Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
В статье рассматриваются аспекты разработки и использования в РГУПС программно-аппаратного тренажерного комплекса «Виртуальная железная дорога». Затр...полностью>>
'Учебно-методический комплекс'
Учебная дисциплина «Микропроцессорная техника в оптических телекоммуникационных системах» ставит своей целью изучение, и применение: мик­ропроцессорн...полностью>>
'Монография'
Потемкина О.Ю. Иммиграционная политика Европейского Союза: проблемы и перспективы: монография / О.Ю. Потемкина. – М.: Ин-т Европы РАН: Рус. сувенир, 2...полностью>>
'Календарно-тематический план'
гражданская войны и революция 1917 года Великая Отечественная война Героическое прошлое разных народов мира «Дети разных народов, мы мечтою о мире жи...полностью>>

Главная > Книга

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Т. В. Кузнецова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Москва

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

ББК 74.58 К89

К89

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хране­ния документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения.

Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадро­вых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. А.

ЛР № 062201 от 16.03.98

Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86

ISBN 5-87057-161-8

©Кузнецова Т. В, 1999

Содержание

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 4

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 13

2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 14

2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ 18

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 24

2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ 27

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 30

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ 30

3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 43

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 45

4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА 48

4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ 54

4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА 56

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ 61

ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ –УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ 65

5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68

5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 71

5.3.1 СПРАВКИ 72

- документы, содержащие текстовую и (или) таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий. 72

5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ 74

5.3.3 АКТ 76

5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 78

5.3.5 Телеграмма 84

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА 85

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 87

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ 87

6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ 87

6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ 89

6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 89

6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 92

6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА 94

6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 95

ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 96

7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 96

7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 103

7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 107

ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ 108

8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 109

8.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 113

8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ 115

8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ 116

8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ 119

ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 120

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 136

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА 136

10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 138

ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 145

11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ 145

11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 152

11.3 ПРОТОКОЛ 153

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 157

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).

В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.

После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно.

Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.

Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с документами",* т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

* ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".* Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

* Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4; М.: Институт русского языка АН СССР, 1977,с. 207.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Закон об информации, информатизации и защите информации опре­деляет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ пред­ставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, яв­лений объективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания рег­ламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непремен­ного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организаци­онных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десяти­летия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана­логично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "де­лопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Го­сударственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традицион­ной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюцион­ный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверж­дённый Петром I 28 февраля 1720 года,* "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с доку­ментами, действующие сегодня (например, обязательный учёт докумен­тов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреж­дения и т.д.).

* «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не толь­ко во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданейше поступать имеют».

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро­вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве­дение делопроизводства издавались, и в советский период.

Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите ин­формации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию, делопроизводства, стандартизацию документов и их мас­сивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней под­чёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти докумен­ты служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машин­ных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством Российской Федерации, суда и прокуратуры".

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами.

Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдель­ных показателей и избавит от составления документов, является глубо­ко ошибочным.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других за­конодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удо­черения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответ­ствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".

В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указыва­ется и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено - "чек должен содержать:

1) наименование "чек", включённое в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум­му;

3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведён платёж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.

Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."

В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декаб­ря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечисле­но, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде­ние которой является обязательным.

Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обыч­но наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие докумен­ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус­та 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов фе­деральных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утвержде­ния, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нор­мативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в пра­вилах, документ не вступает в силу.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот­ветствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один до­кумент - это единичный акт документирования. Деятельность учрежде­ния оформляется совокупностью определенным образом взаимодейству­ющих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп­равленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, про­гнозирование и планирование, организационно-распорядительная дея­тельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систе­му документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе­му документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое уве­личение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенк­латуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовле­ния, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установ­ления необходимого и достаточного количества видов документов, вы­полняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механи­зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо­сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования докумен­тации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой систе­ме, форме, единообразию".*

* Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. с. 526.

Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".*

* ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Основные положения. - М.: Госстандарт России, 1994, п.3.22.

Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком­петентным органом».* Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

* Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т. 2. с. 407. Более пространное и детальное определение стандартизации даётся в ГОСТе Р 1.0-92. «Государственная система стандартизации РФ. Основные положения».



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Делопроизводство – визитная карточка воинской части

    Документ
    О.А. Овчаров, майор юстиции, кандидат юридических наук, преподаватель кафедры военной администрации, административного и финансового права Военного университета
  2. Делопроизводство. Подготовка служебных документов

    Документ
    Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Напомним в этой связи уважаемым читателям, что под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное
  3. Делопроизводство в Древнерусском государстве

    Документ
    На ранних стадиях развития Древнерусского государства и период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало.
  4. Делопроизводство (2)

    Книга
    В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых
  5. Делопроизводство (3)

    Книга
    В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых

Другие похожие документы..