Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

'Документ'
Розробники: Калугін Олег Миколайович, к.х.н., доцент, доцент кафедри неорганічної хімії, декан хімічного факультету, Іванов Володимир Венедиктович, к...полностью>>
'Публичный отчет'
Подготовка специалистов в области автоматизации и управления в университете осуществляется с 1977 года сначала в рамках специальности 0639 со специал...полностью>>
'Документ'
По данным компании «Ромир», россиян, готовых сократить расходы на путешествия, в два раза больше, чем тех, кто по-прежнему не жалеет на это денег. Вп...полностью>>
'Примерная программа'
Статус документа. Примерные программы по музыке для V-VII и VIII-IX классов составлены на основе федерального компонента государственного образовател...полностью>>

Лекция Язык, речь, общение

Главная > Лекция
Сохрани ссылку в одной из сетей:

Оформление реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изобра­жения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управ­ления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема организации — символическое графическое изобра­жение, зарегистрированное в установленном порядке. Состоит ли­бо из графически оформленных начальных букв названия фир­мы, либо из рисунка, отражающего основное направление дея­тельности. Если на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не размещается.

Код организации — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); включает восемь цифровых знаков.

Код документа указывается по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД); состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.

Наименование организации-адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указывать­ся вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это наиме­нование располагается ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают сведения, важ­ные для организации при информационных контактах: почто­вый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной почте). Дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей после­довательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В соответствии с международными стандартами возмож­но оформление: 2003.04.02.

Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, придаваемое ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат — это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Департамент социальной политики Ведущему специалисту

А. С. Смирнову

Адрес — оформление его элементов определено «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Если письмо адресовано организации, указываются ее наиме­нование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала

«Новый мир»

103806 ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путинковский

переулок, 1/2

При адресации документа должностному лицу указывается его должность, фамилия, инициалы, затем — адрес организации. Например:

Директору фирмы «Элекс»

г-ну Костину А.К.

ул. Кирова, д. 44, оф. 12

Самара, 443081.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, потом — инициалы и фамилия получателя. На­пример:

248001 г. Калуга

ул. Театральная, 20, кв. 50

О.А. Артемовой

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть максимально емким и четким, точно переда­вать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. Например:

решение (чего?) Коллегии министерства... протокол заседания (чего?) Ученого Совета... приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы жи­лищно-коммунального хозяйства

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое долж­но быть произведено:

О подготовке педагогических кадров Об организации выставки.

Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст — основной реквизит документа, передающий его глав­ное содержание. Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекоменда­ции. Текст может содержать только заключительную часть, без констатирующей (например, справки, докладные записки — оцен­ку фактов, выводы).

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято из­ложение текста от 1-го лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиаль­ных органов текст излагается от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа (слушали, постановили). В письмах возможны формы изложения от 1-го лица единственного и множественного числа и 3-го лица един­ственного и множественного числа (направлено на рассмотре­ние, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведе­ния, МГТУ не возражает...).

Текст официального письма может содержать этикетные формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый гос­подин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество... и т.п.).

Отметка о наличии приложения. Приложения могут быть на­званы и не названы в тексте. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них оформляется так: Приложение на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, перечис­ляется их название, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение:

  1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

  2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование долж­ности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Института управления и бизнеса

А.И. Поляков Подпись

Или: Директор института

А.И. Поляков Подпись

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Главный бухгалтер подпись И.А. Мельникова

Кассир подпись Н.В. Ильенкова

При подписании документов, подготовленных комиссией, ука­зывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель Государственной

аттестационной комиссии Подпись Т.М. Соколова

Члены комиссии Подпись В.Н. Зайцев

Подпись Г.А. Матвеева

Подпись И.Ю. Филипченко

Когда документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Зав. детским

дошкольным учреждением

(подпись) М.А. Малахова

Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите­ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например:

Андреева 57-60-90

или:

Андреева Галина Викторовна 57-60-90.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Эта отметка включает со­кращенное наименование организации-адресата документа, дату поступления документа, его индекс.

Итак, каждый реквизит документ выполняет свою функцию и, как следует из приведенных выше правил оформления и распо­ложения, должен отвечать государственным стандартам. Соблю­дение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Языковые средства и стиль изложения в документах

Основное требование письменного делового общения — ясное, четкое, логичное изложе­ние информации.

Этому подчинены и требования, предъ­являемые к языковым средствам и стилю изложения в докумен­те: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи с этим затруднения в употреблении могут вы­звать слова-паронимы (типа гарантийный — гарантированный), слова-синонимы, различающиеся стилистической окраской (ти­па предъявить претензию — высказать претензию), профессиона­лизмы (их употребления в документе следует избегать), термины (их употребление должно быть понятно и адресанту, и адресату). Не следует злоупотреблять использованием заимствованных слов, которые не всегда могут быть известны адресату (типа превентивные меры, консенсус и др.).

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что в официально-деловой речи сочетаемость большинства слов огра­ничена и ее нарушение воспринимается как стилистическая ошибка. Например: указ — издается, акт — составляется, рекла­мация — предъявляется, оплата — производится, доверенность —

заверяется; платеж — наложенный, расчеты — предварительные, окончательные; скидки — значительные, незначительные.

В предложении предпочтение отдается страдательным, а не действительным конструкциям. Например: не Мы получили, а На­ми получено; не Мы произвели платеж, а Платеж нами произведен. Правила расположения определений в предложениях деловой ре­чи: препозиция для согласованных определений (перед определяе­мым словом), постпозиция — для несогласованных определений (после определяемого слова). Например: наши договоренности — % договоренность сторон; служебное расследование — расследование по факту; телефонный разговор — разговор по телефону.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит — снижает ее убедительность.

Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэто­му специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную струк­туру: в первой излагаются мотивы, факты, события, побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй — выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Тон изложения должен быть нейтральным. В то же время в последние годы наметилась тенденция к экспрессивности деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых средств, стремление к личностному (персонифицированному) стилю изложения.

Речевой этикет в документе

Этикет — это установленный порядок поведения, следова­ние моральным, общественным нормам.

Речевой этикет — это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально-специфичные правила речево­го поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения в избранной тональности соответственно обстановке общения, социальным признакам ком­муникантов и характеру их взаимоотношений. Речевой этикет со­ставляет систему устойчивых формул общения. В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет — это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет про­является в форме и содержании документов. Он требует соблю­дения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регла­ментированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тонально­сти учтивости и корректности. В деловой письменной речи не­допустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Адресантам не рекомендуется:

  • побуждать адресата к срочному принятию решения;

  • навязывать адресату решение вопроса в пользу адресанта;

  • начинать послание с отказа в тех случаях, когда положи­тельное решение вопроса не представляется возможным.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены от­правителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партне­рами определяет успех деловой коммуникации.

Это формулы обращения, выражения просьб, поручении, отказов, претензии и др.

Основные речевые и формулы делового этикета

Обращение — это апелляция к адресату,

его наименование в процессе коммуникации. Обращение является обязательным элементом коммерческой кор­респонденции. Оно используется также в служебной переписке при коммуникативной ситуации, требующей обращения к долж­ностному лицу, и при ответе организации частному лицу.

Наименование адресата в документе может быть универсаль­ным и профессиональным. Универсальные наименования ис­пользуются как формы вежливого обращения к адресату и обоб­щенно характеризуют его как члена общества, включенного в систему социальных отношений и наделенного определенными правами и обязанностями: господа, господин, госпожа, граждане, гражданин, гражданка, коллеги, товарищ. Такие наименования адресата частб сочетаются с фамилией, именем, отчеством адре­сата и прилагательными уважаемый, уважаемые.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа!; Уважаемый господин ... (фамилия)!; Уважаемая госпожа ... (фа­милия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоува­жаемый или Многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государст­венной власти и управления, президентам компаний, фирм воз­можно обращение с указанием должности и без фамилии: Ува­жаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях допустимо обращение по имени и отчеству: Уважаемая Ольга Андреевна!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)\

В официальных документах возможно наименование адреса­та по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор... При этом название профессий, долж­ностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги!; Ува­жаемый коллега!

Обращение к адресату — это самая употребительная языко­вая единица, связанная с этикетными знаками.

В официальном общении, в том числе в деловой переписке, свою специфику употребления имеют личные местоимения. Из местоимений 2-го лица (ты — вы) допустима только форма мно­жественного числа, при обращении к одному лицу — Вы.

При формулировке просьб, запросов, предложений и т.п. ис­пользуется форма 1-го лица множественного числа («представи­тельское «мы»): Мы рады приветствовать вас... Мы предлагаем свою продукцию... Мы обращаемся к Вам с просьбой...

Местоимения 3-го лица (он, она, оно, они) используются в официальной переписке редко. Это объясняется их универсаль­ностью (указывают на лицо и предмет), что может привести к обезличиванию и фамильярности, к отстраненности адресанта от активной роли в речевом акте, к демонстрации превосходст­ва, нарушающих нормы делового этикета. Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъяви­тельного наклонения, редко — повелительного наклонения (По­звольте поблагодарить Вас...). Преобладают формы глаголов третьего лица множественного числа: Сообщаем Вам, что...; На­поминаем... Направляем в Ваш адрес... Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ... Предлагаю... Приглашаю...

Из глагольных форм действительного и страдательного зало­га чаще выбирается страдательный залог, поскольку для деловой переписки важнее факт совершения действия, а не указание на субъекта: Ваш заказ выполнен (а не «Мы выполнили Ваш за­каз»); Запрос рассмотрен (а не «Мы рассмотрели запрос»).

В функции речевых этикетных средств могут выступать ввод­ные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд... К сожалению..., а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия... Мы рассматрива­ем возможность предоставления Вам... Надеемся на долгосрочное сотрудничество... Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмер­ную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что... Мы обеспокоены отсутствием... Мы полагаем, что оптимальное решение...

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зави­сит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). Учитываются также экстралингвис­тические факторы: адресант, адресат, канал общения (в доку­менте — опосредованное, а не непосредственное общение), форма общения (в документе — письменная) и др. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношен



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Лекция 8 Речь учителя как условие акмеологического роста

    Лекция
    Термин ораторское искусство (лат. oratoria) античного про­исхождения. Его синонимами являются греческое слово рито­рика (гр. rhetorike) и русское красноречие.
  2. Тексты лекций Лекция 1 Речь как искусство слова План

    Лекция
    Понятие «речевая деятельность общества» напрямую связано с понятием риторики. Риторика как искусство речи и сам термин «риторика» родились в греческой античности В античности были поставлены основные вопросы, определяющие предмет риторики.
  3. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Русский язык и культура речи» для слушателей академии по специальности: 08. 05. 04 «Государственное и муниципальное управление»

    Учебно-методический комплекс
    Русский язык как способ существования русского национального мышления и русской культуры, нуждающейся в охране и правильном использовании. Русский язык как знаковая система передачи информации.
  4. Язык и межкультурная коммуникация

    Документ
    В июле 1996 года Министерство высшего и профессионального образо­вания Российской Федерации издало приказ №1309 «О дополнении и частичном изменении Классификатора направлений и специальнос­тей высшего профессионального образования»,
  5. Облем риторики и теории коммуникаций в перспективе развития современных средств обмена информацией, и динамики языка делового общения, их места в жизни общества

    Книга
    Предлагаемая читателю книга имеет своей задачей осмысление и систематизацию актуальных проблем риторики и теории коммуникаций в перспективе развития современных средств обмена информацией, и динамики языка делового общения, их места в жизни общества.

Другие похожие документы..