Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Виникнення екзистенціальної тенденції в сучасній світовій філософії було підготовлено кризовою ситуацією в розвитку філософії, яка склалася на початк...полностью>>
'Документ'
Эффективным процесс обучения будет в том случае, если познавательная деятельность студентов на занятиях вызывает у них радость, удовольствие, увлечен...полностью>>
'Диплом'
Вивчення курсу "Психофізіологія" ведеться відповідно до плану підготовки кадрів за фахом "психологія" денної та заочної форм навч...полностью>>
'Лекции'
Формирование грузопроводящей и пассажирообслуживающей системы перевозок, обеспечивающей полное удовлетворение потребностей в перевозках и отвечающей ...полностью>>

Лекция Язык, речь, общение

Главная > Лекция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Языковые формулы заключительной части текста

Надеемся получить ответ в ближайшее время...

Надеемся, что наша просьба будет выполнена...

Надеемся на продолжение сотрудничества...

Ожидаем Вашего согласия...

Убедительно просим Вас не задерживать ответ...

Заранее благодарны...

С уважением... (подпись).

Приемы унификации языка служебных документов. Унификация — это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического за­крепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, сни­жения трудоемкости их обработки, более эффективного исполь­зования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных заключается в форми-ровании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового обще­ния.

Итак, процесс составления официально-деловых бумаг пред­полагает соединение в определенной логической последователь­ности стандартных языковых моделей.

Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов. Большинство документов, создаваемых в организациях и по­ступающих извне, содержат информацию о фактическом поло­жении дел в данной и других организациях, служащую основа­нием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, свод­ки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно - распорядительным документам они не являются обязательными к исполнению. Информа­ция, содержащаяся в них, может побуждать к действию или мо­жет быть лишь принята к сведению.

Справка. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера (например, «О состоянии научно-исследовательской работы в вузе») и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в органи­зацию или учреждение.

Наиболее многочисленную группу составляют справки вто­рого вида — они наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о зани­маемой должности, о месте учебы и т.д. Такие справки выда­ются ежедневно.

Реквизиты справки: (1) наименование жанра документа;

2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она вы­дается;

3) текст, содержащий требуемую информацию;

(4) на­именование адреса (организации, для которой предназначается справка);

(5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно

содержится в угловом штампе организации или трафа­ретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обо­значение даты. Юридическая сила документа чаще всего под­тверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

  • содержание информации: Дана в том, что...;

  • обозначение адресата: Дана для представления в…

Докладная записка

Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуа­ции, о факте, имевшем место, о выполненной работе, а также содержащий выводы и пред­ложения составителя. Докладная записка го­товится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной запис­ки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: (1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

(2) наименование жанра документа;

(3) текст (информация; пред­ложение и его аргументация);

(4) список документальных прило­жений (если они требуются);

(5) наименование организации (или в штампе).

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки — Прошу... Широко ис­пользуются клишированные конструкции: В связи с... В соответ­ствии с... Возникла необходимость (чего)... Согласовать вопрос...

Объяснительная записка

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки делятся на 2 группы. К первой относятся документы, сопровождающие основ­ной документ и поясняющие содержание его отдельных положе­ний. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работ­ников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивиро­ванным. Схема текста объяснительной записки в принципе не от­личается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Образец докладной записки

Министерство образования РФ

Новосибирское областное управление

народного образования

Октябрьский отдел народного

образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19. 05. 2000 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школь­ников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в кор­пусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. РАЙОНО Подпись Н.И. Пирогова

Образец объяснительной записки

Декану экономического факультета

Северо-Западной Академии

государственной службы

(Ф. И. О.) студентки II курса группы...

Объяснительная записка

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2002 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Заявление

Это документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же орга­низации (служебное заявление), частное ли­цо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих ин­тересов. Реквизиты личного заявления: (/) адресат;

(2) именова­ние заявителя: фамилия, имя, отчество – внутреннее заявление, (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию – внешнее заявление);

(3) наименование жанра документа;

(4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

(5) список документаль­ных приложений (если они есть);

(6) подпись заявителя ставится справа;

(7) дата – слева, строчкой ниже.

Нередко вызывает затруднения 2-го реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного па­дежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится во­прос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркива­ется принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформ­ления именования адресанта — без предлога.

Оформление 3-его реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точ­ку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление За­явление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как сло­во заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобраз­ной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформлять­ся либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо разверну­то (27 октября 2002 г.).

Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное.

Официальный документ будет выпол­нять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Постоянные элементы содер­жания документа — его реквизиты. Сумма реквизитов и их содер­жательно-композиционная схема составляют форму документа.

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… Прошу дать ответ… Прошу оказать содействие…Прошу принять меры…и т.д.

Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопро­сов, возникающих в управленческой деятельности.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К пер­вой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-пре­дупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др. По аспектам содержания деловых писем выделяют:

факт напоминания — письмо-напоминание;

выражение гарантии — письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия — письмо-под­тверждение;

информирование об уже проведенных или намечаемых ме­роприятиях — письмо информационное;

указание на факт отправки прилагаемых к письму доку­ментов — письмо сопроводительное;

предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — пись­мо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. со­держать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на дело­вую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помо­щью которой оформляются экономические, правовые, финансо­вые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентиро­ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стан­дарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма.

Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации,

но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источ­ника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: 1) угловой штамп или бланк, содержа­щий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату;

2) адресат — на­именование организации, ее адреса, служебного лица;

3) необя­зательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа;

4) текст, который несет основ­ную информацию и мотивы ее сообщения;

5) подпись должно­стного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Языковые формулы сопроводительного письма

В соответствии с нашей договоренностью направляем Вам на

рецензирование рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и

пунктуация: Практикум».

Отзыв просим прислать до (дата).

Приложение: на 160 л. в 1 экз.

Зав. кафедрой

общего языкознания Подпись (инициалы, фамилия)

В сопроводительных письмах используются языковые фор­мулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, от­дельной почтовой посылкой…

Резюме

К числу рекламных деловых бумаг относит­ся резюме. Это скорее самореклама, которую должен уметь составлять каждый, кто ищет работу.

Слово «резюме» (заимств. из французского языка) долгое время употреблялось только в одном значении: «краткое изло­жение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении тер­мин «резюме» использовался в официально-деловом письме, ко­гда речь шла о некоем заключении по тому или иному вопросу.

В последнее время термин «резюме» стал употребляться в зна­чении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональ­ную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Типовые резюме включают:

персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

основной текст, включающий в себя перечень мест работы и/или учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой долж­ности (наименование учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, обще­ственная деятельность, профессиональная переподготовка);

прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, ученые степени (раздел не является обя­зательным);

интересы, склонности, имеющие отношение к предпола­гаемой профессиональной деятельности соискателя (содер­жание — на усмотрение соискателя; раздел не является обя­зательным);

иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

дата написания резюме;

подпись соискателя.

Хотя резюме сходно с анкетой, оно требует творческого подхода. Именно поэтому нет жестких правил его составления.

Главная задача – как можно более выигрышно, но объективно представить себя и свою трудовую биографию.

Правила оформления документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, т.е. в соответствии с совокупностью реквизитов. От полноты и качества оформления документов за­висит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений.

Требования к оформлению реквизитов документов изложены в Государственном стандарте Российской Федерации (ГОСТ Р.6.30-97) «Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации». В этом стандарте определено 27 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором рек­визитов; их состав зависит от назначения документа.

Документы оформляются на бланках трех видов: 1) бланке служебного письма,

2) бланке для конкретного вида документа и

3) общем бланке для всех других документов.

По расположению реквизитов, предваряющих текст письма, бланки делятся на угловые и продольные. В угловых бланках рек­визиты располагаются в верхней части листа, обычно — в пра­вой. Особенно удобен этот вид бланка для писем и факсов, по­скольку правый верхний угол используется для указания адреса получателя.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Лекция 8 Речь учителя как условие акмеологического роста

    Лекция
    Термин ораторское искусство (лат. oratoria) античного про­исхождения. Его синонимами являются греческое слово рито­рика (гр. rhetorike) и русское красноречие.
  2. Тексты лекций Лекция 1 Речь как искусство слова План

    Лекция
    Понятие «речевая деятельность общества» напрямую связано с понятием риторики. Риторика как искусство речи и сам термин «риторика» родились в греческой античности В античности были поставлены основные вопросы, определяющие предмет риторики.
  3. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Русский язык и культура речи» для слушателей академии по специальности: 08. 05. 04 «Государственное и муниципальное управление»

    Учебно-методический комплекс
    Русский язык как способ существования русского национального мышления и русской культуры, нуждающейся в охране и правильном использовании. Русский язык как знаковая система передачи информации.
  4. Язык и межкультурная коммуникация

    Документ
    В июле 1996 года Министерство высшего и профессионального образо­вания Российской Федерации издало приказ №1309 «О дополнении и частичном изменении Классификатора направлений и специальнос­тей высшего профессионального образования»,
  5. Облем риторики и теории коммуникаций в перспективе развития современных средств обмена информацией, и динамики языка делового общения, их места в жизни общества

    Книга
    Предлагаемая читателю книга имеет своей задачей осмысление и систематизацию актуальных проблем риторики и теории коммуникаций в перспективе развития современных средств обмена информацией, и динамики языка делового общения, их места в жизни общества.

Другие похожие документы..