Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Закон'
1. Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются отношения, связанные с поступлением на муниципальную службу граждан Российской Фед...полностью>>
'Статья'
Федеральным законом от 10 февраля 1 года N 32-ФЗ (Российская газета, N 30, 17.02.99);Федеральным законом от 2 января 2 года N 20-ФЗ (Российская газета...полностью>>
'Документ'
Актуальные проблемы и тенденции развития финансов, экономики и управления Материалы межвуз. науч.-практической конференции. - Калининград, Балтийск...полностью>>
'Пояснительная записка'
Данная методическая разработка предлагается педагогам дополнительного образования туристско-краеведческих объединений, которые ведут занятия с детьми...полностью>>

Отчеты в ms access

Главная > Публичный отчет
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Содержание

  1. Введение……………………………………………...…...2

  2. Глава 1 ………………………………………………...….3

Отчеты в MS Access……………………………………..3

Создание отчета в режиме конструктора……………….8

  1. Глава 2…………………………………………………....23

Оформление и печать отчета…………………………..23

Создание составных отчетов…………...…………….. 27

  1. Выводы …………………………………………………..30

  2. Приложение 1. Тест по теме «Отчеты в Access»………31

  3. Приложение 2. Задание по теме «Отчеты в Access»…...33

  4. Приложение 3. Модель базы данных………………....…41

  5. Литература………………………………………….……..45

Введение.

На сегодняшний день MS Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки настольных баз данных (БД). Богатый набор мастеров и построителей позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания законченного приложения. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) - также большой плюс Access. Встроенный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет выполнять нестандартные задачи. Все версии Ассеss имеют в сво­ем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

Глава 1

Отчеты в MS Access

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предостав­ление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Ассеss для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Отчеты и формы Ассеss имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь про­сматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет любой сложной структуры, обеспечивающей вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом возможно выполнение самых высоких требований к оформлению документа.

Access имеет следующие способы создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки (рис 1.1).

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов и созданный им отчет дорабатывать в режиме конструктора. При необходимости вывода данных из многих таблиц в качестве основы для отчета можно использовать многотабличный запрос.

Рисунок 1.1 Способы создания отчетов

С помощью запроса можно выполнять наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Отметим, что в режиме автоотчета, задаваемого с помощью меню или кнопки [Новый объект] на панели инструментов База данных, создается отчет, данные в котором выведены в столбец. Режим ленточного автоотчета, который выводит данные из всех полей таблицы в колонку, можно вызвать нажатием кнопки [Создать] на вкладке Отчеты. Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем его необходимо сохранить

Мастер отчетов отличается от автоотчетов тем, что позволяет выбирать поля для отчета, группировать данные по какому-либо полю, устанавливать интервал группировки, порядок сортировки, а так же выбирать макет отчета и его стиль. При этом главным преимуществом отчетов перед формами является возможность группировки в них данных, что значительно улучшает внешний вид документа и его удобочитаемость.

Для создания отчета с помощью мастера отчетов следует нажать кнопку [Создать] на вкладке Отчеты в окне База данных и, указав в окне Новый отчет таблицу, на базе которой создается отчет, щелкнуть мышью на строке Мастер отчетов. В результате на экране появиться диалоговое окно мастера отчетов Создание отчетов. В этом окне (рис 1.2) поля списка Доступные поля перемещаются в список Выбранные поля нажатием кнопки со стрелкой(>). Все поля из одного списка в другой можно переместить кнопками с двойными стрелками(>>), после чего следует щелкнуть мышкой по кнопке [Далее].

Рис 1.2 Создание отчета с помощью мастера

В следующем открывшемся диалоговом окне мастера (рис 1.3) определяется способ группировки, для чего необходимые поля переносятся из левого списка в правый.

Заметим, что данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Выбор уровня группировки осуществляется кнопкой [Уровень], после чего нажимают кнопку [Группировка].

Открывшееся при этом окно Интервал группировки служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле. Перед в следующее окно для определения способа сортировки данных осуществляется нажатием кнопки [Ок].

Рис 1.3 Определение способа группировки данных

Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группировка. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных ля этого полях. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от данного поля.

В следующем диалоговом окне мастер отчетов предлагает указать варианты отображения данных в отчете. В распоряжении пользователя имеются следующие виды макета (рис 1.4):

  • ступенчатый - ступенчатое расположение данных разных уровней;

  • блок – блочное расположение данных;

  • структура 1 и структура 2 – ступенчатое расположение уровней с перекрытием;

  • по левому краю 1 и по левому краю 2 – выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Пользователь может активизировать любой из предложенных вариантов.

Рис 1.4 Макеты данных

Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных для чего отведена левая часть этого окна.

В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страниц, следует установить опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которого подбирается оптимальная ширина полей. После этого нажать кнопку [Далее].

Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета и в нем так же имеется поле для просмотра образцов. Выбрав стиль следует нажать кнопку [Далее] в последний раз и присвоить отчету имя. Из этого же окна можно открыть режим конструктора, чтобы внести исправления в отчет или улучшить его оформление, для чего надо щелкнуть мышью по кнопке [Конструктор]. Отчет можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл под подходящим именем. Результат создания отчета с помощью мастера отчетов показан на рисунке 1.5

Рис 1.5 Результат создания отчета с помощью мастера отчетов

Создание отчета в режиме конструктора.

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель эле­ментов, отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.

К разрабатываемому отчету можно применить один из предлагаемых Ассеss авто­форматов, позволяющих быстро настроить внешний вид отчета. Более того, Асееss позволяет создавать свои собственные автоформаты и применять их к другим отчетам.

Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид, Конструктор или нажмите на кнопку [Конструктор]в окне базы данных.

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назна­чение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, об­ласть данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заго­ловок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или уда­лить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут вы­водиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка ото­бражается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавля­ется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета при­мечание будет отображено только внизу последней страницы.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета. Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчета будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголо­вок/примечание отчета позволяет удалить области заго­ловка и примечания из отчета.

Стоит обратить внимание на то, что при удалении областей заголовке или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Ассеss выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего ко­лонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы. Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтиту­лы будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежу­точных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок груп­пы и Примечание группы. В зависимости от количест­ва уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.

В Access предусмотрена возможность изменения размеров отчетов и его разделов. Чтобы изменить горизонтальный размер, т. е. ширину отчета, с помощью мыши перетащите правую границу отчета влево или вправо. При этом горизонтальная ли­нейка, расположенная в верхней части окна Конструктора отчетов, поможет устано­вить точную ширину отчета.

Чтобы изменить вертикальные размеры области какого-либо раздела отчета, по­местите указатель мыши на нижнюю границу области так, чтобы он принял форму черты с двумя вертикальными стрелками, и перетащите его вверх или вниз. В этом случае вертикальная линейка, расположенная в левой части окна Конструктора от­четов, поможет установить точную высоту области раздела.

Вертикальный размер отчета определяется вертикальными размерами всех разделов отчета.

Спектр инструментальных средств режима Конструктора широк. Вот перечень основных его элементов:

  • Панель инструментов Конструктор отчетов. Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов.

  • Панель инструментов Формат. Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).

  • Панель инструментов Панель элементов, с помощью которой в отчет добавляются элементы управления (рис. 1.7).

  • Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную размет­ку отчета и его разделов.

  • Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить шири­ну отчета — расстояние до его правой границы.

  • Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить вы­соту нижнего поля отчета.

  • С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.

Рассмотрим эти инструментальные средства более подробно.

Панель инструментов Конструктор отчетов.

Данная панель изображена на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Панель инструментов Конструктор отчетов

Помимо кнопок стандартных для всех программ пакета MicroSoft Office [Вид], [Сохранить], [Найти], [Печать], [Предварительный просмотр], [Вырезать], [Копировать], [Вставить], [Формат по образцу], [Отменить], [Вернуть], [Добавление гиперссылки] на панели выведены специальные. Их описательные характеристики приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Список полей

Отображение или скрытие списка полей, содержащихся в источнике данных (запросе или таблице) от­чета

Панель элементов

Отображение или скрытие панели элементов

Сортировка и группировка

Выводит диалоговое окно Сортировка, в котором можно задать структуру отчета и порядок ото­бражения данных в нем

Автоформат

Выбор заранее определенных форматов для отчетов, включая такие характеристики, как фоно­вый рисунок для отчета и шрифты для элементов управления

Программа

Открытие модуля, содержащего процедуры обработки событий отчета

Свойства

Открытие окон свойств выделен­ных объектов — отчета, раздела (например, верхнего или нижнего колонтитула), а также элементов управления

Построить

Вызов Построителя для выделен­ного элемента или свойства в от­чете. Асеss активизирует данную кнопку только в том случае, если для выделенного элемента или для свойства имеется Построитель

Окно базы данных

Отображение окна базы данных

Новый объект

Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип созда­ваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки

Справка по Microsoft Office

Вызов помощника и справки Асеss

Панель Формат (форма \ отчет).

Данная панель содержит кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифты, толщины линий и т. п.).

Функции кнопок этой панели инструментов, используемых для форматирования текста, аналогичны функциям кнопок, которые можно увидеть на панелях инстру­ментов программ пакета Microsoft Office. С помощью раскрывающегося списка Объект можно быстро выделить любой элемент отчета, выбрав его имя в списке. В раскрывающем­ся списке Шрифт можно выбрать любой из установленных на компьютере шрифтов. А раскрывающийся список Размер позволяет выбрать нужный размер шрифта или ввести его значение (в пунктах).

Эта же панель инструментов используется при форматировании текста элементов управления в отчете. Кнопка [Автоформат] панели инструментов Конструктор отчетов предоставляет те же возможности по форматированию отчетов, что и для форм. Автоформат — это набор параметров оформления формы и ее элементов, который можно применить для форматирования формы. В составе Ассеss есть несколько встроенных автоформатов, но пользователю также пре­доставляется возможность создать собственные.

Можно применить к форме только часть автоформата, исключив применение таких пара­метров автоформата, как шрифт, цвет и оформление границ элементов управления. Для этого, прежде чем нажимать кнопку ОК в диалоговом окне Автоформат, нажмите кнопку [Параметры]. В раскрывшейся нижней части диалогового окна сбросьте флажки для тех параметров формата, которые вы хотели бы оставить в текущей форме прежни­ми: шрифт, цвет или границы. Поскольку Ассеss хранит стили отчетов и форм по отдельности, то для отчетов придется создавать отдельные стили автоформата.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Ms access База данных (БД)

    Документ
    База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных, которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по определённым правилам, которые предполагают общие принципы описания, хранения и обработки данных.
  2. 11. 09. 2008 Практическая работа №1 ms access. Основные приемы работы с данным Задание

    Практическая работа
    Задание: Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода.
  3. Тема. Субд ms access: технологія створення та редагування таблиць

    Документ
    Таблиці є основою будь-якої бази даних, у них зберігаються актуальні для вирішення конкретної задачі властивості об’єктів. У стовпцях таблиці Access зберігаються властивості об’єктів, відображених у таблиці, а стрічки таблиці відповідають
  4. Урок 1 Тема: «Знакомство с субд ms access»

    Урок
    Если информация об объекте представлена в форме таблицы, то первая строка таблицы всегда содержит названия параметров, т.е. определяет структуру записи.
  5. Лекция 2 Работа с субд ms access

    Лекция
    Содержание темы: Табличные фактографические базы данных в СУБД Access. Таблицы, поля, записи: типы и особенности полей, длина записей. Объекты OLE. Маски ввода.

Другие похожие документы..