Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Доклад'
Работу секции открыл заведующий кафедрой теории журналистики, профессор М.Н. Ким. В своем кратком вступительном слове он обозначил ряд проблем, накоп...полностью>>
'Реферат'
В экономике, как и в других сферах человеческой деятельности, общепринятым является постоянное стремление к соответствию между потребностями и возможн...полностью>>
'Документ'
Безопасная и надежная энергия – основа прогресса и мира. Казалось бы, простая истина, но она так часто предается забвению, как забывается и целенапра...полностью>>
'Документ'
Любовь к Родине воспитывается, прежде всего, через любовь к родному краю, родным местам. Многое связывает человека с местом, где он родился и вырос. ...полностью>>

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Главная > Документ
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Делопроизводство. Подготовка служебных документов

 Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007 г.

Содержание:

Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия

1.1. Понятие о документообороте предприятия

Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Напомним в этой связи уважаемым читателям, что под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте предприятия три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.1.

Отметим также, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.

"Рис. 1.1. Документооборот предприятия и его основные компоненты"

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.

1.2. Особенности организации работы с входящими документами

Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает*(1):

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает*(2):

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности ее адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей)*(3);

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой "Входящий N __" на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.

По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)*(4), или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.

Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоящему пособию.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым*(5).

Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

1.3. Особенности организации работы с исходящими документами

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе*(6);

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа "Исходящий N__" и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает*(7):

- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

1.4. Особенности организации работы с внутренними документами

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование "очищенного" текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов*(8).

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

В рамках заключительного параграфа данной главы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

В связи с последним замечанием - несколько слов о самом законе. Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений "в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие "хранению в силу значимости_ для граждан, общества и государства".

Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Отметим далее, что практическая организация работы с архивными документами, подлежащими государственному хранению, регламентируется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов*(9). Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

В свою очередь, практическая организация работы с архивными документами, подлежащими - до передачи на постоянное хранение в государственные (ведомственные) архивы - временному хранению на предприятиях (в организациях и учреждениях), регламентируется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций*(10). Архив предприятия (организации, учреждения) создается в целях своевременного приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и надлежащего использования, а также для подготовки документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный (ведомственный) архив.

Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем - к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Для организации экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК)*(11). Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем предприятия только после того, как они будут утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Непосредственно после этого:

- дела (документы), подлежащие хранению в архиве предприятия, передаются на хранение в указанный архив, функционирующий, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения либо в составе службы ДОУ предприятия;

- дела (документы), подлежащие хранению в ведомственном (государственном) архиве, передаются на хранение в указанный архив;

- дела (документы), не подлежащие дальнейшему хранению, передаются на уничтожение посредством переработки (утилизации) на соответствующие специализированные предприятия (бумагоделательные комбинаты, обойные фабрики и т.п.).

Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих:

- рациональное размещение документов;

- систематический контроль за их движением и физическим состоянием;

- периодическое копирование наиболее ценных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

- в необходимых случаях - восстановление первоначальных свойств документов, подвергнувшихся повреждению (разрушению), а также проведение розыска в отношении недостающих (утраченных) документов.

Отметим в заключение, что организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем архива, согласовывается с соответствующим ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Примерный текст положения об архиве предприятия представлен в Приложении 2 к данной книге. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями*(12).



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Программа дисциплины «Документоведение» составлена в соответствии с требованиями федерального компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки

    Программа дисциплины
    Программа дисциплины «Документоведение» составлена в соответствии с требованиями федерального компонента к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки:
  2. Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной программы 080500. 62 «Менеджмент»

    Рабочая программа
    Весь процесс управления связан с информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
  3. Учебно-методический комплекс по модулю б кв8 «Основы делопроизводства»

    Учебно-методический комплекс
    Цель:  сформировать научно-обоснованное представление об основах становления делопроизводства в Российской Федерации и его современное значение в деятельности государственных и муниципальных органов.
  4. Правила подготовки служебных записок. Записки и сообщения по электронной почте. Как написать хорошую инструкцию

    Документ
    Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место.
  5. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации

    Документ
    Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Другие похожие документы..