕПК

10 р.

 

52.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення організацій, їх реорганізацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

53.

Інструкції, правила державної реєстрації господарських товариств, окремих підприємців та ліцензування всіх видів господарської діяльності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

54.

Установчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників):

  

  

  

 

а) за місцем складання і затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

До заміни новими 

До заміни новими 

  

55.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни: 

  

  

  

 

а) керівників організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) відповідальних працівників та секретарів в організаціях 

3 р.1 

3 р.

1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів 

56.

Документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

57.

Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями 

3 р. 

3 р. 

  

58.

Документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти) про відрядження:

 

 

(1) Щодо участі в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост.

 

а) у межах України

3 р.(1)

3 р.(1)

в організаціях

 

б) закордонні

Пост.

3 р.

 

59.

Листування про відрядження

3 р.

3 р.

 

60.

Документи (умови, положення, програми, довідки, доповідні записки, звіти, відгуки) про проведення творчих, наукових, інших конкурсів та оглядів:

 

 

 

 

а) за місцем проведення

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

61.

Листування про скликання з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів

3 р.

3 р.

 

62.

Документи (доповіді, стенограми, протоколи, тези доповідей) про організацію та проведення професійних свят, вручення нагород:

 

 

 

 

а) за місцем проведення

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

63.

Вітальні адреси, листи, телеграми з приводу ювілейних дат колективів та окремих осіб

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Урядові, що належать видатним митцям, діячам науки і техніки, - пост.

64.

Листування про організацію та проведення свят, пов'язаних із ювілейними датами організацій та окремих осіб

3 р.(1)

3 р.

(1) Якщо є відомості з історії діяльності організації та окремої особи, - пост.

65.

Тематичні альбоми фотографій

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

66.

Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти) про надання організаціями допомоги, в тому числі благодійної, навчальним закладам, інтернатам, іншим закладам соціально-культурної сфери

Пост.

5 р.

 

1.4. Правове забезпечення управління

67.

Висновки з питань дотримання трудового законодавства

Пост.

5 р.

 

68.

Листування з правових питань

10 р.

10 р.

 

69.

Листування про складання договорів та угод, форми договорів

3 р.

3 р.

 

70.

Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил та ін.)

До ліквідації
організації

До ліквідації
організації

 

71.

Листування про застосування трудового законодавства

10 р.

10 р.

 

72.

Заяви, висновки з питань житлового законодавства та розв'язання конфліктів з житлових питань

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після приватизації житла

73.

Листування про розбір конфліктів з житлових питань

3 р.

3 р.

 

74.

Судово-арбітражні справи

3 р.(1) ЕПК

3 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

75.

Листування про арбітражну практику та ведення арбітражних справ

3 р.

3 р.

 

76.

Картотеки, книги реєстрації арбітражних справ

3 р.

3 р.

 

77.

Листування претензійне про постачання, підряди та послуги

3 р.(1)

3 р.

(1) З експорту та імпорту - 10 р.

78.

Журнали обліку претензій та позовів

3 р.

3 р.

 

79.

Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з карних та цивільних справ; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

80.

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів, арбітражу

3 р.(1)

3 р.

(1) У частині виконання фінансовими органами відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно - пост.

81.

Постанови, висновки в справах про адміністративні стягнення

3 р.

3 р.

 

82.

Листування про адміністративні стягнення

1 р.

1 р.

 

83.

Висновки комісій з трудових конфліктів

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

84.

Листування про трудові конфлікти

10 р.

10 р.

 

85.

Конфліктні справи з винахідництва

10 р. ЕПК

10 р.

 

86.

Договори про надання юридичної допомоги організаціям

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

87.

Книги записів юридичних консультацій

3 р.

3 р.

 

1.5. Організація документаційного забезпечення управління
та відомчого зберігання документів

88.

Типові й примірні номенклатури справ:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

89.

Індивідуальні номенклатури справ:

 

 

(1) На держзберігання

 

а) установ, організацій, підприємств

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

не передаються. Зберігаються в

 

б) структурних підрозділів

3 р.

3 р.

наглядовій справі державної архівної установи

90.

Документи перевірок стану діловодства та архівної справи

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після наступної перевірки

91.

Відомості про документообіг організацій

3 р.

3 р.

 

92.

Листування про вдосконалення діловодства та архівної справи

3 р.

3 р.

 

93.

Класифікатори справ і документів:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

94.

Картотеки, журнали, переліки, графіки, довідки, контрольні листи, зведення контролю виконання документів

3 р.

3 р.

 

95

Картотеки, журнали реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

 

96.

Журнали, картки реєстрації прийому відвідувачів керівництвом організацій

3 р.

3 р.

 

97.

Листування про застосування технічних засобів у діловодстві та архівній справі організацій

3 р.

3 р.

 

98.

Розрахунки розсилки наказів, розпоряджень, вказівок, рішень, указів, постанов

3 р.

3 р.

 

99.

Покажчики, картотеки до законів, указів, наказів, розпоряджень, вказівок, правил, інструкцій, положень

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

100.

Реєстраційні картки і журнали, бази даних: 

  

  

  

 

а) організаційно-розпорядчої документації 

Пост.1 

До ліквідації організації1 

1 Зберігаються в організації. Підлягають прийманню в держархіви, якщо можуть бути використані як науково-довідковий апарат 

 

б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів 

3 р. 

3 р. 

 

101.

Реєстри на відправлену кореспонденцію

1 р.

1 р.

 

102.

Картки і журнали реєстрації телеграм і телефонограм, телексів, телефаксів

1 р.

1 р.

 

103.

Журнали обліку:

 

 

 

 

а) бланків суворої звітності

1 р.

1 р.

 

 

б) креслень, кінофотодокументів, магнітних стрічок

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

в) віддрукованих документів

1 р.

1 р.

 

 

г) врученої кореспонденції

1 р.

1 р.

 

104.

Замовлення на виконання машинописних та розмножувальних робіт

1 р.

1 р.

 

105.

Листування про порушення правил пересилання документів

1 р.

1 р.

 

106.

Листування про організаційно-методичні питання діловодства та архівної справи

3 р.

3 р.

 

107.

Справи фондів (історичні довідки до фондів, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду) 

Пост.1 

До ліквідації організації 

1 У разі ліквідації організації передаються на держзберігання 

108.

Списки, листи, картки фондів

Пост.(1)

-

(1) При ліквідації організації передаються на держзберігання

109.

Описи справ:

 

 

(1) Після

 

а) постійного зберігання

Пост.

-

знищення

 

б) тимчасового зберігання

3 р.(1)

3 р.(1)

справ

110.

Акти, довідки про підсумки перевірок архівними установами стану діловодства та архівної справи

5 р.

5 р.

 

111.

Доповідні записки, довідки про роботу діловодних та архівних служб

5 р.

5 р.

 

112.

Переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, що підлягають державному зберіганню:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

113.

Висновки, відгуки, рецензії, листування про зміни та доповнення переліків документів

3 р.

3 р.

 

114.

Топографічні покажчики

1 р.(1)

-

(1) Після заміни новими

115.

Тематичні й фондові огляди, довідки, інформаційні листи про склад та зміст документів

Пост.(1)

-

(1) При ліквідації організацій передаються на держзберігання

116.

Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації
організації

-

 

117.

Акти надання документів у тимчасове користування

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після повернення документів

118.

Документи (заяви, дозволи, листування) про допуск до ознайомлення з архівними документами

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Майстрів мистецтв, учених - пост.

119.

Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після повернення документів

120.

Журнали обліку видачі документів з архіву

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

121.

Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу

3 р.

3 р.

 

122.

Журнали, картки реєстрації архівних довідок, копій, витягів з документів

3 р.

3 р.

 

123.

Журнали реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.1. Організація і методика планування

124.

Переліки показників і форм до розробки проектів державних планів економічного і соціального розвитку України та Автономної Республіки Крим:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

125.

Вказівки, інструкції органів державної влади, місцевого самоврядування про порядок розробки й погодження норм, нормативів, титульних списків та інших документів з планування:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

126.

Листування про організацію та методику планування:

 

 

 

 

а) з Міністерством економіки України

Пост.

5 р.

 

 

б) з місцевими економічними органами, об'єднаннями, підприємствами, організаціями

5 р.

5 р.

 

2.2. Прогнозування і перспективне планування

127.

Прогнози соціально-економічного і науково-технічного розвитку України, регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем розробки та узагальнення

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

128.

Доповіді Міністерства економіки України про темпи, пропорції, тенденції розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

129.

Проекти цільових комплексних програм розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

130.

Цільові комплексні програми розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

131.

Проекти основних напрямів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, галузей народного господарства та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

132.

Документи (доповіді, звіти, огляди) про хід та підсумки виконання комплексних цільових програм:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

133.

Листування про розробку, погодження та хід виконання комплексних цільових програм

10 р.

-

 

134.

Контрольні цифри основних напрямів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

135.

Документи (розрахунки, довідки, обґрунтування) до основних напрямів економічного і соціального розвитку України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

136.

Пропозиції та зауваження постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад міністерств, місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування до проектів основних напрямів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

137.

Основні напрями економічного і соціального розвитку України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

138.

Основні напрями економічного і соціального розвитку підприємств, установ і організацій: 

  

  

  

 

а) за місцем складання 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

139.

Основні показники для розробки і складання перспективних планів підвідомчим підприємствам і організаціям:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

140.

Документи (доповідні записки, довідки, листування) про складання та доведення перспективних планів економічного і соціального розвитку до підвідомчих підприємств і організацій

5 р.

5 р.

 

141.

Довідки, протоколи узгоджень розбіжностей щодо перспективних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства

Пост.

-

 

142.

Документи (доповіді, довідки, розрахунки, листування) щодо коригування перспективних планів економічного і соціального розвитку 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

143.

Доповіді Міністерства економіки, інших центральних органів виконавчої влади про основні підсумки виконання перспективних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

2.3. Поточне планування

144.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, районів, міст та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

145.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства, розроблені економічними органами, та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

146.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства, підприємств, установ, організацій та пояснювальні записки до них

Пост.

5 р.

 

147.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку з окремих напрямів діяльності галузей народного господарства, підприємств, установ, організацій та пояснювальні записки до них

3 р.

3 р.

 

148.

Пропозиції та зауваження постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад, міністерств до проектів річних планів економічного і соціального розвитку

Пост.

-

 

149.

Документи (доповіді, висновки, довідки) економічних органів про результати розгляду пропозицій і зауважень постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад, міністерств до проектів річних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

150.

Річні плани економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, районів, міст:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

151.

Витяги з планів і проектів планів, що надсилаються Міністерством економіки в організації

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

152.

Річні плани економічного і соціального розвитку міністерств:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

5 р.

 

153.

Річні плани організацій з основної діяльності

Пост.(1)

5 р.

(1) За наявності відповідних звітів - 5 р.

154.

Річні плани структурних підрозділів організацій

1 р.

1 р.

 

155.

Оперативні плани з усіх напрямів діяльності організацій та їх структурних підрозділів

1 р.

1 р.

 

156.

Основні показники для розробки та складання річних і оперативних планів підвідомчими підприємствами і організаціями:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

157.

Документи (відомості, таблиці, аналізи) про розрахунки та обґрунтування проектів річних планів

5 р.

5 р.

 

158.

Листування з Міністерством економіки про складання та узгодження річних планів економічного і соціального розвитку

5 р.

5 р.

 

159.

Листування з підприємствами і організаціями галузей та іншими організаціями про розробку та узгодження річних і оперативних планів

3 р.

3 р.

 

160.

Пропозиції міністерств, інших організацій про порядок проведення економічних експериментів

5 р.

5 р.

 

161.

Документи (доповіді, звіти, довідки, висновки) про порядок проведення економічних експериментів 

  

  

  

 

а) за місцем складання 

Пост. 

5 р. 

  

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р. 

  

162.

Листування міністерств з організаціями про проведення економічних експериментів

3 р.

3 р.

 

163.

Зведені таблиці виробничих потужностей за галузями промисловості та підприємствами

Пост.

-

 

164.

Зведені баланси виробничих потужностей підприємств за галузями народного господарства, промисловості в регіонах:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

165.

Баланси виробничих потужностей підприємств:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

10 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

166.

Документи (розрахункові відомості, таблиці, графіки) про використання виробничих потужностей підприємств

Пост.

10 р.

 

167.

Документи (доповідні записки, довідки, листування) про внесення змін у показники затверджених річних планів міністерств, інших організацій

5 р.

5 р.

 

168.

Доповіді Міністерства економіки, інших центральних органів виконавчої влади про хід та підсумки виконання річних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

169.

Аналізи, огляди техніко-економічних показників галузей народного господарства, підприємств, організацій:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

170.

Документи (доповідні записки, довідки, розрахунки) про виробничо-економічну діяльність галузей народного господарства, підприємств, організацій

Пост.

5 р.

 

171.

Листування про виробничо-економічну діяльність

5 р.

5 р.

 

172.

Листування про техніко-економічні дослідження в галузях народного господарства

3 р.

3 р.

 

2.4. Ціноутворення

173.

Довідки, розрахунки з прогнозування і вдосконалення цін на перспективу та організації загальних переглядів оптових цін:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

174.

Довідки, розрахунки рівня та динаміки державних роздрібних цін на товари народного споживання:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

175.

Зведені відомості про результати перевірок дотримання державної дисципліни цін:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

176.

Пояснювальні записки міністерств, підприємств, установ, організацій до довідок перевірки дотримання державної дисципліни цін

Пост.

5 р.

 

177.

Тарифи, цінники: 

  

  

  

 

а) за місцем затвердження 

Пост.1 

До ліквідації організації 

1 На державне зберігання приймаються вибірково 

 

б) в інших організаціях 

До перегляду цін 

До перегляду цін 

  

178.

Документи (проекти, розрахунки, обґрунтування, довідки) про розробку та затвердження оптових, роздрібних, закупівельних цін, тарифів, прейскурантів, націнок, знижок:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

179.

Затверджені міністерствами оптові, роздрібні, заготівельні, закупівельні ціни й тарифи:

 

 

(1) На державне зберігання приймаються вибірково у вигляді

 

а) за місцем затвердження

Пост.(1)

-

хронологічної

 

б) в інших організаціях

До
перегляду
цін

До
перегляду
цін

вибірки

180.

Документи (калькуляції, розрахунки, довідки) про розробку тимчасових, роздрібних і оптових цін, затверджуваних міністерствами

5 р.

5 р.

 

181.

Протоколи узгодження та затвердження міністерствами тимчасових, роздрібних і оптових цін

5 р.

-

 

182.

Листування про встановлення, розробку та порядок застосування тимчасових, роздрібних і оптових цін

5 р.

5 р.

 

183.

Збірники тарифів:

 

 

(1) На держзберігання

 

а) за місцем затвердження

Пост.(1)

-

приймаються

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

вибірково у вигляді хронологічної вибірки

184.

Висновки щодо тарифів

5 р.

5 р.

 

185.

Листування з іноземними виробниками про тарифи

10 р.

-

 

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ПОДАТКОВА ПОЛІТИКА

3.1. Фінансування

186.

Листування з організації та методики фінансування

3 р.

3 р.

 

187.

Листування з валютних питань

10 р.

-

 

188.

Фінансові плани перспективні:

  

  

  

 

а) за місцем розробки 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

189.

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

10 р. 

  

 

б) річні 

Пост.1 

10 р. 

1 За місцем розробки, в інших організаціях - доки не мине потреба 

 

в) квартальні 

3 р.2 

3 р.3 

2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р. 

 

г) місячні 

1 р.4 

1 р.5 

4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р. 

190.

Проекти фінансових планів (балансів прибутків та видатків), розрахунки до них

3 р.

3 р.

 

191.

Документи (розрахунки, таблиці, довідки) про розбіжності проектів фінансових планів

3 р.

3 р.

 

192.

Документи (довідки, відомості, доручення, обгрунтування) про зміни фінансових планів

3 р.

3 р.

 

193.

Плани фінансування та кредитування організацій:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших

 

а) зведені річні

Пост.

-

організаціях -

 

б) річні

Пост.(1)

10 р.

доки не мине

 

в) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

потреба

 

г) місячні

1 р.(4)

1 р.(5)

(2) За відсутності річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.
(4) За відсутності річних і квартальних - пост.
(5) За відсутності річних і квартальних - 10 р.

194.

Документи (висновки, розрахунки, довідки, витяги) до планів фінансування та кредитування:

 

 

 

 

а) річних

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальних і місячних

1 р.

1 р.

 

195.

Документи (договори, розрахунки, відомості, довідки, обгрунтування) про зміну планів фінансування та кредитування

3 р.

3 р.

 

196.

Ліміти (лімітні довідки) фінансування за видами діяльності

Пост.

10 р.

 

197.

Листування з фінансовими органами про фінансове планування, виконання балансів прибутків та видатків

3 р.

3 р.

 

198.

Аналізи звітних даних про виконання балансів прибутків та видатків

Доки не
мине
потреба

3 р.

 

199.

Заявки на іноземну валюту

5 р.

-

 

200.

Валютні плани 

Пост. 

10 р. 

  

201.

Проекти валютних планів, документи (розрахунки, таблиці, довідки) до них 

5 р. 

5 р. 

  

202.

Звіти про виконання валютних планів, платежів і надходження валюти: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) місячні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, квартальних - пост.
4 За відсутності річних, квартальних - до ліквідації організації 

203.

Звіти про витрачання іноземної валюти в закордонних відрядженнях

10 р.

-

 

204.

Довідки про інвалютні розрахунки з іноземними державами:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) квартальні

3 р.

-

 

 

в) місячні

1 р.

-

 

205.

Плани капітальних вкладень, матеріальних балансів:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших

 

а) річні

Пост.(1)

10 р.

організаціях -

 

б) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

доки не мине

 

в) місячні

1 р.(4)

1 р.(5)

потреба
(2) За відсутності річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.
(4) За відсутності річних і квартальних - пост.
(5) За відсутності річних і квартальних - 10 р.

206.

Документи (довідки, висновки, розрахунки) до планів капітальних вкладень, матеріальних балансів:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальні, місячні

1 р.

1 р.

 

207.

Річні плани з усіх видів податків

5 р.

5 р.

 

208.

Проекти річних планів з усіх видів податків; документи (розрахунки, довідки, відомості) щодо їх розробки

3 р.

3 р.

 

209.

Проекти планів з капітальних вкладень та матеріальних балансів

3 р.

3 р.

 

210.

Плани та розрахункові завдання із залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

 

211.

Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

3 р.

 

 

б) квартальні

3 р.

3 р.

 

212.

Кошториси з бюджету, спеціальних та інших коштів міністерств, інших організацій, розрахунки до них:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших організаціях - доки не
мине
потреба

 

а) річні

Пост.(1)

10 р.

(2) За відсутності

 

б) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.

213.

Плани утворення, розподілу і використання фондів

3 р.

3 р.

 

214.

Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

215.

Документи (бюджетні доручення, виписки банків) про фінансування всіх видів діяльності

5 р.

5 р.

 

216.

Листування про фінансування всіх видів діяльності

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Листування про фінансування закордонних відряджень - 5 р.

217.

Листування про розподіл, регулювання, відпуск коштів підвідомчим організаціям за затвердженими фінансовими планами

3 р.

3 р.

 

218.

Листування про позакошторисні й цільові асигнування

3 р.

3 р.

 

219.

Документи (довідки, висновки, розрахунки) про створення фондів підприємств, установ, організацій та їх використання

5 р.

5 р.

 

220.

Доповідні записки, довідки про затвердження статутних фондів підприємств, установ, організацій

Пост.

10 р.

 

221.

Листування, відомості про стан і використання фондів на винахідництво та раціоналізаторські роботи

3 р.

3 р.

 

222.

Документи (подання, доповідні записки, обгрунтування, відомості) про утворення та зміни в складі й характері спецфондів

10 р.

10 р.

 

223.

Економічні нормативи, нормативи обігових коштів, розподілу прибутку та ін. і розрахунки до них

Пост.

5 р.

 

224.

Листування про економічні нормативи

3 р.

3 р.

 

225.

Документи (акти, виписки банків, відомості, розрахунки) про амортизаційні відрахування підприємств

5 р.

5 р.

 

226.

Листування про амортизаційні відрахування

3 р.

3 р.

 

227.

Документи (аналізи, довідки, розрахунки) про утворення та надання господарським організаціям обігових коштів

5 р.

5 р.

 

228.

Листування про утворення, накопичення обігових коштів та про розрахунки за обіговими коштами

3 р.

3 р.

 

229.

Відомості, листування про ставки всіх видів податків та розрахунки рентабельності

3 р.

3 р.

 

230.

Аналітичні таблиці виконання планів усіх видів податків

10 р.

3 р.

 

231.

Оперативні звіти про виконання планів усіх видів податків (квартальні)

3 р.

3 р.

 

232.

Зведення і повідомлення про податкові надходження та заборгованість за ними:

 

 

 

 

а) квартальні

3 р.

3 р.

 

 

б) місячні

1 р.

1 р.

 

233.

Листування з банками про капіталовкладення та про розгляд документів, що подаються до банків

3 р.

3 р.

 

234.

Документи (висновки, довідки, звіти) про виділення додаткових капіталовкладень та їх перерозподіл

Пост.

10 р.

 

235.

Документи (розрахунки, довідки, таблиці) про загальнодержавні й місцеві податки та збори, про відрахування до бюджету з прибутків

3 р.

3 р.

 

236.

Листування про валютні відрахування та їх використання

5 р.(1)

-

(1) Листування із зовнішньоторговельними організаціями - 10 р. ЕПК

237.

Оперативні зведення про виконання плану прибутку

1 р.

1 р.

 

238.

Звіти (аналітичні таблиці) про виконання планів прибутку, платежів до бюджету, стан власних обігових коштів

10 р.

10 р.

 

239.

Листування про залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

 

240.

Оперативні звіти, відомості про виконання внесків власних коштів на капітальне будівництво

3 р.

3 р.

 

241.

Оперативні звіти про непродуктивні видатки (місячні)

1 р.

1 р.

 

242.

Листування про поточне фінансування та кредитування

3 р.

3 р.

 

243.

Документи (положення, картки, листування) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закриття рахунку

244.

Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків

3 р.

3 р.

 

245.

Листування з банками за несплаченими рахунками і за відмовами банків у сплаті рахунків

3 р.

3 р.

 

246.

Документи (плани, обгрунтування, довідки, розрахунки) про вдосконалення апарату управління, розподіл встановлених завдань із скорочення апарату управління, затвердження граничних асигнувань та їх змін

10 р.

10 р.

 

247.

Документи (відомості, довідки, розрахунки) про бюджетні завдання

10 р.

10 р.

 

248.

Листування про скорочення адміністративно-господарських витрат та про витрати на утримання апарату управління

3 р.

3 р.

 

249.

Акти, доповідні записки про перевірку дотримання штатно-кошторисної дисципліни

5 р.

5 р.

 

250.

Листування про порушення фінансової дисципліни

3 р.

3 р.

 

251.

Листування про взаємні розрахунки і перерозрахунки за здану продукцію

3 р.

3 р.

 

252.

Термінові фінансові повідомлення та рекламації за ними

1 р.

1 р.

 

253.

Документи (довідки, заявки, таблиці, ліміти, розрахунки) про оплату імпортного обладнання

5 р.

5 р.

 

254.

Листування про зміни підписів

3 р.

3 р.

 

3.2. Кредитування

255.

Доповідні записки, довідки з кредитних питань

5 р.

-

 

256.

Кредитні плани і розрахунки до них:

 

 

 

 

а) зведені річні

5 р.(1)

-

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

 

б) річні

5 р.

-

 

 

в) квартальні

3 р.

-

 

 

г) місячні

1 р.

-

 

257.

Касові плани:

 

 

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

 

а) річні, квартальні

3 р.(1)

3 р.

 

 

б) місячні

1 р.

1 р.

 

258.

Звіти з касового плану

3 р.(1)

3 р.

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

259.

Документи (зобов'язання, довідки, повідомлення) про кредитні операції, що подаються до Нацбанку і надходять від нього

1 р.

1 р.

 

260.

Заявки на кредити, касові заявки

1 р.

1 р.

 

261.

Листування про заявки на кредити

1 р.

1 р.

 

262.

Видаткові розписи за відкритими фінансовими органами кредитами

3 р.

3 р.

 

263.

Листування про кредитні операції

3 р.(1)

3 р.

(1) Листування з зовнішньоторговельними організаціями - 5 р.

264.

Зведені відомості по відкритих кредитах 

Пост. 

10 р. 

  

265.

Видаткові касові розписи і повідомлення про кредити

3 р.

3 р.

 

266.

Відомості про розасигнування кредитів організаціям:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

5 р.

 

 

б) квартальні

3 р.

3 р.

 

 

в) місячні

1 р.

1 р.

 

267.

Щомісячні відомості про залишки кредитів

1 р.

1 р.

 

268.

Листування про видачу та повернення позик

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після сплати позики

269.

Прибутково-видаткові касові відомості та ордери:

 

 

 

 

а) місячні

1 р.

1 р.

 

 

б) щоденні

1 р.

1 р.

 

3.3. Державна податкова політика

270.

Інструкції, методичні рекомендації про оподаткування всіх видів господарської діяльності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

271.

Класифікація прибутків та видатків бюджетів

Пост.

-

 

272.

Журнали обліку підприємств з іноземними інвестиціями

Пост.

-

 

273.

Особові рахунки платників усіх видів податків

5 р.(1)

-

(1) Після припинення діяльності

274.

Відомості про протиправні дії щодо працівників органів Державної податкової адміністрації

Пост.

-

 

275.

Листування з Державною податковою адміністрацією та її органами на місцях про оподаткування всіх видів господарської діяльності

10 р. ЕПК

10 р.

 

276.

Листування з підприємствами, господарськими товариствами про оподаткування всіх видів діяльності

10 р. ЕПК

10 р.

 

277.

Листування з органами Державної податкової адміністрації про стягнення податків з усіх видів господарської діяльності

5 р.

5 р.

 

278.

Листування з судовими, правоохоронними органами про справи, пов'язані із платежами в державний бюджет

10 р. ЕПК

10 р.

 

279.

Листування про виявлення розходжень у надходженні прибутків і податків за даними органів Державної податкової адміністрації та банківських установ

10 р.

5 р.

 

280.

Листування з акціонерними і комерційними банками про зарахування платежів у бюджет

5 р.

5 р.

 

281.

Листування з органами Державної податкової адміністрації про порушення при стягненні податків і зборів та оскарження дій адміністрації

10 р. ЕПК

10 р.

 

282.

Листування з особами вільних професій, служителями релігійних культів, іноземними громадянами про сплату податків

10 р. ЕПК

10 р.

 

283.

Документи (акти, довідки, доповіді, протоколи) перевірки підприємств, організацій, господарських товариств органами Державної податкової адміністрації

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Підприємств з іноземними інвестиціями - 10 р.

284.

Документи (акти, довідки, доповіді) про перевірку звітів, балансів, декларацій прибутків підприємств, організацій, господарських товариств:

 

 

 

 

а) річних

5 р.

5 р.

 

 

б) квартальних

3 р.

3 р.

 

285.

Документи про адміністративні порушення податкового законодавства (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листування)

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після накладення адміністративного стягнення

286.

Документи (акти, довідки, доповіді, листування) про усунення недоліків і порушень, виявлених під час перевірок

3 р.

3 р.

 

287.

Документи (огляди, доповідні записки, вказівки) про сплату податку на додану вартість та акцизного збору

10 р.

5 р.

 

288.

Банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження усіх видів податків у державний бюджет

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

289.

Документи (акти, довідки, відомості, доповідні записки) про надходження всіх видів податків та платежів у державний бюджет

5 р.

-

 

290.

Звіти про суми надходжень за платежами та недоїмками у бюджет:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) місячні

3 р.

-

 

291.

Звіти про результати контрольної діяльності органів Державної податкової адміністрації:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) піврічні

5 р.(1)

-

 

 

в) місячні

3 р.

-

 

292.

Звіти про нарахування та надходження платежів у бюджет:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) піврічні

5 р.(1)

-

 

 

в) квартальні

3 р.

-

 

293.

Декларації про прибуток:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

-

 

 

б) квартальні

3 р.

-

 

294.

Декларації про прибуток на додану вартість

3 р.

-

 

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

295.

Документи одноразових обстежень і переписів:

 

 

(1) Після чергового перепису. У

 

а) первинні (анкети, бланки, опитувальні картки)

3 р.(1)

3 р.

статистичних органах - постійне

 

б) підсумкові (звіти, таблиці, збірники)

Пост.(2)

3 р.

зберігання (на машинних носіях)
(2) За місцем розробки, в інших організаціях - не менше одного року після підбиття підсумків

296.

Статистичні щорічники, збірники, бюлетені, таблиці динамічних рядів про стан галузей і підгалузей народного господарства і культури:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

297.

Звіти організацій про виконання перспективних і поточних планів; аналізи звітів: 

  

  

  

 

а) зведені річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) піврічні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації

 

г) квартальні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації 

 

ґ) місячні 

1 р.5 

1 р.6 

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

298.

Статистичні звіти й таблиці організацій з усіх основних видів діяльності: 

  

  

  

 

а) зведені річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) піврічні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) квартальні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації 

 

ґ) місячні 

1 р.5 

1 р.6 

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації 

299.

Статистичні звіти й таблиці організацій з допоміжних видів діяльності; звіти структурних підрозділів

5 р.

5 р.

 

300.

Оперативні звіти й зведення про виконання планів(1):

 

 

(1) Для організацій Держкомстату

 

а) 15-денні, декадні

3 міс.

3 міс.

строки зберігання

 

б) 5-денні, щоденні

1 міс.

1 міс.

визначаються відомчим переліком

301.

Документи (таблиці, розрахунки, довідки) про складання зведених звітів організацій (крім статистичних)(1)

3 р.

3 р.

(1) У статистичних органах строк зберігання визначається відомчим переліком

302.

Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організацій

Пост.

5 р.

 

303.

Висновки за звітами:

 

 

 

 

а) річними

Пост.

10 р.

(1) За відсутності

 

б) квартальними

3 р.(1)

3 р.(2)

річних - пост.
(2) За відсутності річних - 10 р.

304.

Книги обліку форм звітності

3 р.

1 р.

 

305.

Листування про організацію й удосконалення обліку та звітності

3 р.

3 р.

 

306.

Листування з органами державної статистики про складання, подання і перевірку статистичної звітності

3 р.

3 р.

 

307.

Замовлення на бланки обліку та звітності

1 р.

1 р.

 

4.2. Бухгалтерський облік та звітність

308.

Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

309.

Звіти з фінансування: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) місячні 

1 р.3 

1 р.4 

3 За відсутності річних і квартальних - пост. 
4 За відсутності річних і квартальних - до ліквідації організації 

310.

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

311.

Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.
(2) За відсутності

 

а) річних

Пост.

10 р.

річних - 10 р.

 

б) квартальних

3 р.(1)

3 р.(2)

 

312.

Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів

Пост.

5 р.

 

313.

Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів

3 р.

3 р.

 

314.

Листування про строки подання бухгалтерської і фінансової звітності

1 р.

1 р.

 

315.

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) 

3 р.1 

3 р.1 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. 
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

316.

Особові рахунки:

 

 

 

 

а) робітників та службовців, студентів

75 р.-"В"

75 р.-"В"

(1) Після завершення виплати

 

б) одержувачів пенсій і державної допомоги

5 р.(1)

5 р.(1)

допомоги і пенсій; для одноразової допомоги - 1 р.

317.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат 

3 р.1 

3 р.1 

1 За відсутності особових рахунків - 75 p. 

318.

Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після ліквідації основних засобів

319.

Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)

3 р.

3 р.

 

320.

Гарантійні листи

3 р.

3 р.

 

321.

Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) 

3 р.

3 р.1 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

322.

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

323.

Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів

3 р.

3 р.

 

324.

Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін.

3 р.

3 р.

 

325.

Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

326.

Реєстри рахунків до оплати

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

327.

Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них

3 р.

3 р.

 

328.

Відомості про витрачання кредитів: 

  

  

  

 

а) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) квартальні 

3 р. 

3 р. 

 

 

в) місячні 

1 р. 

1 р. 

 

329.

Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості з заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та інші

3 р.

3 р.

 

330.

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

331.

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

332.

Виконавчі листи

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

333.

Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування по оформленню договорів-зобов'язань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

334.

Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

335.

Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

336.

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

337.

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

338.

Паспорти будівель, споруд(1), обладнання

3 р.(2)

3 р.(2)

(1) Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - пост.
(2) Після ліквідації основних засобів

339.

Спостережні справи з нагляду за будівлями й спорудами, що перебувають під охороною держави

Пост.

-

 

340.

Листування про паспортизацію будівель і споруд

3 р.

3 р.

 

341.

Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи

3 р.

3 р.

 

342.

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Див.
примітку
до ст. 288

343.

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші)

3 р.

3 р.

 

344.

Акти перевірок каси, правильності стягнення податків та інші

3 р.

3 р.

 

345.

Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строків дії договорів, угод. Див. також примітку до ст. 288

346.

Реєстри договорів

3 р.

3 р.

 

347.

Договори про матеріальну відповідальність

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після звільнення матеріально відповідальної особи

348.

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

349.

Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств тощо

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після ліквідації підприємств, установ, організацій

350.

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 р.

3 р.

 

5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ

5.1. Набір і використання трудових ресурсів

351.

Розрахунки потреби в робочій силі та виявлення джерел її покриття

10 р.

5 р.

 

352.

Документи (огляди, зведення, довідки) про стан трудових ресурсів, плинність робочої сили і потребу в ній, розміщення продуктивних сил

Пост.

10 р.

 

353.

Документи (довідки, зведення, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів

5 р.

5 р.

 

354.

Листування про комплектування та використання трудових ресурсів, плинність робочої сили

3 р.

3 р.

 

355.

Наряди на організований набір робочої сили

1 р.

1 р.

 

356.

Заявки на організований набір робочої сили

1 р.

1 р.

 

357.

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

3 р.

3 р.

 

358.

Направлення на працевлаштування робітників і службовців

1 р.

1 р.

 

359.

Документи (звіти, довідки, листи) про проходження громадянами альтернативної (невійськової) служби

5 р.

5 р.

 

360.

Листування про переведення робітників і службовців до інших підприємств, установ, організацій

3 р.

3 р.

 

361.

Списки робітників, набраних в організованому порядку

3 р.

3 р.

 

5.2. Ринок праці, працевлаштування
та допомога безробітним, переселення

362.

Програми (державні, регіональні, галузеві) зайнятості населення:

 

 

 

 

а) довгострокові

Пост.

10 р.

 

 

б) річні

5 р.

3 р.

 

363.

Документи (таблиці, аналітичні довідки, звіти) про реалізацію програм зайнятості населення

Пост.

10 р.

 

364.

Документи (інформації, статистичні звіти, довідки) про стан ринку праці та зайнятість населення, працевлаштування

Пост.

10 р.

 

365.

Документи (довідки, зведення) про реєстрацію безробітних, незайнятого населення та виплату допомоги через безробіття

10 р.

10 р.

 

366.

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про вивільнення працівників

5 р.

5 р.

 

367.

Відомості про наявність вакантних робочих місць, вакантних посад службовців та хід реєстрації безробітних

3 р.

3 р.

 

368.

Розрахунки витрат на надання соціальної допомоги безробітним

Пост.

5 р.

 

369.

Документи (довідки, огляди) про надання грошової допомоги через безробіття

75 р.-"В"

-

 

370.

Листування про працевлаштування безробітних, незайнятого населення

5 р.

5 р.

 

371.

Документи (заяви, списки, договори, відомості, листування) про перенавчання, перепідготовку, профорієнтацію безробітних та незайнятого населення

10 р. ЕПК

10 р.

 

372.

Статистичні звіти про професійну підготовку, профорієнтацію незайнятого населення

Пост.(1)

10 р.

(1) На державне зберігання приймаються від органів держстатистики

373.

Документи (акти, попередження, листування) з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення

5 р.

5 р.

 

374.

Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам 

3 р.1 

3 р.1 

1 Після закінчення строків дії договорів 

375.

Документи (довідки, інформації, акти) контролю за діяльністю комерційних організацій з питань профорієнтації, навчання та працевлаштування незайнятого населення

10 р.

-

 

376.

Журнали обліку, реєстрації безробітних

75 р.-"В"

-

 

377.

Особові справи безробітних громадян

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

378.

Картки персонального обліку безробітних та громадян, які шукають роботу

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після працевлаштування

379.

Журнали обліку сімей переселенців та списки переселенців

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

380.

Документи (договори, інформації, зведення) про переселення сімей, іноземних громадян, біженців та їх працевлаштування

Пост.

5 р.

 

381.

Документи (звіти, таблиці, бюлетені, листування) з питань зовнішньої міграції населення

Пост.

-

 

382.

Документи (рішення, висновки, довідки, зведення) про переселення та працевлаштування громадян із зони радіаційного забруднення

Пост.

5 р.

 

383.

Документи (списки, довідки) про створення і підтримку фермерських господарств

Пост.

5 р.

 

384.

Акти передачі будинків сім'ям переселенців

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

385.

Справи на переселенців

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

386.

Списки на видачу переселенських квитків

10 р.

10 р.

 

387.

Документи (програми, соціальні нормативи, розрахунки) з питань рівня життя та соціальних нормативів і гарантій населенню

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

5.3. Організація праці, продуктивність праці,
трудова дисципліна

388.

Протоколи засідань рад з наукової організації праці

Пост.

5 р.

 

389.

Листування про впровадження та вдосконалення наукової організації праці

5 р.

3 р.

 

390.

Завдання підприємствам з впровадження наукової організації праці

3 р.

3 р.

 

391.

Плани розробки карт трудових процесів

5 р.

-

 

392.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, розрахунки економічної ефективності, карти організації праці на робочому місці, типові описи, робочі схеми трудових процесів, коефіцієнти спеціалізації) про вдосконалення процесів праці, підвищення її продуктивності, впровадження наукової організації праці, усунення втрат робочого часу

Пост.

10 р.

 

393.

Документи (нормативи чисельності, типові структури апарату, аналітичні таблиці, розрахунки, доповіді, довідки) про вдосконалення структури апарату управління

Пост.

10 р.

 

394.

Договори про впровадження наукової організації праці в організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення терміну дії договору

395.

Документи (форми підрахунку рівня механізації, переліки технічних засобів, технічні вимоги, розрахунки, методики розрахунків, комплексні проекти механізації й автоматизації праці) про механізацію праці й управління

10 р.

5 р.

 

396.

Галузеві переліки професій:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

397.

Проекти галузевих переліків професій

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

398.

Документи (галузеві рекомендації, психо-фізіологічні норми, професіограми) про діагностику профпридатності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

До
заміни
новими

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

399.

Документи (огляди, довідки, доповідні записки) про організацію праці на підприємствах при суміщенні професій

Пост.

10 р.

 

400.

Журнали, листки обліку робітників, які суміщають професії

3 р.

3 р.

 

401.

Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво та ін.)

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

402.

Документи (розрахунки, рекомендації, обгрунтування, висновки) про аналіз і прогнозування продуктивності праці

5 р.

5 р.

 

403.

Документи (доповідні записки, пропозиції, зведення) про причини відставання продуктивності праці від рівня механізації виробництва й зміни кваліфікаційного складу робітників

Пост.

10 р.

 

404.

Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці

3 р.

3 р.

 

405.

Типові колективні договори:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

406.

Колективні договори 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

407.

Документи (протоколи, доповідні записки, довідки) про хід і підсумки виконання умов, угод та колективних договорів

Пост.

10 р.

 

408.

Колективні угоди (генеральна, галузеві та регіональні)

Пост.

-

 

409.

Акти перевірки виконання колективних договорів

5 р.(1)

5 р.

(1) За відсутності доповідей, довідок про виконання колдоговорів - пост.

410.

Листування про складання угод та колективних договорів, хід, підсумки їх виконання

5 р.

5 р.

 

411.

Журнали реєстрації угод та колективних договорів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

412.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки) про переведення працівників різних галузей народного господарства на скорочений робочий день або скорочений робочий тиждень

Пост.

10 р.

 

413.

Документи (зведення, відомості, листування) про облік робочого часу

3 р.

3 р.

 

414.

Журнали обліку втрат робочого часу

3 р.

3 р.

 

415.

Табелі (графіки) виходу робітників і службовців на роботу

1 р.

1 р.

 

416.

Документи (повідомлення, доповідні записки, листування) про трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

417.

Журнали, відомості обліку осіб, які порушили трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

418.

Документи (характеристики, акти, доповідні записки, довідки, листування) про притягнення до відповідальності осіб, які порушили трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

5.4. Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата

419.

Листування про стан технічного нормування

3 р.

3 р.

 

420.

Типові нормативи з праці:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

421.

Норми виробітку та розцінки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

422.

Тимчасові норми виробітку та розцінки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

423.

Документи (довідки, доповідні записки, пропозиції) про розробку норм виробітку та розцінок

3 р.

3 р.

 

424.

Листування про розробку технічних норм

1 р.

1 р.

 

425.

Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

426.

Документи (довідки, пропозиції, доповідні записки) про розробку тарифно-кваліфікаційних довідників, сіток, ставок

3 р.

3 р.

 

427.

Листування про складання, доповнення, зміни тарифно-кваліфікаційних довідників

3 р.

3 р.

 

428.

Документи з аналізу праці та розробки професійно-кваліфікаційних характеристик на провідні професії галузей промисловості

Пост.

-

 

429.

Тарифікаційні відомості (списки)

25 р.(1)

-

(1) Для творчих професій - пост.

430.

Документи (розрахунки, акти, довідки, звіти, проекти, відгуки, рекомендації) про встановлення, перегляд і застосування норм виробітку та розцінок, тарифних сіток і ставок

5 р.

3 р.

 

431.

Документи (зведення, розрахункові таблиці, діаграми) про виконання діючих норм виробітку

5 р.

3 р.

 

432.

Календарні плани зниження трудомісткості робіт

1 р.

1 р.

 

433.

Завдання на зниження трудомісткості робіт та звіти про їх виконання

5 р.

5 р.

 

434.

Документи (довідки, доповідні записки, акти) про контроль за дотриманням правил нормування праці, витрачання фонду заробітної плати, законодавства про працю

5 р.

5 р.

 

435.

Документи про проведення хронометражних робіт (плани, фотографії робочого дня, листування, довідки, звіти, карти, розрахункові таблиці)

3 р.

3 р.

 

436.

Документи (доповідні записки, довідки, проекти, пропозиції, інформації) про стан і вдосконалення діючих систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання та контролю за їх застосуванням

10 р.

3 р.

 

437.

Документи (таблиці, аналізи, відомості) про темпи зростання продуктивності праці та середньої заробітної плати

5 р.

5 р.

 

438.

Затверджені річні фонди заробітної плати

Пост.

10 р.

 

439.

Листування про впорядкування та встановлення розмірів заробітної плати, нарахування премій

5 р.

5 р.

 

440.

Документи (розрахунки, довідки, відомості, листування) про віднесення підприємств, установ, організацій та їх виробничих підрозділів до груп з оплати праці

5 р.

5 р.

 

441.

Списки підприємств за категоріями і групами оплати праці

Пост.

-

 

442.

Списки робітничих професій за розрядами і системами оплати праці

3 р.

3 р.

 

443.

Розрахунки, відомості про створення системи акордної оплати

5 р.

5 р.

 

444.

Протоколи засідань комісій з виплати винагород за вислугу років

5 р.

5 р.

 

445.

Розрахунки із встановлення і застосування систем преміювання

3 р.

3 р.

 

446.

Документи (довідки, списки, листування) про преміювання

3 р.

3 р.

 

447.

Положення про преміювання:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

До
заміни
новими

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

448.

Листування про створення та використання фондів преміювання

3 р.

3 р.

 

449.

Документи про затвердження персональних ставок і окладів, надбавок за віддаленість та шкідливість виробництва

50 р.-"В"

50 р.-"В"

 

450.

Дозволи профспілкових організацій на понаднормові роботи

1 р.

1 р.

 

451.

Листування про застосування різних форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрачання фонду заробітної плати

3 р.

3 р.

 

5.5 Охорона праці

452.

Листування про оплату святкових днів, днів відпочинку та понаднормової роботи

1 р.

1 р.

 

453.

Акти, розпорядження з техніки безпеки та промислової санітарії

5 р.

5 р.

 

454.

Документи (довідки, доповідні записки, звіти) про виконання розпоряджень з техніки безпеки та промислової санітарії

5 р.

5 р.

 

455.

Листування про розробку та хід виконання комплексних планів поліпшення умов і охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів

3 р.

3 р.

 

456.

Документи (доповідні записки, довідки, інформації) про поліпшення умов праці, стан техніки безпеки та промислової санітарії

Пост.

5 р.

 

457.

Листування про стан умов праці

3 р.

3 р.

 

458.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти) про стан умов праці жінок та підлітків на виробництві

5 р.

5 р.

 

459.

Переліки виробництв, професій, посад, робота в яких виключає застосування праці жінок та підлітків:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

460.

Листування про застосування праці жінок та підлітків на виробництві

3 р.

3 р.

 

461.

Документи (висновки, акти, протоколи, атестаційні картки) з питань атестації робочих місць за умовами праці

Пост.

10 р.

 

462.

Листування про освоєння і стан засобів техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

463.

Листування про попереджувальні заходи на випадок стихійного лиха

3 р.

3 р.

 

464.

Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок аварій:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

465.

Документи (акти, звіти, аварійні картки, висновки експертів, протоколи комісій) про розслідування причин виробничих аварій 

10 р.1 

10 р.2 

1 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.
2 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - до ліквідації організації 

466.

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь 

45 р. ЕПК 

45 р. 

  

467.

Аналітичні огляди аварійності на підприємствах

Пост.

-

 

468.

Листування про організацію навчання з техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

469.

Програми навчання з техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

470.

Протоколи атестації з техніки безпеки

5 р.

5 р.

 

471.

Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках підприємств та організацій

10 р.

10 р.

 

472.

Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки

10 р.

10 р.

 

473.

Журнали обліку інструктажу з техніки безпеки

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

474.

Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків

3 р.

3 р.

 

475.

Відомості про аварії та нещасні випадки 

5 р.1 

5 р.2 

1 З летальним кінцем - пост. 
2 З летальним кінцем - до ліквідації організації  

476.

Книги обліку аварій

Пост.

10 р.

 

477.

Листування про аварії та нещасні випадки

3 р.

3 р.

 

478.

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків 

45 р. ЕПК 

45 р. 

  

479.

Журнали реєстрації нещасних випадків 

45 р.1 

45 р.1 

1 Після закінчення журналу 

480.

Норми спеціального одягу і взуття, запобіжних пристроїв, спеціального харчування:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

481.

Проекти змін і доповнень до єдиних норм спеціального одягу і взуття

3 р.

3 р.

 

482.

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листування) про розробку норм спеціального одягу і взуття, запобіжних засобів, спеціального харчування

3 р.

3 р.

 

483.

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листування) про забезпечення робітників і службовців спеціальним одягом і взуттям, запобіжними засобами, спеціальним харчуванням

3 р.

3 р.

 

484.

Доповідні записки, довідки про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань

10 р.

-

 

485.

Листування про професійні захворювання, виробничий травматизм, заходи щодо їх усунення

3 р.

3 р.

 

486.

Документи (акти, списки, доповідні записки, висновки) працівників, які працюють у шкідливих умовах праці

Пост.

10 р.

 

487.

Листування про скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у зв'язку зі шкідливими умовами праці

3 р.

3 р.

 

488.

Документи (акти, доповіді, огляди, повідомлення) про санітарний стан підприємств

5 р.

5 р.

 

489.

Постанови санітарної інспекції про накладення штрафів і закриття підприємств за порушення санітарно-гігієнічних норм і правил

10 р.(1)

10 р.

(1) В організаціях охорони здоров'я - пост.

490.

Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм і правил

1 р.

1 р.

 

491.

Листування про проведення профілактичних і профгігієнічних заходів

3 р.

3 р.

 

492.

Акти, анкети обстеження умов праці робітників і службовців

5 р.

5 р.

 

493.

Замовлення на додаткове харчування і спеціальний одяг

1 р.

1 р.

 

494.

Списки (відомості) на видачу спеціального одягу, взуття, додаткового харчування

1 р.

1 р.

 

495.

Протоколи результатів обстеження повітряного середовища в цехах

3 р.

3 р.

 

496.

Листування про стан вентиляційного господарства на виробництві

1 р.

1 р.

 

497.

Щоденні аналізи проб повітряного середовища в цехах

1 р.

1 р.

 

498.

Листування про застосування й експлуатацію ламп денного світла та інфрачервоних ламп

1 р.

1 р.

 

499.

Лабораторні журнали з контролю за станом сировини, агрегатів, посуду

3 р.

3 р.

 

500.

Журнали щоденної перевірки технічного стану апаратури

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

501.

Лабораторні журнали з контролю за дотриманням санітарно-гігієнічних нормативів у підрозділах (цехах) підприємств

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів

502.

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування та вищими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів

3 р.

3 р.

 

503.

Документи (заявки, відомості, листування) про потребу підприємств, установ, організацій у робітничих кадрах, інженерно-технічних працівниках, службовцях, молодих спеціалістах

3 р.

3 р.

 

504.

Документи (доповіді, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами

Пост.

5 р.

 

505.

Відомості про підсумки розподілу кваліфікованих робітників

Пост.

-

 

506.

Довідки, доповіді про роботу з молодими спеціалістами

3 р.

3 р.

 

507.

Довідки про склад працівників апарату управління

3 р.

3 р.

 

508.

Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не ввійшли до складу особових справ

3 р.

3 р.

 

509.

Картотеки, покажчики до наказів з особового складу

75 р.

75 р.

 

510.

Контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

511.

Листування про працевлаштування осіб, звільнених із лав армії, інвалідів, пенсіонерів, молоді, яка закінчила загальноосвітні школи, та молоді, яка не дістала середньої освіти

3 р.

3 р.

 

512.

Путівки, корінці путівок, направлення на роботу та ін.

1 р.

1 р.

 

513.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1

  

  

1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення 

 

а) керівників вищих, органів державної влади; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки й почесні звання; керівників організацій загальнодержавного значення; відомих політичних діячів; осіб, які мають наукові ступені й вчені звання 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) членів творчих спілок 

Пост. 

До ліквідації організації 

 

 

в) службовців, інженерно-технічних працівників, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, звільнених та виборних працівників громадських організацій 

75 р. - "В" 

75 р. - "В" 

  

514.

Особові справи аспірантів, студентів, учнів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів:

 

 

(1) Студентів, які були відраховані з 2-3 курсів - 15 р. Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії, - 75 р.-"В". Відрахованих з 1-го курсу - 5 р.
(2) Після закінчення або вибуття

 

а) аспірантів, студентів, учнів професійно-технічних училищ

75 р.-"В"(1)

75 р.-"В"(1)

 

 

б) учнів загальноосвітніх шкіл

3 р.(2)

3 р.(2)

 

515.

Особові справи (картки обліку, прийому, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.(1)

75 р.(1)

(1) Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з особового складу, - 3 р.

516.

Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до навчальних закладів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після вилучення особистих документів. Незатребувані документи - 50 р.

517.

Виїзні справи (анкети, характеристики, автобіографії, довідки, копії особових документів, копії наказів про відрядження) спеціалістів, відряджених за кордон:

 

 

(1) Після повернення з відрядження

 

а) тих, що виїхали за кордон

10 р.(1).

-

 

 

б) тих, що не виїхали за кордон

5 р.

-

 

518.

Характеристики працівників, які не мають особових справ

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

519.

Особові картки робітників, службовців, інженерно-технічних працівників (у тому числі тимчасових співробітників та працюючих за сумісництвом)

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

520.

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р.

1 р.

 

521.

Журнали обліку, алфавіти особових справ

75 р.

75 р.

 

522.

Журнали, картотеки обліку прийому, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових співробітників)

75 р.

75 р.

 

523.

Документи (подання, анкети, акти) про встановлення персональних ставок, окладів, надбавок

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) За відсутності наказів про встановлення та змінення окладів - 50 р.

524.

Листування про встановлення та виплату персональних ставок, окладів, надбавок

3 р.

3 р.

 

525.

Списки (штатний склад) працівників організацій

75 р.

75 р.

 

526.

Переліки посад керівних працівників міністерств, інших організацій:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

527.

Посадові картки обліку керівних працівників організацій

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

528.

Списки, картотеки обліку керівних працівників 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

529.

Списки:

 

 

 

 

а) інженерно-технічних працівників організацій з вищою і середньою спеціальною освітою

75 р.

75 р.

(1) Після захисту дисертації

 

б) ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського та підпільного руху

Пост.

75 р.

 

 

в) молодих спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою

10 р.

10 р.

  

 

г) аспірантів

5 р.(1)

-

 

 

ґ) тимчасових співробітників

75 р.

75 р.

  

 

д) учнів навчальних закладів

10 р.(2)

10 р.(2)

(2) За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ - 75 р.-В" 

 

е) тих, що вступають до навчальних закладів

1 р.

1 р.

  

 

є) тих, що екзаменуються, та учнів, які склали перевідні іспити

3 р.

3 р.

 

 

ж) персонального розподілу аспірантів

5 р.

-

 

 

з) персонального розподілу випускників вищих і середніх спеціальних навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

 

и) тих, що захистили дисертації й отримали вчені ступені й звання

Пост.(3)

-

(3) На державне зберігання не передаються, зберігаються в організації

 

і) тих, що пройшли атестацію

5 р.

5 р.

 

 

ї) тих, що одержують персональні ставки і оклади

10 р.(4)

10 р.(4)

(4) За відсутності особових рахунків - 75 р.-"В"

530.

Списки, відомості розподілу за профілем навчання слухачів курсів підвищення кваліфікації і технічного навчання:

 

 

 

 

а) у системі служби зайнятості

10 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.(1)

5 р.(1)

 

531.

Списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації, школи масового технічного навчання і склали техмінімум

5 р.

5 р.

 

532.

Картки обліку:

 

 

  

 

а) спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою, наукових працівників

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після звільнення. За відсутністю особових справ - 75 р.-"В"

 

б) аспірантів

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

533.

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, наукових співробітників, державних службовців 

Пост. 

10 р. 

  

534.

Документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади наукових співробітників

75 р.-"В"(1)

-

(1) Зберігаються у складі особових справ. Не обраних на посади - 3 р.

535.

Довідки про наявність вакантних посад

1 р.

1 р.

 

536.

Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)

5 р.

5 р.

 

537.

Листування про резерв кадрів на висування за посадою і про заміщення вакантних посад

3 р.

3 р.

 

538.

Листування про оформлення оголошень про конкурси на заміщення вакантних посад

3 р.

3 р.

 

539.

Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)

До
запитання,
не затребувані
- не менше
50 р.

До
запитання,
не затребувані
- не менше
50 р.

 

540.

Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, хто закінчив навчальні заклади

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

541.

Журнали обліку видачі:

 

 

 

 

а) трудових книжок і вкладишів до них

50 р.

50 р.

 

 

б) студентських квитків, залікових книжок

5 р.

5 р.

 

542.

Журнали реєстрації прийому документів від осіб, які вступають до навчальних закладів і на підготовчі курси

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

543.

Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчальних закладів, інститутів, факультетів і курсів підвищення кваліфікації:

 

 

 

 

а) у навчальних закладах

75 р.

75 р.

 

 

б) в інститутах, на факультетах і курсах підвищення кваліфікації, в організаціях, при яких діють курси

10 р.

10 р.

 

544.

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них

3 р.

3 р.

 

545.

Звіти про бронювання військовозобов'язаних

5 р.

5 р.

 

546.

Списки військовозобов'язаних

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) У військкоматах - 3 р.

547.

Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після звільнення

548.

Листування про облік призову військовозобов'язаних

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) У військкоматах - 3 р.

549.

Журнали перевірок стану обліку військовозобов'язаних

3 р.

3 р.

 

550.

Листування про підбір фахівців для відрядження за кордон

5 р.

-

 

551.

Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження:

 

 

 

 

а) внутрідержавні

3 р.

3 р.

 

 

б) закордонні

5 р.

-

 

552.

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

553.

Листування про оформлення відряджень:

 

 

 

 

а) внутрідержавних

3 р.

3 р.

(1) Після

 

б) закордонних

5 р.(1)

5 р.(1)

повернення із-за кордону

554.

Звіти про стажування молодих спеціалістів

5 р.

5 р.

 

555.

Листування про стажування молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

556.

Посвідчення, повідомлення до них про прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

557.

Книги обліку направлення та прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

558.

Листування підприємств з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вузах, технікумах і виплату коштів молодим спеціалістам

3 р.

3 р.

 

559.

Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток

1 р.

1 р.

 

560.

Заяви про надання навчальних відпусток

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

561.

Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи, заробітну плату та інші

3 р.

3 р.

 

562.

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.

3 р.

 

6.2. Підготовка кадрів, підвищення їх кваліфікації

563.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, зведення) про підготовку кадрів нових професій, підвищення кваліфікації та перекваліфікацію кадрів

Пост.

10 р.

 

564.

Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів:

 

 

 

 

а) з державними і профспілковими органами

5 р.

3 р.

 

 

б) з організаціями

3 р.

3 р.

 

565.

Акти, довідки про перевірку стану роботи з підготовки кадрів і підвищення їх кваліфікації

5 р.

5 р.

 

566.

Листування про організацію короткострокових курсів і шкіл професійного навчання та проведення курсів техмінімуму

3 р.

3 р.

 

567.

Документи (програми, навчальні плани, доповіді, довідки) про професійне навчання інвалідів

5 р.

5 р.

 

568.

Журнали обліку перепідготовки робітників до інших професій

3 р.

3 р.

 

569.

Профілі навчальних закладів

Пост.

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

570.

Документи (проекти, доповіді, висновки) про розробку профілів навчальних закладів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

5 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

571.

Листування про розробку профілів навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

572.

Паспорти навчальних закладів

Пост.(1)

1 р.(2)

(1) При надходженні в один держархів від керівного органу і навчального закладу приймаються у фонді керівного органу
(2) Після заміни новими

573.

Документи про атестацію, ліцензування навчальних закладів (університетів, гімназій, ліцеїв, шкіл, дошкільних закладів)

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

574.

Листування про прийом і зарахування учнів до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

575.

Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл та інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади

3 р.

3 р.

 

576.

Листування про організацію курсів і груп з підготовки осіб, які вступають до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

577.

Протоколи, стенограми засідань комісій з набору учнів до навчальних закладів:

 

 

(1) Після закінчення навчального закладу або

 

а) тих, що прийняті до навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

вибуття з нього

 

б) тих, що не прийняті до навчальних закладів

1 р.

1 р.

 

578.

Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами:

 

 

(1) Після закінчення навчального закладу або

 

а) тих, що прийняті до навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

вибуття з нього

 

б) тих, що не прийняті до навчальних закладів

1 р.

1 р.

 

579.

Звіти про проведення вступних іспитів у навчальні заклади:

 

 

 

 

а) за місцем складання

10 р.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

580.

Документи (доповідні записки, довідки, зведення, відомості) про перебіг прийому учнів до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

581.

Екзаменаційні листи:

 

 

 

 

а) абітурієнтів, що пройшли за конкурсом

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення

 

б) абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом

1 р.

1 р.

навчального закладу або вибуття з нього

582.

Екзаменаційні білети

1 р.

1 р.

 

583.

Копії повідомлень про допуск осіб, які вступають до навчальних закладів, до вступних іспитів

1 р.

1 р.

 

584.

Навчальні плани навчальних закладів, курсів:

 

 

(1) За місцем складання, в

 

а) річні

Пост.(1)

До
заміни
новими

інших організаціях - доки не

 

б) семестрові, четвертні

3 р.

3 р.

мине потреба

585.

Навчальні програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін, програми вступних іспитів у навчальні заклади:

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

1 р.(1)

1 р.(1)

 

586.

Документи (проекти, відгуки, висновки) про розробку навчальних програм

5 р.

5 р.

 

587.

Протоколи засідань рад факультетів, кафедр, педагогічних і методичних рад, методичних нарад; документи (доповіді, довідки, методичні розробки) до них

Пост.(1)

10 р.(1)

(1) Протоколи засідань педагогічних рад про переведення учнів на наступний курс - 3 р. Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

588.

Плани роботи факультетів, кафедр, відділень вищих, середніх спеціальних та професійно-технічних навчальних закладів:

 

 

(1) За відсутності річних - 5 р.

 

а) річні

5 р.

5 р.

 

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

 

589.

Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів

3 р.

3 р.

 

590.

Індивідуальні плани роботи викладачів

3 р.

3 р.

 

591.

Звіти факультетів, кафедр, відділень вищих, середніх спеціальних та професійно-технічних навчальних закладів про виконання навчальних планів:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

5 р.

(1) За

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

відсутності річних - пост.

592.

Звіти навчальної частини:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

5 р.

(1) За

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

відсутності річних - пост.

593.

Звіти про роботу викладачів

5 р.

5 р.

 

594.

Протоколи засідань предметних і циклових комісій

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

595.

Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розробку методів викладання навчальних дисциплін

10 р.(1)

5 р.

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

596.

Стенограми, конспекти лекцій викладачів

10 р.(1)

5 р.

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

597.

Довідки, доповідні записки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення

10 р. ЕПК

10 р.

 

598.

Списки рекомендованих підручників, методичних і навчальних посібників, навчальних фільмів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

599.

Листування про розробку навчальних планів і програм, підготовку до видання навчальних посібників і підручників

5 р.

5 р.

 

600.

Листування про організацію навчально-виховної і методичної роботи в навчальних закладах

3 р.

3 р.

 

601.

Листування про організацію і стан заочного і вечірнього навчання

3 р.

3 р.

 

602.

Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій у навчальних закладах

5 р.

5 р.

 

603.

Екзаменаційні письмові роботи учнів

1 р.

1 р.

 

604.

Курсові роботи учнів

3 р.(1)

3 р.

(1) Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських і вузівських конкурсах, - пост. Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вузів, - 15 р.

605.

Контрольні роботи учнів:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) семестрові, четвертні

1 р.

1 р.

 

606.

Письмові роботи студентів, що навчаються заочно, та рецензії на них

1 р.

1 р.

 

607.

Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки на них

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських і вузівських конкурсах, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у народне господарство, - пост. Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вузів, - 15 р. Відгуки відомих осіб - пост.

608.

Протоколи засідань державних екзаменаційних комісій

75 р.(1)

75 р.(1)

(1) На творчих факультетах - пост.

609.

Протоколи комісій із захисту дипломних проектів і дипломних робіт

Пост.

10 р.

 

610.

Звіти державних екзаменаційних комісій і комісій із захисту дипломних проектів і дипломних робіт

Пост.

5 р.

 

611.

Протоколи засідань семестрових екзаменаційних комісій

5 р.(1)

5 р.

(1) Після закінчення навчання

612.

Дозволи на перескладання іспитів

5 р.

5 р.

 

613.

Відомості навчальних закладів про хід екзаменаційних сесій

5 р.

5 р.

 

614.

Залікові й екзаменаційні відомості

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

615.

Зведені відомості успішності

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

616.

Щоденні зведення підсумків іспитів

1 р.

1 р.

 

617.

Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів до складання іспитів, заліків

3 р.

3 р.

 

618.

Листування з учнями, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контрольних робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

619.

Річні графіки роботи факультетів і курсів підвищення кваліфікації

З р.

3 р.

 

620.

Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних робіт

1 р.

1 р.

 

621.

Документи (плани, звіти, відомості, довідки, листування) про організацію і проведення навчально-виробничих екскурсій

1 р.

1 р.

 

622.

Навчальні журнали курсів підвищення кваліфікації

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

623.

Класні журнали, журнали відвідування занять учнями

5 р.

5 р.

 

624.

Зведення, відомості обліку відвідування занять учнями

1 р.

1 р.

 

625.

Відомості й виправдальні документи про причини пропуску занять учнями

1 р.

1 р.

 

626.

Положення про виробничу практику

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

627.

Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листування) про проведення виробничої практики

1 р.

1 р.

 

628.

Звіти керівників про проходження виробничої практики учнями

5 р.

5 р.

 

629.

Звіти учнів про виробничу практику

3 р.

3 р.

 

630.

Списки баз виробничої практики

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

631.

Документи (доповідні й пояснювальні записки, довідки, листування) про виключення, поновлення, переведення учнів із навчальних закладів

10 р.

10 р.

 

632.

Документи (акти, доповідні записки, відомості, листування) про обладнання навчальних лабораторій, кабінетів, майстерень навчальних закладів, забезпечення навчальними програмами, навчальною і методичною літературою, навчальними фільмами

3 р.

3 р.

 

633.

Протоколи, постанови комісій про призначення стипендій учням; документи до них (подання, заяви, довідки)

5 р.(1)

5 р.

(1) Документи щодо затвердження іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, - пост.

634.

Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних робіт

3 р.

3 р.

 

635.

Журнали реєстрації консультацій

1 р.

1 р.

 

636.

Журнали, картотеки, відомості обліку годин роботи викладачів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Відомості обліку - 1 р.

637.

Плани персонального розподілу випускників навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

638.

Протоколи засідань комісій з персонального розподілу випускників навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

639.

Відомості про місця призначення на роботу випускників навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

640.

Листування про розподіл молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

641.

Копії довідок, виданих випускникам вищих і середніх спеціальних навчальних закладів, про право самостійного розподілу

3 р.

3 р.

 

642.

Документи (звіти, доповіді, огляди, довідки) про роботу аспірантури

Пост.

-

 

643.

Протоколи засідань комісій з прийому в аспірантуру та екзаменаційних комісій

5 р.(1)

-

(1) Після закінчення аспірантури або вибуття з неї

644.

Протоколи засідань комісій з прийому кандидатських іспитів

50 р.

 

 

645.

Довідки про виконання планів прийому в аспірантуру

3 р.

-

 

646.

Листування про підготовку наукових кадрів через аспірантуру

3 р.

-

 

647.

Списки наукових напрямів і проблем для вибору тем дисертаційних робіт:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

648.

Реферати, що подаються в аспірантуру при складанні вступних іспитів

3 р.

-

 

649.

Листування про затвердження наукових керівників, продовження строку перебування в аспірантурі

3 р.

-

 

650.

Індивідуальні програми складання кандидатських іспитів зі спеціальних дисциплін

1 р.(1)

-

(1) Після складання іспитів

651.

Індивідуальні плани аспірантів

75 р.-"В"(1)

-

(1) Зберігаються в особових справах аспірантів

6.3. Проведення атестації і встановлення кваліфікації

652.

Протоколи засідань, постанови атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

5 р.

 

653.

Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 р.-"В"(1)

75 р.-"В"(1)

(1) Зберігаються у складі особових справ. Ті, що не увійшли до складу особових справ, - 5 р.

654.

Підсумкові зведення, відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

5 р.

5 р.

 

655.

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

3 р.

3 р.

 

656.

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

1 р.

1 р.

 

657.

Заяви про незгоду з постановами атестаційних і кваліфікаційних комісій, документи (довідки, висновки) про їх розгляд

3 р.

3 р.

 

658.

Листування про атестацію і встановлення кваліфікації

3 р.

3 р.

 

6.4. Присвоєння вчених звань, надання наукових ступенів

659.

Протоколи, стенограми засідань спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

Пост.

-

 

660.

Атестаційні справи (довідки, особові листки з обліку кадрів, характеристики, відгуки, стенограми засідань спеціалізованих рад, анотації дисертацій):

 

 

(1) За місцем захисту - доки не мине потреба

 

а) осіб, затверджених у науковому ступені доктора наук, ученому званні професора (у тому числі тих, хто позбавлений наукового ступеня і вченого звання)

Пост.(1)

 

 

 

б) громадян України з переатестації наукових ступенів і нострифікації дипломів; іноземних громадян, затверджених у науковому ступені кандидата наук, ученому званні доцента і старшого наукового співробітника (у тому числі, тих , хто позбавлений наукових ступенів і вчених звань)

Пост.(1)

 

 

 

в) затверджених у науковому ступені кандидата наук, ученому званні доцента і старшого наукового співробітника (у тому числі тих, хто позбавлений наукових ступенів і вчених звань)

10 р.(1)

 

 

 

г) за відхиленими поданнями щодо надання наукових ступенів і присвоєння вчених звань

10 р.

 

 

661.

Дисертації, автореферати дисертацій

Пост.(1)

-

(1) На державне зберігання не надходять. Зберігаються за місцем захисту або написання

662.

Бюлетені, журнали обліку бюлетенів таємного голосування, протоколи лічильних комісій спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

3 р.

-

 

663.

Плани роботи спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

664.

Плани захисту дисертацій

5 р.

-

 

665.

Звіти про роботу спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

Пост.

-

 

666.

Журнали видачі дипломів про надання наукових ступенів і атестатів про присвоєння вчених звань

Пост.(1)

-

(1) На державне зберігання не надходять. Зберігаються у Вищій атестаційній комісії

667.

Зведення про кількість осіб, які захистили дисертації

5 р.

-

 

668.

Листування спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

669.

Листування про створення спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

6.5. Нагородження, присвоєння почесних звань

670.

Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень партійних, профспілкових органів) про подання щодо присвоєння вищого ступеня відзнаки СРСР - звання Героя Радянського Союзу і Героя Соціалістичної Праці (в тому числі про відхилені подання)

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

671.

Документи (подання, клопотання, анкети) про подання про присвоєння звання "Мати-героїня"

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

672.

Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про нагородження орденами та медалями

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

673.

Документи (подання, клопотання, анкети, характеристики, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)

Пост.

-

 

674.

Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки, витяги з рішень профспілкових органів про подання про нагородження державними нагородами України:

 

 

 

 

а) в організаціях, які нагороджують

Пост.

-

 

 

б) в організаціях, які подають

75 р.

75 р.

 

675.

Документи (подання, клопотання, протоколи засідань організацій, які висувають, характеристики, особові листки з обліку кадрів, довідки про здобуття почесних звань, анотації поданих робіт, довідки про публікації) про подання про присудження державних та іменних премій у галузі науки, техніки, літератури, мистецтва, архітектури (в тому числі тих, що не прийняті до розгляду, і тих, що не пройшли за конкурсом):

 

 

 

 

а) в організаціях, які присвоюють

Пост.

-

 

 

б) в організаціях, які подають

75 р.

75 р.

 

676.

Документи (клопотання, довідки про наявність дітей, характеристики, анкети) про подання про нагородження багатодітних матерів орденами та медалями (орден "Материнська слава", "Медаль материнства")

Пост.(1)

-

(1) В органах соціального захисту - 15 р.

677.

Документи (подання, характеристики, витяги з рішень профспілкових комітетів, нагородні листи) про подання про нагородження грамотами міністерств, профспілкових органів:

 

 

 

 

а) в організаціях, які нагороджують

5 р.

-

 

 

б) в організаціях, які подають