Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Реферат'
ТРЕБОВАНИЯ К РЕФЕРАТУ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕГО НАПИСАНИЮ И ОЦЕНКЕЗащита реферата – одна из форм проведения устной итоговой аттестации учащихся, а также ...полностью>>
'Документ'
Ризик – це складне, багатогранне і неосяжне явище. В найбільш широкому розумінні ризиком називають невизначеність у відношенні здійснення тієї чи іншо...полностью>>
'Документ'
Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Н.П. Любушин...полностью>>
'Документ'
1.4. Бреттонвудская валютная система: история создания, юридическое оформление, характеристика основных структурных элементов, механизмов достижения ...полностью>>

Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 октября 2011г. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой и начальником общего отдела администрации района Н. В. Артамоновой. Глава района А. И. Романов

Главная > Инструкция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

73

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ОРЛОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ УРИЦКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19 августа 2011г. № 423

п. Нарышкино

Об утверждении Инструкции по

делопроизводству в Администрации

Урицкого района и ее структурных

подразделениях

Руководствуясь распоряжением Правительства Орловской области от 12 мая 2011 года № 197-р, в целях обеспечения единства подходов и требований к ведению документационного обеспечения деятельности Администрации Урицкого района и ее структурных подразделений, повышения эффективности документирования управленческой деятельности,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Урицкого района и ее структурных подразделениях (далее – Инструкция) согласно приложению.

2. Заместителям главы, начальникам отделов администрации района обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции при работе с документами.

3. Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 октября 2011г.

4. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой и начальником общего отдела администрации района Н.В.Артамоновой.

Глава района А.И. РОМАНОВ

Приложение к постановлению

Администрации Урицкого района

от ­­­­­­19.08.2011 г. № 423

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации Урицкого района

и ее структурных подразделениях

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования организации делопроизводства и повышения его эффективности в Администрации Урицкого района и ее отделах, имеющих статус юридического лица (далее – Администрация).

1.2. При ведении делопроизводства в Администрации применяются следующие правовые акты:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

2) Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон об электронной цифровой подписи);

3) Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4) Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (далее – Закон о государственном языке);

5) Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

7) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

8) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

9) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

10) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Почтовые правила);

11) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (далее – Правила телеграфной связи);

12) постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 года № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи»;

13) постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции»;

14) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее – Правила делопроизводства);

15) методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;

16) Устав Урицкого района Орловской области;

17) Закон Орловской области от 20 апреля 1995 года № 1-ОЗ «Об обращениях граждан»;

18) Закон Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области»;

19) Закон Орловской области от 15 апреля 2003 года № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (далее – Закон о правотворчестве);

При работе с документами также используются положения государственных стандартов Российской Федерации в сфере делопроизводства, в том числе:

ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами.

Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, ведению кадрового делопроизводства, бухгалтерской и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Формирование общих требований к ведению делопроизводства, применение современных информационных технологий в документировании управленческой деятельности, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляется общим отделом Администрации Урицкого района.

В структурных подразделениях Администрации, имеющих статус юридического лица, ведение делопроизводства осуществляется специалистами, совмещающими выполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства, непосредственный контроль за ведением делопроизводства возлагается на начальников соответствующих отделов.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляется только по согласованию с руководителями соответствующих структурных подразделений Администрации.

1.6. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы другому сотруднику, исполняющему обязанности временно отсутствующего сотрудника. При увольнении или переводе по службе передача документов осуществляется по акту.

1.7. В случае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируется начальник общего отдела Администрации.

1.8. Сотрудники Администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

II. Основные понятия

В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:

1) документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

3) документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

4) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном
для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

5) автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

6) вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

7) оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

8) электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи,а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

9) реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

10) бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

11) подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

12) копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

13) заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

14) обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

15) юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

16) унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с видом документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

17) шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

18) документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

19) объем документооборота – количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период;

20) регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

21) номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

22) экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного муниципального архива;

23) дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности органа исполнительной власти;

24) формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

III. Создание документов в Администрации района

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов.

Проекты документов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman № 14, начертание обычное (прямое и светлое). Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный.

Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов между элементами текста, а также уменьшение или увеличение размера шрифта на 1 пт (№ 13-15).

Размеры полей документов составляют:

верхнее и нижнее – 20 мм;

левое – 25-30 мм;

правое – 15 мм.

3.1.2. Образцы бланков документов разрабатываются общим отделом Администрации на основании нормативных и методических документов в сфере делопроизводства. Образцы бланков документов отделов Администрации, имеющих статус юридического лица, разрабатываются начальниками соответствующих отделов совместно с общим отделом.

Введение в обращение новых бланков Администрации района осуществляется распоряжением Администрации района, бланков структурных подразделений - приказами соответствующих отделов. Бланки изготавливаются с помощью компьютерной техники в одноцветном черном варианте.

3.1.3. В Администрации используются следующие виды бланков документов:

бланки правовых актов Администрации Урицкого района;

бланки писем Главы Администрации Урицкого района, Администрации Урицкого района, отделов Администрации, имеющих статус юридического лица;

бланки приказов руководителей отделов Администрации, имеющих статус юридического лица;

общие бланки Администрации и отделов Администрации, имеющих статус юридического лица;

бланки координационных и совещательных органов.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.4. Бланки документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов:

-при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу,

-при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.5. Бланки имеют следующие реквизиты:

1) для бланка правового акта или распорядительного документа:

изображение герба Урицкого района;

полное наименование Администрации или структурного подразделения Администрации;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланка письма:

изображение герба Урицкого района;

полное наименование Администрации или структурного подразделения Администрации, наименование должности лица, подписавшего документ;

справочные данные об Администрации (структурном подразделении, координационном или совещательном органе): почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, другие сведения;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

3) для общего бланка:

изображение герба Урицкого района;

полное наименование Администрации или структурного подразделения Администрации;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Общие бланки используются при подготовке любых видов документов (актов, справок и т. д.), кроме служебных писем.

Образцы бланков документов приведены в приложении 1.

3.1.6. Использование бланков внешними субъектами, не входящими в структуру Администрации, не допускается.

3.1.7. Бланки используются строго по назначению. Ответственность за правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство, и руководители структурных подразделений Администрации.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в Администрации, имеют установленный состав реквизитов, их единообразное расположение и оформление.

3.2.2. В соответствии с Правилами делопроизводства документы имеют следующий состав реквизитов:

1) изображение герба Урицкого района;

2) наименование Администрации или структурного подразделения Администрации;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) справочные данные;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

10) адресат;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) отметка о наличии приложений;

14) гриф согласования;

15) виза;

16) подпись должностного лица;

17) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Подлежит возврату» и другие.

3.2.3. При оформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами.

3.2.3.1. Изображение герба Урицкого района воспроизводится и используется в соответствии с решением Урицкого районного Совета народных депутатов от 19.11.2009г. №131-ГР «О гербе муниципального образования Урицкий район».

На бланках документов Администрации изображение герба Урицкого района помещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитами.

3.2.3.2.Наименование Администрации или структурного подразделения Администрации – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом района или положением об отделе.

Сокращенное наименование отдела, при его наличии, помещают в скобках под полным наименованием.

3.2.3.3. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (в составе реквизитов).

3.2.3.4. Справочные данные об Администрации или структурном подразделении Администрации указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адрес указывается в соответствии с Почтовыми правилами.

3.2.3.5. Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.2.3.6. Место составления или издания документа (п.НАРЫШКИНО) указывается в бланках документов Администрации, за исключением бланков писем.

3.2.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты, распорядительные документы), утверждения (планы, графики, акты), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство или непосредственно составителем при подготовке документа (например, протокола, заявления).

Дату документа оформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовых актов, распорядительных документов, протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило, используется словесный способ оформления даты.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

При словесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 января 2010 года (г.).

3.2.3.8. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера, который может быть дополнен буквенными и цифровыми обозначениями.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей указанию наименований органов управления или организаций в заголовочной части документа.

3.2.3.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.2.3.10. При адресовании документа в орган власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Департамент образования,

культуры и спорта Орловской области

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, должность указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, частному лицу – после фамилии. Например:

Руководителю Департамента

сельского хозяйства Орловской области

И. О. Фамилия

или:

Директору ООО «Прогресс»



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №45 (696), 22 ноября 2010 г

    Информационный бюллетень
    09.30 Церемония открытия курсов повышения квалификации для преподавателей русского языка и литературы, а также мастер-классов для специалистов в области традиционного русского прикладного искусства из числа российских соотечественников,
  2. Информационная услуга (42)

    Бюллетень
    Председатель Правительства Российской Федерации В.В.Путин принял участие в работе V съезда Общероссийской общественной организации "Российское аграрное движение".
  3. Российские сми о мчс мониторинг за 8 декабря 2011г

    Руководство
    Лучшими летчиками МЧС этого года стали сотрудники Центрального и Владимирского авиаотрядов (Информационное агентство «РИА "Новости"», 07.12.2011) 13

Другие похожие документы..